Certificato di residenza fiscale polacco CFR-1: cosa attesta e come presentare WN CFR

WN CFR e CFR-1 non sono lo stesso documento

WN CFR è la domanda elettronica per ottenere un certificato di residenza fiscale, mentre CFR-1 è il certificato richiesto. Il modulo WN CFR è disponibile nel conto della persona fisica all’interno di e-Urząd Skarbowy, l’ufficio tributario elettronico polacco. Anche il modello PDF denominato “Domanda per il rilascio di un certificato…” è una domanda e non un certificato già rilasciato. La distinzione risulta dalla descrizione ufficiale del servizio WN CFR in e-Urząd Skarbowy e dal modello ufficiale della domanda.

In pratica, al committente, al datore di lavoro o all’autorità fiscale estera deve essere consegnato il certificato emesso dall’ufficio, non una copia della domanda presentata.

Che cosa attesta CFR-1

Il modello ufficiale permette di chiedere un certificato relativo:

• al domicilio fiscale o alla sede fiscale nel territorio della Repubblica di Polonia;
• all’assoggettamento in Polonia all’obbligo fiscale illimitato;
• a tale status ai sensi della convenzione tra la Polonia e lo Stato indicato nella domanda.

Per una persona fisica che esercita un’attività individuale, il punto centrale è il suo domicilio ai fini fiscali. Il modello ufficiale della domanda CFR-1 richiede di indicare lo Stato interessato e consente di specificare il periodo al quale deve riferirsi il certificato.

Il certificato può essere utilizzato, per esempio, nei confronti di un’autorità fiscale estera, di un datore di lavoro o di un contraente. Può inoltre documentare la residenza fiscale polacca ai fini dell’applicazione della convenzione contro le doppie imposizioni pertinente a redditi esteri, come spiega la pagina ufficiale del servizio WN CFR.

Che cosa CFR-1 non stabilisce da solo

CFR-1 non sostituisce un’analisi completa della residenza fiscale. Secondo il Ministero delle Finanze polacco, la residenza fiscale non ha carattere meramente dichiarativo: deve essere determinata valutando l’insieme dei fatti e delle circostanze del singolo contribuente.

Per una persona fisica, il diritto interno polacco considera residente chi:

• ha in Polonia il centro degli interessi personali o economici, oppure
• soggiorna in Polonia per più di 183 giorni nell’anno fiscale.

I due criteri sono autonomi e alternativi. È quindi possibile soddisfare il criterio del centro degli interessi vitali anche senza superare 183 giorni. I criteri sono illustrati nei chiarimenti del Ministero delle Finanze sulla residenza fiscale delle persone fisiche.

Il certificato non risolve automaticamente neppure una situazione di doppia residenza. Se sia la Polonia sia un altro Stato considerano la stessa persona residente in base alle rispettive norme interne, occorre applicare le regole di conflitto contenute nella convenzione contro le doppie imposizioni pertinente. In linea generale, tali regole esaminano in sequenza la disponibilità di un’abitazione permanente, il centro degli interessi personali ed economici, il soggiorno abituale, la cittadinanza e, se necessario, l’accordo tra le autorità competenti. Il testo della convenzione applicabile deve essere verificato nel singolo caso.

Come presentare WN CFR tramite e-Urząd Skarbowy

Nel conto della persona fisica in e-Urząd Skarbowy occorre selezionare il servizio “Wniosek o certyfikat rezydencji podatkowej (WN CFR)”. Il modulo disponibile da quel conto può essere presentato:

• per sé stessi;
• per un’altra persona fisica, in qualità di procuratore generale;
• per un soggetto diverso da una persona fisica, in qualità di procuratore generale.

Le funzioni del servizio e i soggetti autorizzati a utilizzarlo sono descritti nella pagina ufficiale del conto della persona fisica in e-Urząd Skarbowy.

Altri canali supportati

Secondo la procedura ufficiale per i certificati fiscali, la domanda può essere presentata anche:

• tramite l’app eUS, utilizzando il modulo predisposto;
• come comunicazione generale in e-Urząd Skarbowy, se il modulo necessario non compare nell’elenco, indicando quale certificato si richiede e allegando eventualmente la domanda predisposta e firmata;
• tramite e-Doręczenia, il sistema polacco di recapito elettronico;
• in formato cartaceo, consegnandola personalmente all’ufficio fiscale;
• in formato cartaceo, inviandola per posta.

La domanda cartacea deve essere firmata a mano nello spazio previsto.

Presentazione tramite procuratore

La domanda può essere presentata personalmente oppure tramite un procuratore. La procura generale PPO-1 viene registrata esclusivamente in forma elettronica dal conto dell’utente in e-Urząd Skarbowy. La procura speciale, limitata a uno specifico procedimento, viene invece presentata con il modulo PPS-1.

Quando è stato nominato un procuratore, il certificato viene recapitato a quest’ultimo. Le regole applicabili, comprese quelle relative all’eventuale imposta di bollo sulla procura speciale, sono riportate nella procedura ufficiale per i certificati fiscali.

Stato, destinatario, finalità e periodo

Prima di inviare la domanda è opportuno definire con precisione quattro elementi.

1. Stato interessato

Occorre indicare lo Stato nei cui rapporti sarà utilizzato il certificato. Il modello ufficiale collega il contenuto richiesto alla convenzione stipulata tra la Polonia e lo Stato indicato.

2. Destinatario

È utile identificare chi riceverà il certificato, per esempio un’autorità fiscale estera, un datore di lavoro o un contraente. Questo consente di descrivere la finalità in modo preciso e di verificare in anticipo le richieste specifiche del destinatario.

