PPO-1 und PPS-1: allgemeine und besondere Vollmacht in polnischen Steuersachen

PPO-1 und PPS-1 haben einen unterschiedlichen Umfang

PPO-1 ist eine allgemeine Vollmacht. Das offizielle Verfahren beschreibt sie als Ermächtigung zum Handeln in allen Steuersachen sowie in anderen Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Steuerbehörden oder der Steuerkontrollbehörden fallen. Die Beschreibung des Kontos einer natürlichen Person im elektronischen Finanzamt eUrząd Skarbowy, kurz eUS, bezeichnet PPO-1 als Vollmacht zur Vertretung des Steuerpflichtigen in allen Steuersachen vor den Steuerbehörden.

PPS-1 ist eine besondere Vollmacht. Sie umfasst eine konkrete Steuersache. Deshalb sollte ihr Umfang die betreffende Angelegenheit und die Behörde, vor der der Bevollmächtigte handeln soll, genau bezeichnen.

Kurz zusammengefasst:

• PPO-1 betrifft den von der Finanzverwaltung beschriebenen allgemeinen Umfang der Vertretung in Steuersachen.
• PPS-1 betrifft eine bezeichnete Angelegenheit und Behörde.

Grundlage dieser Abgrenzung sind die offiziellen Seiten Steuerbescheinigungen – Anträge und Gebühren und Konto einer natürlichen Person im eUrząd Skarbowy. Die erste Seite nennt als Aktualisierungsdatum den 30. September 2026.

Wer PPO-1 einreicht und auf welchem Weg

PPO-1 wird ausschließlich als elektronisches Dokument über das Benutzerkonto im eUrząd Skarbowy gemeldet. Das zitierte Verfahren beschreibt keinen Einreichungsweg auf Papier für PPO-1.

Nach der Beschreibung der eUS-Funktionen kann PPO-1 im eigenen Namen eingereicht werden. Die Einreichung im Namen einer anderen natürlichen Person oder eines Rechtsträgers, der keine natürliche Person ist, wird für Benutzer beschrieben, die Berufsbevollmächtigte sind: Rechtsanwälte, Rechtsberater oder Steuerberater nach polnischem Berufsrecht.

Wie PPS-1 eingereicht wird

Eine besondere Vollmacht wird auf dem Formular PPS-1 erteilt. Das offizielle Verfahren für Steuerbescheinigungen beschreibt die Übermittlung von PPS-1 an das eigene Finanzamt:

• schriftlich oder
• als elektronisches Dokument über e-Doręczenia, das polnische System für elektronische Zustellungen.

Der Widerruf einer besonderen Vollmacht erfolgt auf dem Formular OPS-1.

Diese Regeln betreffen die Vollmacht. Sie dürfen nicht mit den Einreichungswegen für den eigentlichen Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung gleichgesetzt werden.

Antrag und Bevollmächtigter in einem Bescheinigungsverfahren

Der Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung kann vom Betroffenen persönlich oder durch einen Bevollmächtigten gestellt werden. Das offizielle Verfahren nennt für den Antrag folgende Wege:

• eUrząd Skarbowy oder die eUS-App unter Verwendung eines vorbereiteten Antragsformulars;
• ein allgemeines Schreiben im eUS, wenn der benötigte Antrag nicht in der Dokumentenliste vorhanden ist; dem Schreiben kann ein vorbereiteter und unterzeichneter Antrag beigefügt werden;
• e-Doręczenia;
• auf Papier beim Finanzamt, persönlich oder per Post.

Ein Papierantrag muss an der dafür vorgesehenen Stelle handschriftlich unterschrieben werden.

Wurde die allgemeine Vollmacht bereits gemeldet, muss PPO-1 dem Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung nicht beigefügt werden. PPS-1 muss dagegen die konkrete Angelegenheit und die zuständige Behörde bezeichnen.

Wem die Behörde das Dokument zustellt

Handelt der Steuerpflichtige ohne Bevollmächtigten, wird ihm die Bescheinigung oder der verfahrensrechtliche Bescheid zugestellt. Hat der Steuerpflichtige einen allgemeinen Bevollmächtigten oder für diese Angelegenheit einen besonderen Bevollmächtigten bestellt, wird das Dokument diesem Bevollmächtigten zugestellt.

Das Dokument kann folgendermaßen übermittelt werden:

• elektronisch an das Konto im eUrząd Skarbowy oder an eine Adresse für elektronische Zustellungen;
• auf Papier per Post oder durch persönliche Abholung bei der Behörde.

Die Gebühr für PPS-1 und die Gebühr für die Bescheinigung sind getrennte Fragen

Im Abschnitt über die besondere Vollmacht verlangt das offizielle Verfahren einen Nachweis über die Entrichtung einer Stempelgebühr von 17 PLN für die Erteilung der besonderen Vollmacht.

