KSeF offline24, niedostępność i awaria — terminy oraz kody QR

Trzy terminy i osobna awaria całkowita

Najważniejsza zasada: w offline24, niedostępności i zwykłej awarii faktura powinna ostatecznie trafić do KSeF. Termin zależy od trybu:

• offline24 — niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia,
• niedostępność KSeF — najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności,
• awaria KSeF — w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Nie warto zapamiętywać jednego ogólnego terminu „na później”. W systemie księgowym trzeba zapisać, z której procedury skorzystano, kiedy wystawiono fakturę i od jakiego zdarzenia liczy się czas na wysyłkę.

Osobną procedurą jest awaria całkowita ogłoszona przez Ministra Finansów w środkach społecznego przekazu. Wtedy faktury wystawia się papierowo albo elektronicznie, nie muszą odpowiadać FA(3), nie opatruje się ich kodami QR i nie dosyła po zakończeniu zdarzenia do KSeF.

Podstawy działania KSeF i terminy wdrożenia obowiązku opisuje poradnik KSeF dla JDG w 2026 roku.

Offline24 nie wymaga ogłoszenia awarii

Offline24 może być używany, gdy firma nie ma bieżącego połączenia z KSeF, na przykład z powodu problemu z internetem, pracy mobilnej albo krótkiej niedostępności własnego programu. Oficjalne odpowiedzi Ministerstwa Finansów wskazują, że podatnik nie musi przedstawiać dodatkowego dowodu braku internetu. Tryb może być stosowany również wtedy, gdy takie ograniczenie nie występuje.

Nie oznacza to jednak dowolnego przesuwania wysyłki. Dokument musi być zgodny z aktualnym wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie przesłany do KSeF niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po jego wystawieniu.

Jeżeli fakturę wystawiono w piątek, termin co do zasady przesuwa się na następny dzień roboczy. W praktyce program powinien wyliczać go z uwzględnieniem weekendów i dni ustawowo wolnych. Nie należy polegać wyłącznie na ręcznym przypomnieniu księgowej.

Niedostępność KSeF

Niedostępność dotyczy okresu, w którym KSeF nie działa, na przykład z powodu planowanych prac serwisowych ogłaszanych przez Ministerstwo Finansów. Firma może w tym czasie kontynuować wystawianie dokumentów poza systemem i przekazać je później.

Termin nie jest liczony od dnia wystawienia każdej faktury, lecz od zakończenia ogłoszonego okresu niedostępności. Fakturę trzeba dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu, w którym niedostępność się skończyła.

W procedurze firmowej warto zapisać źródło komunikatu, czas rozpoczęcia i zakończenia niedostępności oraz listę wystawionych w tym czasie faktur. Pozwala to odtworzyć, dlaczego dokument nie został przesłany online i prawidłowo obliczyć termin.

Awaria ogłoszona przez Ministerstwo Finansów

Tryb awaryjny dotyczy awarii KSeF ogłoszonej w przewidzianych kanałach, między innymi w BIP Ministerstwa Finansów i oprogramowaniu interfejsowym. Nie należy utożsamiać go z awarią laptopa, routera lub programu przedsiębiorcy. Problemy po stronie firmy zwykle prowadzą do zastosowania offline24, a nie siedmiodniowego terminu awaryjnego.

Po zakończeniu ogłoszonej awarii faktury wystawione w tym trybie trzeba przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych. Dłuższy termin nie powinien być pretekstem do odkładania całej wysyłki na ostatnią chwilę. Po przywróceniu systemu mogą wystąpić kolejki, błędy walidacji albo konieczność poprawy pliku.

Dobrym rozwiązaniem jest wysyłka etapami oraz codzienna kontrola statusów. Sam komunikat programu „wysłano” nie dowodzi przyjęcia dokumentu. Po skutecznym przetworzeniu trzeba zachować numer KSeF i UPO.

Dwa kody QR przed dosłaniem faktury

Zasada dwóch kodów zależy od trybu i rodzaju nabywcy. W offline24 oraz podczas niedostępności fakturę przed dosłaniem można udostępnić poza KSeF nabywcom wskazanym w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, między innymi podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi lub nabywcy bez NIP. Taka wizualizacja ma dwa kody QR. Krajowemu podatnikowi z NIP przed nadaniem numeru KSeF można przekazać potwierdzenie transakcji; właściwą fakturę otrzymuje on co do zasady przez KSeF.

Podczas ogłoszonej zwykłej awarii KSeF fakturę udostępnia się poza systemem i stosuje dwa kody QR. Reguła nie dotyczy awarii całkowitej, w której kodów QR się nie umieszcza.

Pierwszy kod ma oznaczenie OFFLINE. Służy do weryfikacji danych faktury i zapewnienia dostępu do dokumentu. Drugi ma oznaczenie CERTYFIKAT i pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy.

Dwa kody są potrzebne, ponieważ faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Odbiorca powinien móc zweryfikować zarówno dane dokumentu, jak i tożsamość podmiotu, który go wystawił.

Data wystawienia i otrzymania

W offline24, niedostępności i zwykłej awarii datą wystawienia jest data wskazana przez sprzedawcę w polu P_1. Data otrzymania zależy natomiast od trybu i statusu nabywcy.