3. Finalità

La domanda prevede l’indicazione della finalità del certificato. È preferibile descrivere l’uso concreto, per esempio la documentazione della residenza fiscale polacca ai fini dell’applicazione di una determinata convenzione contro le doppie imposizioni, anziché limitarsi a una formula generica quando è possibile identificare destinatario e operazione.

4. Periodo

Il modello ufficiale della domanda CFR-1 consente di indicare una data iniziale e una data finale. Il richiedente che, alla data di emissione, continua ad avere domicilio o sede fiscale in Polonia può chiedere che nel punto 2 di CFR-1 non venga compilata la data finale.

Questo non significa che ogni destinatario accetterà il documento senza limiti temporali. Prima di presentare la domanda è consigliabile verificare quale periodo debba essere coperto e quanto recente debba essere il certificato secondo le richieste del destinatario concreto.

Costi in base al canale utilizzato

Secondo la procedura ufficiale aggiornata sui certificati fiscali:

• se la domanda viene presentata tramite e-Urząd Skarbowy o l’app eUS, non viene riscossa l’imposta di bollo;
• se la domanda viene presentata su carta o tramite e-Doręczenia, il certificato di residenza fiscale è incluso tra i certificati soggetti a un’imposta di bollo di 17 PLN.

Non esiste quindi, secondo questa procedura, un unico costo applicabile indipendentemente dal canale. Prima dell’invio occorre controllare le regole aggiornate per il metodo scelto e, se interviene un procuratore, anche quelle relative alla procura.

Termine e modalità di recapito

Entro 7 giorni dalla presentazione della domanda, l’ufficio deve rilasciare il certificato oppure emettere un provvedimento, per esempio un rifiuto di rilasciare il certificato o di rilasciarlo con il contenuto richiesto.

Il certificato o il provvedimento può essere recapitato:

• elettronicamente nel conto e-Urząd Skarbowy;
• a un indirizzo per recapiti elettronici;
• in formato cartaceo per posta;
• in formato cartaceo, con ritiro personale presso l’ufficio.

Il documento elettronico è munito della firma elettronica qualificata di un funzionario dell’ufficio. Le modalità di recapito e verifica della firma sono illustrate nella pagina del Ministero delle Finanze dedicata ai certificati.

Raccomandazioni: checklist pratica per preparare la domanda

Le liste seguenti sono raccomandazioni organizzative, non un elenco universale di allegati obbligatori. I documenti effettivamente necessari dipendono dai fatti del caso, dalle eventuali richieste dell’ufficio e dalle esigenze del destinatario.

Informazioni consigliate sulla richiesta

• Identificare esattamente lo Stato nei cui rapporti verrà utilizzato CFR-1.
• Annotare il nome del destinatario e la finalità concreta del certificato.
• Scegliere un periodo coerente con il pagamento, la transazione o il periodo fiscale interessato.
• Stabilire la modalità desiderata di recapito.
• Se interviene un procuratore, verificare prima dell’invio il tipo e l’estensione della procura.
• Chiedere direttamente al destinatario se pretende una determinata lingua, una traduzione, una copia cartacea, il file elettronico originale o un documento emesso dopo una certa data. Non esiste, sulla base delle fonti citate, un unico requisito di traduzione, formato o validità applicabile a tutti gli Stati e destinatari.

Evidenze consigliate relative ai giorni di soggiorno

Il Ministero delle Finanze precisa che il criterio temporale è soddisfatto quando il soggiorno in Polonia supera 183 giorni nel relativo anno solare. Il conteggio segue il metodo dei giorni di presenza fisica: ogni parte di una giornata trascorsa in Polonia conta, compresi il giorno di arrivo e quello di partenza.

Può quindi essere utile preparare:

• un calendario dei soggiorni in Polonia e all’estero;
• un riepilogo delle date di ingresso e uscita;
• materiali che consentano di ricostruire gli spostamenti, qualora l’ufficio chieda chiarimenti.

Evidenze consigliate relative agli interessi personali

Nella valutazione del centro degli interessi personali possono rilevare i legami familiari e sociali, le attività sociali, culturali, sportive o politiche, il luogo in cui viene mantenuta l’abitazione o l’economia domestica e il luogo in cui vivono il coniuge, il partner o i figli minorenni.

A seconda della situazione, può essere utile organizzare informazioni che mostrino:

• dove si trova l’abitazione o l’economia domestica stabile;
• dove vive la famiglia più stretta;
• con quale Stato è collegata la vita personale quotidiana.

Evidenze consigliate relative agli interessi economici

Nella valutazione del centro degli interessi economici, i chiarimenti ministeriali menzionano, tra gli altri fattori, il luogo di esercizio dell’attività lavorativa, le principali fonti di reddito, gli investimenti, i beni mobili e immobili, i finanziamenti, i conti bancari e il luogo dal quale viene amministrato il patrimonio.

Può essere utile predisporre un riepilogo coerente di:

• luogo di esercizio dell’attività e di svolgimento del lavoro;
• principali fonti di reddito;
• investimenti e beni rilevanti;
• finanziamenti e conti bancari;
• luogo dal quale vengono effettivamente gestiti attività e patrimonio.

Non è consigliabile trasmettere automaticamente ogni documento disponibile. È preferibile presentare una domanda completa e tenere ordinate le evidenze per rispondere a un’eventuale richiesta di chiarimenti. Come spiegano i chiarimenti ufficiali del Ministero delle Finanze, la residenza fiscale deve essere determinata considerando tutti i fatti e le circostanze rilevanti del singolo contribuente.