Die Gebühr für die Ausstellung der Bescheinigung wird gesondert beschrieben:

• Antrag über eUrząd Skarbowy oder die eUS-App: Für die Ausstellung der Bescheinigung wird keine Stempelgebühr erhoben;
• Papierantrag oder Antrag über e-Doręczenia: 21 PLN für eine Bescheinigung über das Nichtbestehen von Steuerrückständen oder über den Stand bestehender Steuerrückstände;
• Papierantrag oder Antrag über e-Doręczenia: 17 PLN für die übrigen genannten Bescheinigungen, darunter eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung sowie eine Bescheinigung über Einkommen und Beiträge.

Die ausdrücklich beschriebene Gebührenfreiheit bei einem Antrag über eUS oder die eUS-App betrifft die Ausstellung der Bescheinigung. Die zitierten Quellen stellen nicht fest, dass diese Regel auch die gesonderte Gebühr von 17 PLN für die Erteilung einer besonderen Vollmacht nach PPS-1 entfallen lässt. Sie begründen auch keine weiteren Ausnahmen von dieser Gebühr. Zusätzliche Befreiungen dürfen daher nicht aus diesen Quellen abgeleitet werden.

UPL-1 ist eine eigenständige Vollmacht

UPL-1 ist keine andere Bezeichnung für PPO-1. Die offizielle eUS-Beschreibung führt UPL-1 gesondert als Vollmacht zur Unterzeichnung von Steuererklärungen auf, die mittels elektronischer Kommunikationsmittel eingereicht werden. Im Abschnitt über e-Deklaracje wird erläutert, dass Formulare aufgrund einer UPL-1-Vollmacht im Namen einer anderen natürlichen Person oder einer Organisation eingereicht werden können.

PPO-1 allein sollte daher nicht als automatische Berechtigung zur Unterzeichnung elektronischer Steuererklärungen dargestellt werden. Weiteren Kontext zu dieser eigenständigen Funktion bietet der Leitfaden UPL-1 – Vollmacht zur Unterzeichnung elektronischer Steuererklärungen. Dieser Link dient der Einordnung; maßgebliche Quelle für die behördliche Beschreibung bleibt die Seite über das Konto einer natürlichen Person im eUS.

PPO-1 bedeutet nicht automatisch jede technische Zugriffsberechtigung

Die offizielle eUS-Beschreibung trennt Vollmachten von anderen Systemberechtigungen. Ein Beispiel ist die gesonderte Freigabe von Daten aus dem Bereich „Rozliczenia“, also den steuerlichen Abrechnungsdaten, mit reinem Lesezugriff. Eine Person mit diesem Zugriff kann Daten ansehen und herunterladen, aber keine Dokumente einreichen oder andere Handlungen vornehmen.

Der rechtliche Umfang einer Vollmacht und die technische Verfügbarkeit einer bestimmten Handlung in einem konkreten elektronischen Dienst dürfen daher nicht als identisch behandelt werden. Die zitierten Quellen stellen keine Regel auf, nach der PPO-1 automatisch sämtliche Funktionen jedes Systems freischaltet.

ZUS PEL ist ein eigenständiges Thema

Die zitierten Quellen des polnischen Finanzministeriums behandeln die Finanzverwaltung, eUrząd Skarbowy sowie die Vollmachten PPO-1, PPS-1 und UPL-1. Sie beschreiben weder das Formular ZUS PEL noch das Verhältnis zwischen PEL und PPO-1.

Auf ihrer Grundlage kann daher nicht behauptet werden, dass PPO-1 das Formular PEL ersetzt oder automatisch Berechtigungen für Dienste der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS gewährt. Kontext zu diesem eigenständigen Thema bietet der Leitfaden ZUS PEL – Vollmacht zur Erledigung von Angelegenheiten bei der ZUS. Dabei handelt es sich um einen Kontextbeitrag und nicht um eine Quelle für die in diesem Artikel beschriebenen Regeln zu PPO-1 und PPS-1.

Was diese Quellen nicht klären

Die zitierten Materialien klären nicht:

• welche Vollmachtsart für die individuelle Situation eines bestimmten Steuerpflichtigen geeignet ist;
• ob eine konkrete Beziehung zu einem Buchhalter, Steuerberater, Rechtsberater oder einer anderen Person durch PPO-1 oder PPS-1 erfasst werden sollte;
• dass PPO-1 automatisch sämtliche technischen Berechtigungen in allen eUS-Diensten gewährt;
• dass PPO-1 die Vollmacht UPL-1 bei der Unterzeichnung elektronischer Steuererklärungen ersetzt;
• dass PPO-1 Wirkungen im ZUS-System entfaltet oder ZUS PEL ersetzt;
• welche zusätzlichen Ausnahmen von der Gebühr für PPS-1 gelten könnten, die nicht ausdrücklich im beschriebenen Verfahren genannt werden.

Dieser Artikel beschreibt den Inhalt der bereitgestellten Verfahren und empfiehlt keine individuelle Gestaltung der rechtlichen Vertretung.

Offizielle Quellen

• Steuerbescheinigungen – Anträge und Gebühren
• Konto einer natürlichen Person im eUrząd Skarbowy – Dienste und Vollmachten