W offline24 i podczas niedostępności krajowy podatnik z NIP otrzymuje fakturę w dniu nadania jej numeru KSeF. Nabywca objęty art. 106gb ust. 4 otrzymuje ją w dniu faktycznego przekazania poza systemem. Podczas zwykłej awarii trzeba uwzględnić szczególne reguły zestawiające faktyczne przekazanie z datą nadania numeru KSeF. W awarii całkowitej datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania dokumentu.

Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu numeru sytuacja się zmienia. Na wizualizacji używanej poza systemem wystarczy jeden kod QR związany z numerem KSeF. Drugi kod potwierdzający wystawcę nie jest już potrzebny, ponieważ dokument został przyjęty przez system.

Certyfikat KSeF typu 2

Do wygenerowania drugiego kodu QR z oznaczeniem CERTYFIKAT potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF typu 2, przeznaczony do wystawiania faktur w trybach szczególnych i potwierdzania tożsamości wystawcy.

Certyfikatu nie powinno się organizować dopiero po utracie połączenia. Firma powinna uzyskać go wcześniej, sprawdzić jego ważność i przetestować generowanie prawidłowej wizualizacji. Należy też określić, kto przechowuje certyfikat i jak jest chroniony przed nieuprawnionym użyciem.

To szczególnie ważne w biurach rachunkowych oraz firmach z wieloma stanowiskami sprzedaży. Uprawnienia do działania w imieniu podatnika i techniczne użycie certyfikatu muszą odpowiadać przyjętemu modelowi dostępu. Więcej na ten temat wyjaśniamy w artykule Uprawnienia KSeF dla księgowej i biura rachunkowego.

Co zapisać przy wystawieniu faktury offline

Każdy dokument powinien pozostawić czytelny ślad operacyjny. Warto przechować:

• własny numer faktury i datę wystawienia,
• zastosowany tryb,
• datę oraz godzinę utworzenia pliku,
• wersję struktury logicznej,
• informację o przekazaniu wizualizacji nabywcy,
• użyte oznaczenia i kody QR,
• termin dosłania wyliczony dla danego trybu,
• status wysyłki, numer KSeF i UPO po przyjęciu.

Jeżeli KSeF odrzuci plik technicznie, nie wystarczy uznać, że próba wysyłki zachowała termin. Trzeba ustalić błąd, poprawić dokument zgodnie z zasadami danego przypadku i ponowić wysyłkę. Dlatego kontrola powinna odbywać się przed końcem terminu, a nie po nim.

Procedura awaryjna dla małej firmy

Prosta instrukcja może mieć kilka kroków. Najpierw pracownik sprawdza, czy problem dotyczy lokalnego internetu lub programu, niedostępności, zwykłej awarii czy awarii całkowitej ogłoszonej przez Ministra Finansów. Następnie wybiera właściwy tryb. W offline24, niedostępności i zwykłej awarii tworzy fakturę zgodną z FA(3); przy awarii całkowitej stosuje odrębne zasady.

Jeżeli w danym trybie i dla danego nabywcy faktura jest udostępniana poza KSeF przed dosłaniem, program generuje dwa właściwe kody QR z użyciem ważnego certyfikatu typu 2. W pozostałych przypadkach krajowemu podatnikowi z NIP można przekazać potwierdzenie transakcji. Faktura trafia do kolejki wysyłkowej z konkretnym terminem. Awarii całkowitej nie dodaje się do tej kolejki, ponieważ wystawionych wtedy dokumentów nie dosyła się później do KSeF.

Warto też określić zastępstwo. Gdy jedyna osoba z dostępem jest nieobecna, firma nadal musi dotrzymać terminu. Uprawnienia i certyfikaty powinny być przygotowane tak, aby zachować ciągłość bez współdzielenia prywatnego podpisu przedsiębiorcy.

Najczęstsze pomyłki

Pierwszy błąd to stosowanie siedmiu dni roboczych do każdej przerwy technicznej. Ten termin dotyczy ogłoszonej awarii, nie zwykłego braku internetu w firmie. Drugi to liczenie terminu niedostępności od daty faktury zamiast od zakończenia niedostępności.

Kolejna pomyłka polega na mechanicznym stosowaniu jednej zasady QR do każdego odbiorcy i każdego trybu. Dwa kody stosuje się tylko w przypadkach przewidzianych dla udostępnienia faktury poza KSeF; potwierdzenie transakcji oraz awaria całkowita działają inaczej. Ryzykowne jest również uzyskiwanie certyfikatu typu 2 dopiero w chwili problemu oraz uznawanie próby wysyłki za równoznaczną z przyjęciem faktury.

Dobra procedura rozdziela rodzaje zdarzeń, automatycznie liczy terminy i wymaga sprawdzenia UPO. Dzięki temu tryby szczególne zapewniają ciągłość sprzedaży, zamiast tworzyć zaległą kolejkę dokumentów bez potwierdzenia.

Źródła

• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 — Tryby offline i kody QR
• Pliki do pobrania KSeF 2.0 — podręczniki i materiały szkoleniowe
• KSeF — oficjalny portal i komunikaty
• MF — tryb offline24
• MF — niedostępność KSeF
• MF — tryb awaryjny
• MF — awaria całkowita