Falsche Käufer-NIP in einer angenommenen KSeF-Rechnung: Korrektur auf null und neue Rechnung

Falsche Käufer-NIP in einer angenommenen KSeF-Rechnung

Wenn eine Rechnung von KSeF angenommen wurde und eine KSeF-Nummer erhalten hat, aber eine falsche NIP des Käufers enthält, muss der Verkäufer eine Korrekturrechnung auf null mit derselben falschen NIP ausstellen und anschließend eine neue ursprüngliche Rechnung mit den richtigen Käuferdaten übermitteln. Dabei wird die NIP nicht durch eine Korrekturrechnung ausgetauscht. Dieses Vorgehen beschreibt das Handbuch KSeF 2.0, Teil II, Abschnitt 1.6.4, S. 19–20.

Unterscheiden Sie zunächst drei Situationen

• Angenommene Rechnung mit falscher Käufer-NIP: Stellen Sie eine Korrekturrechnung auf null unter Beibehaltung der falschen NIP und eine neue ursprüngliche Rechnung mit den richtigen Daten aus. Dies ist der in Abschnitt 1.6.4 beschriebene Fall.
• Technisch abgewiesene Datei im ONLINE-Modus: Bei einer negativen Prüfung vergibt KSeF keine Nummer; die Rechnung wurde nicht ausgestellt. Die Richtigkeit der Daten muss geprüft und die Übermittlung wiederholt werden. Dies ist nicht mit der Korrektur einer angenommenen Rechnung gleichzusetzen. Grundlage: Abschnitt 1.6.1, S. 17–18.
• Fehler in anderen Käuferdaten bei richtiger Kennnummer: Abschnitt 2.13.8 beschreibt die Verwendung von Podmiot2K. Dort werden die vollständigen Käuferdaten aus der ursprünglichen Rechnung angegeben. Bei der Korrektur anderer Daten muss die Kennnummer mit der Nummer in Podmiot2 beziehungsweise bei einem zusätzlichen Käufer in Podmiot3 der Korrekturrechnung übereinstimmen. Dies ist kein Verfahren zum Austausch einer falschen NIP gegen die NIP eines anderen Unternehmens.

Quelle dieser Unterscheidungen: MF-Handbuch, Abschnitte 1.6.1, 1.6.4 und 2.13.8.

Warum kann der Käufer nicht einfach geändert werden?

Eine angenommene Rechnung kann in KSeF weder bearbeitet noch annulliert werden. Fehler in einer ausgestellten Rechnung berichtigt deren Aussteller durch eine Korrekturrechnung. Grundlage: Abschnitte 1.6.2–1.6.3, S. 18–19.

Für eine falsche Käufer-NIP nennt das Handbuch eine zusätzliche Begründung: Die Rechnung wird dem Unternehmen zugeordnet, dessen NIP im Dokument angegeben ist, selbst wenn es nicht der tatsächliche Käufer ist. Deshalb legt Abschnitt 1.6.4 ausdrücklich fest, dass keine Korrekturrechnung ausgestellt werden soll, die die falsche NIP durch eine andere, richtige NIP ersetzt. Das dokumentierte Verfahren umfasst zwei aufeinanderfolgende Dokumente: eine Korrekturrechnung auf null und eine neue ursprüngliche Rechnung.

Was muss der Verkäufer tun?

Bei einer angenommenen Rechnung mit falscher Käufer-NIP:

1. In KSeF eine Korrekturrechnung auf null ausstellen und dabei die falsche Käufer-NIP beibehalten.
2. Anschließend eine neue ursprüngliche Rechnung mit den richtigen Daten des tatsächlichen Käufers, insbesondere seiner richtigen NIP, an KSeF übermitteln.

Dies sind die in Abschnitt 1.6.4 des MF-Handbuchs festgelegten Pflichten und keine optionale Methode zur Dokumentenorganisation.

Beispiel: Ware für A, Rechnung für B

Hypothetisches Beispiel. Die Buchstaben A und B sind ausschließlich illustrative Bezeichnungen, keine NIP-Nummern oder Dokumentkennnummern.

