Certyfikat rezydencji podatkowej CFR-1: co potwierdza i jak złożyć WN CFR

WN CFR i CFR-1 to dwa różne dokumenty

WN CFR jest elektronicznym wnioskiem o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej. CFR-1 jest certyfikatem, o którego wydanie występujesz. Formularz WN CFR jest dostępny z poziomu konta osoby fizycznej w e-Urzędzie Skarbowym. Udostępniony przez administrację skarbową wzór PDF zatytułowany „Wniosek o wydanie zaświadczenia…” również jest wnioskiem, a nie już wydanym CFR-1. Potwierdzają to opisy usługi WN CFR w e-Urzędzie Skarbowym i papierowego wzoru wniosku.

To rozróżnienie jest ważne praktycznie: kontrahentowi, pracodawcy albo zagranicznemu organowi przekazuje się wydane przez urząd zaświadczenie, a nie kopię złożonego wniosku.

Co potwierdza CFR-1

Treść oficjalnego wzoru wniosku wskazuje, że wnioskodawca występuje o zaświadczenie dotyczące:

• miejsca zamieszkania albo siedziby dla celów podatkowych na terytorium Polski,
• podlegania w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu,
• statusu rozpatrywanego w rozumieniu umowy między Polską a wskazanym państwem.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą chodzi o jej miejsce zamieszkania dla celów podatkowych. Oficjalny wzór wniosku dotyczącego CFR-1 wymaga odniesienia do konkretnego państwa i pozwala wskazać okres, którego ma dotyczyć zaświadczenie.

Certyfikat może być potrzebny między innymi zagranicznemu urzędowi podatkowemu, pracodawcy lub kontrahentowi. Może też dokumentować polską rezydencję przy stosowaniu właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania do dochodów zagranicznych — takie zastosowania wymienia opis WN CFR w e-Urzędzie Skarbowym.

Czego CFR-1 nie zastępuje

CFR-1 nie powinien być traktowany jako zamiennik pełnej analizy rezydencji podatkowej. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że rezydencja nie ma charakteru deklaratywnego, lecz zależy od całokształtu faktów i okoliczności dotyczących konkretnego podatnika. Dla osoby fizycznej krajowa ocena obejmuje dwa niezależne kryteria: centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce albo pobyt w Polsce dłuższy niż 183 dni w roku podatkowym. Zobacz objaśnienia MF dotyczące rezydencji podatkowej osób fizycznych.

Certyfikat nie usuwa też automatycznie problemu podwójnej rezydencji. Jeżeli zarówno Polska, jak i drugie państwo uznają osobę za swojego rezydenta na podstawie własnego prawa, właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje reguły kolizyjne. Zasadniczo analizuje się kolejno stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, miejsce zwykłego przebywania, obywatelstwo, a w dalszej kolejności możliwość porozumienia właściwych organów. Szczegóły zależą od treści konkretnej umowy.

Jak złożyć WN CFR w e-Urzędzie Skarbowym

Na koncie osoby fizycznej wybierz usługę „Wniosek o certyfikat rezydencji podatkowej (WN CFR)”. Formularz można złożyć:

• za siebie,
• w imieniu innej osoby fizycznej jako pełnomocnik ogólny,
• w imieniu podmiotu niebędącego osobą fizyczną jako pełnomocnik ogólny.

Zakres usługi i dopuszczone role wnioskodawców opisuje strona konta osoby fizycznej w e-Urzędzie Skarbowym.

Inne obsługiwane drogi złożenia wniosku

Zgodnie z oficjalną procedurą uzyskiwania zaświadczeń podatkowych wniosek można przekazać również:

• przez aplikację eUS, korzystając z przygotowanego formularza,
• jako pismo ogólne w e-Urzędzie Skarbowym, jeżeli potrzebnego wniosku nie ma na liście; podpisany wniosek można wtedy dodać jako załącznik,
• przez e-Doręczenia,
• papierowo, osobiście w urzędzie skarbowym,
• papierowo, pocztą.

Papierowy wniosek trzeba podpisać ręcznie w przeznaczonym do tego miejscu.

Pełnomocnik

Wniosek może zostać złożony osobiście albo przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 zgłasza się elektronicznie z konta użytkownika e-Urzędu Skarbowego, natomiast pełnomocnictwo szczególne do konkretnej sprawy składa się na formularzu PPS-1. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika, urząd doręcza mu zaświadczenie. Szczegóły, w tym zasady dotyczące opłaty od pełnomocnictwa szczególnego, zawiera oficjalny opis procedury.

Państwo, odbiorca, cel i okres

Przed wysłaniem wniosku ustal cztery elementy.

1. Państwo

Wskaż państwo, w relacji z którym certyfikat ma być wykorzystany. Oficjalny wzór odnosi treść zaświadczenia do umowy między Polską a podanym państwem.

2. Odbiorca

Ustal, kto ma otrzymać certyfikat: na przykład zagraniczny organ podatkowy, pracodawca albo kontrahent. Pozwala to opisać cel wystarczająco precyzyjnie i wcześniej sprawdzić wymagania odbiorcy dotyczące formy dokumentu.

