Ошибочный NIP покупателя в принятом счёте-фактуре KSeF: корректировка до нуля и новый счёт-фактура
Что делать продавцу и получателю, если принятый электронный счёт-фактура содержит неверный NIP покупателя. Порядок MF, пример и список идентификаторов.
Ошибочный NIP покупателя в принятом счёте-фактуре KSeF
Если счёт-фактура принят системой KSeF и получил номер KSeF, но содержит ошибочный NIP покупателя, продавец обязан выставить корректировочный счёт-фактуру до нуля с тем же ошибочным NIP, а затем отправить новый первоначальный счёт-фактуру с правильными данными покупателя. Этот порядок не предусматривает замену NIP в корректировочном счёте-фактуре. Он описан в Руководстве KSeF 2.0, часть II, раздел 1.6.4, с. 19–20.
Сначала разграничьте три ситуации
- Принятый счёт-фактура с ошибочным NIP покупателя: выполните корректировку до нуля, сохранив ошибочный NIP, и выставьте новый первоначальный счёт-фактуру с правильными данными. Это случай, описанный в разделе 1.6.4.
- Технически отклонённый файл в режиме ONLINE: при отрицательном результате проверки KSeF не присваивает номер, а счёт-фактура не считается выставленным. Необходимо проверить правильность данных и повторить отправку. Этот случай нельзя приравнивать к корректировке принятого счёта-фактуры. Основание: раздел 1.6.1, с. 17–18.
- Ошибка в остальных данных покупателя при правильном идентификаторе: раздел 2.13.8 описывает использование Podmiot2K. В нём указываются полные данные покупателя из первоначального счёта-фактуры; при корректировке остальных данных идентификационный номер должен совпадать с номером в Podmiot2, а для дополнительного покупателя — в Podmiot3 корректировочного счёта-фактуры. Это не способ заменить ошибочный NIP на NIP другого лица.
Источник этих разграничений: руководство MF, разделы 1.6.1, 1.6.4 и 2.13.8.
Почему нельзя просто изменить покупателя?
Принятый счёт-фактуру нельзя редактировать или аннулировать в KSeF. Ошибки в выставленном счёте-фактуре исправляет его составитель посредством корректировочного счёта-фактуры. Основание: разделы 1.6.2–1.6.3, с. 18–19.
Для ошибочного NIP покупателя руководство приводит дополнительное обоснование: счёт-фактура закрепляется за лицом с NIP, указанным в документе, даже если оно не является фактическим покупателем. Поэтому раздел 1.6.4 прямо указывает, что не следует выставлять корректировочный счёт-фактуру, заменяющий ошибочный NIP на другой, правильный NIP. Документированный порядок предусматривает два последовательных документа: корректировочный счёт-фактуру до нуля и новый первоначальный счёт-фактуру.
Что должен сделать продавец?
Для принятого счёта-фактуры с ошибочным NIP покупателя:
- Выставить в KSeF корректировочный счёт-фактуру до нуля, сохранив ошибочный NIP покупателя.
- Затем отправить в KSeF новый первоначальный счёт-фактуру с правильными данными фактического покупателя, в частности с его правильным NIP.
Это обязанности, указанные в разделе 1.6.4 руководства MF, а не необязательный способ организации документов.
Пример: товар для A, счёт-фактура для B
Гипотетический пример. Буквы A и B — исключительно условные обозначения, а не номера NIP или идентификаторы документов.
- Сделка: продавец поставил товар компании A.
- Ошибка: в поле
Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIPструктуры FA(3) он указал NIP компании B. Счёт-фактура был принят и получил номер KSeF. - Результат закрепления документа: счёт-фактура поступает компании B, хотя B не покупала товар.
- Корректировка: продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру до нуля с ошибочно использованным NIP компании B.
- Новый документ: затем он выставляет новый первоначальный счёт-фактуру с правильными данными компании A, включая её NIP.
Не следует вместо этого выставлять корректировочный счёт-фактуру, заменяющий NIP компании B на NIP компании A. Пример соответствует ситуации, описанной в разделе 1.6.4.
Что делать покупателю или ошибочному получателю?
Свяжитесь с продавцом вне KSeF и объясните, в чём заключается ошибка. Это относится как к фактическому покупателю, так и к лицу, получившему счёт-фактуру на чужую покупку.
Получатель не может отклонить принятый счёт-фактуру в KSeF. Система не предусматривает подтверждение или отклонение счетов-фактур после их получения покупателем. Ошибки и споры выясняются вне системы; при ошибке A/B продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру до нуля и новый правильный счёт-фактуру. Основание: раздел 6.3, с. 97–98.
Контрольный список идентификаторов документов
Приведённый ниже список — организационная рекомендация, которая помогает подготовить обращение к продавцу и упорядочить документы:
- Запишите номер первоначального счёта-фактуры, присвоенный продавцом, — значение поля
P_2. - Отдельно запишите номер KSeF этого счёта-фактуры. Не путайте его с референсным номером сессии.
- Запишите дату выставления первоначального счёта-фактуры, ошибочный NIP из документа и правильные данные фактического покупателя.
- После выставления корректировочного и нового счёта-фактуры отдельно запишите их номера, присвоенные составителем, и номера KSeF.
- Проверьте, что корректировочный счёт-фактура ссылается на нужный первоначальный счёт-фактуру.
Различия между номером P_2, номером KSeF и референсным номером сессии описаны в руководстве MF, описание элементов UPO, с. 77–78.
Независимо от приведённой рекомендации, корректировочный счёт-фактура должен содержать собственный номер и дату выставления, данные первоначального счёта-фактуры — включая его дату, номер и данные сторон — и номер KSeF первоначального счёта-фактуры, если он был присвоен. В рассматриваемом случае принятый счёт-фактура уже имеет номер KSeF. Основание: раздел 4.1.3, с. 72–73. Список идентификаторов не заменяет полный перечень обязательных данных корректировочного счёта-фактуры.
Статья описывает порядок исправления документов. Она не определяет право на вычет VAT, учёт расходов для целей PIT или период отражения корректировки.