• Transaktion: Der Verkäufer hat Ware an Unternehmen A geliefert.
• Fehler: Im Feld Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP der Struktur FA(3) hat er die NIP von Unternehmen B eingetragen. Die Rechnung wurde angenommen und hat eine KSeF-Nummer erhalten.
• Folge der Zuordnung: Die Rechnung wird B bereitgestellt, obwohl B die Ware nicht gekauft hat.
• Korrektur: Der Verkäufer stellt eine Korrekturrechnung auf null mit der irrtümlich verwendeten NIP von Unternehmen B aus.
• Neues Dokument: Anschließend stellt er eine neue ursprüngliche Rechnung mit den richtigen Daten von Unternehmen A einschließlich dessen NIP aus.

Stattdessen darf keine Korrekturrechnung ausgestellt werden, die die NIP von Unternehmen B durch die NIP von Unternehmen A ersetzt. Das Beispiel entspricht der in Abschnitt 1.6.4 beschriebenen Situation.

Was tut der Käufer oder der falsche Empfänger?

Kontaktieren Sie den Verkäufer außerhalb von KSeF und erläutern Sie den Fehler. Dies gilt sowohl für den tatsächlichen Käufer als auch für das Unternehmen, das eine Rechnung über den Einkauf eines anderen Unternehmens erhalten hat.

Der Empfänger kann eine angenommene Rechnung in KSeF nicht zurückweisen. Das System bietet keine Möglichkeit, Rechnungen nach ihrem Empfang durch den Käufer zu bestätigen oder zurückzuweisen. Fehler und Streitigkeiten werden außerhalb des Systems geklärt. Bei einer Verwechslung von A und B stellt der Verkäufer eine Korrekturrechnung auf null und eine neue richtige Rechnung aus. Grundlage: Abschnitt 6.3, S. 97–98.

Checkliste der Dokumentkennnummern

Die folgende Liste ist eine organisatorische Empfehlung, die dabei hilft, die Mitteilung an den Verkäufer vorzubereiten und die Dokumente zu ordnen:

• Notieren Sie die vom Verkäufer vergebene Nummer der ursprünglichen Rechnung — den Wert des Feldes P_2.
• Notieren Sie separat die KSeF-Nummer dieser Rechnung. Verwechseln Sie sie nicht mit der Referenznummer der Sitzung.
• Notieren Sie das Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung sowie die falsche NIP aus dem Dokument und die richtigen Daten des tatsächlichen Käufers.
• Notieren Sie nach Ausstellung der Korrekturrechnung und der neuen Rechnung deren vom Aussteller vergebene Nummern sowie deren KSeF-Nummern jeweils getrennt.
• Prüfen Sie, ob die Korrekturrechnung auf die richtige ursprüngliche Rechnung verweist.

Die Unterscheidung zwischen der Nummer in P_2, der KSeF-Nummer und der Referenznummer der Sitzung beschreibt das MF-Handbuch in der Erläuterung der UPO-Elemente, S. 77–78.

Unabhängig von dieser Empfehlung muss die Korrekturrechnung ihre eigene Nummer und ihr Ausstellungsdatum, die Daten der ursprünglichen Rechnung — einschließlich Datum, Nummer und Daten der Parteien — sowie die KSeF-Nummer der ursprünglichen Rechnung enthalten, sofern diese vergeben wurde. Im hier behandelten Fall hat die angenommene Rechnung bereits eine KSeF-Nummer. Grundlage: Abschnitt 4.1.3, S. 72–73. Die Kennnummern-Checkliste ersetzt nicht den vollständigen Umfang der erforderlichen Angaben einer Korrekturrechnung.

Dieser Artikel beschreibt die Berichtigung der Dokumente. Er entscheidet nicht über den Vorsteuerabzug, die Berücksichtigung als Betriebsausgabe bei der polnischen Einkommensteuer PIT oder den Abrechnungszeitraum der Korrektur.

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