3. Cel

Opisz konkretną czynność, do której certyfikat jest potrzebny, na przykład udokumentowanie polskiej rezydencji przy zastosowaniu właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Unikaj ogólnego sformułowania „do celów podatkowych”, jeżeli możesz podać odbiorcę i rzeczywiste zastosowanie.

4. Okres

Wzór wniosku dotyczącego CFR-1 pozwala podać datę początkową i końcową. Wnioskodawca, który w dniu wydania nadal ma miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatkowych w Polsce, może wystąpić o niewypełnianie daty końcowej w pozycji 2 CFR-1.

Nie należy z tego wyprowadzać założenia, że każdy odbiorca zaakceptuje dokument bez ograniczeń czasowych. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, jakiego okresu i jak świeżego dokumentu wymaga konkretny odbiorca.

Opłata zależy od drogi złożenia

Według oficjalnej procedury zaświadczeń podatkowych:

• przy wniosku składanym przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację eUS opłata skarbowa nie jest pobierana,
• przy wniosku papierowym lub składanym przez e-Doręczenia certyfikat rezydencji podatkowej jest wymieniony wśród zaświadczeń objętych opłatą 17 zł.

Nie jest to zatem jedna opłata obowiązująca niezależnie od sposobu złożenia. Przed wysłaniem wniosku sprawdź aktualną procedurę dla wybranego kanału, a jeśli korzystasz z pełnomocnika — również zasady dotyczące samego pełnomocnictwa.

Termin i sposób doręczenia

W ciągu 7 dni od złożenia wniosku urząd powinien wydać zaświadczenie albo postanowienie, na przykład o odmowie wydania dokumentu lub zaświadczenia o żądanej treści. Dokument może zostać doręczony:

• elektronicznie na konto w e-Urzędzie Skarbowym,
• na adres do doręczeń elektronicznych,
• papierowo pocztą,
• papierowo do odbioru osobistego w urzędzie.

Elektroniczne zaświadczenie jest opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika urzędu. Zasady doręczenia i weryfikacji podpisu opisuje strona Ministerstwa Finansów o zaświadczeniach.

Rekomendacje: praktyczna lista przygotowania wniosku

Poniższa lista ma charakter organizacyjny. Nie jest uniwersalnym wykazem obowiązkowych załączników.

Rekomendowane informacje o samym wniosku

• Ustal dokładną nazwę państwa, w relacji z którym certyfikat będzie używany.
• Zapisz nazwę odbiorcy i konkretny cel przedstawienia CFR-1.
• Wybierz okres odpowiadający transakcji, wypłacie albo rozliczeniu, którego dotyczy żądanie odbiorcy.
• Ustal preferowaną formę odbioru dokumentu.
• Jeżeli działa pełnomocnik, sprawdź przed wysłaniem właściwy rodzaj i zakres pełnomocnictwa.
• Sprawdź bezpośrednio u odbiorcy, czy wymaga określonego języka, tłumaczenia, wersji papierowej, pliku elektronicznego albo dokumentu wydanego nie wcześniej niż wskazana przez niego data. Nie zakładaj jednego wymogu dla wszystkich państw i odbiorców.

Rekomendowane materiały dotyczące pobytu

Ministerstwo Finansów wskazuje, że przy kryterium długości pobytu liczy się przekroczenie 183 dni w danym roku kalendarzowym. Stosowana metoda dni fizycznej obecności obejmuje każdą część dnia spędzoną w Polsce, w tym dzień przyjazdu i dzień wyjazdu. Dlatego warto przygotować:

• kalendarz pobytów w Polsce i za granicą,
• zestawienie dat przyjazdów i wyjazdów,
• materiały pozwalające odtworzyć podróże, jeżeli urząd poprosi o wyjaśnienia.

Rekomendowane materiały dotyczące powiązań osobistych

Przy ocenie centrum interesów osobistych znaczenie mogą mieć więzi rodzinne i towarzyskie, aktywność społeczna, kulturalna, sportowa lub polityczna, miejsce prowadzenia gospodarstwa domowego oraz miejsce pobytu małżonka, partnera lub małoletnich dzieci. W zależności od sytuacji warto uporządkować materiały pokazujące:

• gdzie znajduje się stałe gospodarstwo domowe,
• gdzie mieszka najbliższa rodzina,
• z którym państwem związane jest codzienne życie osobiste.

Rekomendowane materiały dotyczące powiązań gospodarczych

Przy ocenie centrum interesów gospodarczych MF wymienia między innymi miejsce wykonywania działalności zarobkowej, główne źródła dochodów, inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, kredyty, rachunki bankowe oraz miejsce zarządzania mieniem. Warto więc przygotować spójne zestawienie:

• miejsca prowadzenia działalności i wykonywania pracy,
• głównych źródeł dochodu,
• istotnego majątku i inwestycji,
• kredytów i rachunków bankowych,
• miejsca, z którego faktycznie zarządzasz działalnością i majątkiem.

Nie wysyłaj automatycznie wszystkich posiadanych dokumentów. Najpierw złóż kompletny wniosek, a materiały dowodowe uporządkuj na wypadek wezwania lub potrzeby wyjaśnienia rozbieżności. Zakres potrzebnych informacji zależy od konkretnego stanu faktycznego, ponieważ — zgodnie z objaśnieniami MF — rezydencję ustala się na podstawie całokształtu istotnych faktów i okoliczności.