Duplikat faktury 2026: czy trzeba pisać „DUPLIKAT”? Zasady i KSeF
Napis „DUPLIKAT” jest dobrowolny (art. 106l ust. 5), a zgubioną fakturę z KSeF po prostu pobierasz ponownie. Kiedy wystawić ją ponownie, odliczenie VAT i błędy.
W 2026 roku ponowne przekazanie faktury nie oznacza automatycznie wystawienia nowego dokumentu z napisem „DUPLIKAT”. Dla faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w KSeF pojęcie zagubionego oryginału traci praktyczne znaczenie.
Faktura poza KSeF
Jeżeli zaginęła faktura elektroniczna, sprzedawca na wniosek nabywcy udostępnia ją ponownie. Zagubioną fakturę papierową wystawia ponownie na podstawie zachowanego egzemplarza. Art. 106l ustawy o VAT rozróżnia ponowne udostępnienie pliku od ponownego wystawienia faktury.
Nie tworzy to nowej sprzedaży, nowego obowiązku VAT ani drugiej faktury. Nie wolno nadawać nowego numeru sprzedażowego tylko dlatego, że plik wysłano ponownie.
Faktura wystawiona ponownie musi zawierać datę wystawienia; wyraz „DUPLIKAT” jest dobrowolny (art. 106l ust. 5). Nie należy utożsamiać ponownego wystawienia z przesłaniem tego samego pliku.
Faktura w KSeF
Faktura ustrukturyzowana znajduje się w systemie pod numerem KSeF. Nie wystawia się drugiej faktury ustrukturyzowanej jako duplikatu tej samej sprzedaży.
Jeżeli nabywca nie ma dostępu do KSeF, sprzedawca zapewnia mu dostęp w sposób wymagany dla danej transakcji, na przykład przekazuje wizualizację z właściwym kodem QR. Ponowne pobranie lub udostępnienie tej samej faktury nie tworzy nowego numeru KSeF.
Odliczenie VAT
Prawo do odliczenia zależy od spełnienia warunków ustawy o VAT i momentu otrzymania faktury, a nie od napisu „duplikat”. Jeżeli VAT został już odliczony z pierwotnie otrzymanego dokumentu, ponowne otrzymanie nie daje drugiego odliczenia.
Gdy dane albo kwoty są błędne
Ponowny egzemplarz musi odtwarzać tę samą fakturę. Błędów nie poprawia się przy okazji ponownego wysłania pliku. Poproś sprzedawcę o fakturę korygującą. Od 1 lutego 2026 r. nie funkcjonują noty korygujące; art. 106k ustawy o VAT został uchylony.
FAQ
Sprzedawca przysłał fakturę drugi raz. Czy mam ją ponownie zaksięgować?
Najpierw porównaj numer faktury, sprzedawcę i kwoty z dokumentem już ujętym w księgach, a dla faktury z KSeF także numer KSeF. Ponowne przesłanie tej samej faktury nie jest nowym zakupem ani podstawą do drugiego odliczenia VAT.
Co podać w prośbie o ponowne przesłanie faktury?
Podaj numer i datę faktury, jeśli je znasz, oraz dane swojej firmy. Gdy numeru nie masz, wskaż datę zakupu i kwotę, aby sprzedawca mógł znaleźć właściwy dokument. Nie proś o nowy numer dla tej samej sprzedaży.
Zgubiłem PDF faktury z KSeF. Czy potrzebuję nowej faktury?
Nie. Jeśli masz dostęp do tej faktury w KSeF, pobierz ją ponownie. Jeżeli otrzymujesz ją od sprzedawcy poza systemem, poproś o ponowne udostępnienie tej samej faktury. Nie trzeba tworzyć drugiej faktury dla tej sprzedaży.
Czy mogę sam poprawić dane w otrzymanym PDF?
Nie zmieniaj treści pliku. Przekaż sprzedawcy informację o błędzie i poproś o właściwą korektę. Samodzielnie poprawiony PDF nie zastępuje faktury korygującej.
Źródła
- Ustawa o VAT — ELI, art. 106e i przepisy o KSeF
- Ustawa o VAT — aktualny tekst, art. 106j–106l
- Podręcznik KSeF 2.0 — wystawianie i otrzymywanie faktur
- KSeF — informacje Ministerstwa Finansów
Potrzebujesz uporządkować faktury?
Oxyok prowadzi księgowość polskich JDG — od 49 zł + VAT miesięcznie.