Arbeitsvertrag: schriftliche Bestätigung vor der Arbeitsaufnahme
Wann Arbeitgeber Vereinbarungen schriftlich bestätigen müssen und welche grundlegenden Angaben und Bedingungen ein Arbeitsvertrag enthalten muss.
Wurde der Arbeitsvertrag nicht schriftlich geschlossen, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vor der Zulassung zur Arbeit die Vereinbarungen über die Vertragsparteien, die Vertragsart und die Vertragsbedingungen schriftlich bestätigen. So beschreibt die polnische Staatliche Arbeitsinspektion (PIP) den Umfang und den Zeitpunkt der Bestätigung.
Dieser Ratgeber behandelt die Pflicht zur Dokumentation der Vereinbarungen. Er dient weder der Beurteilung der Wirksamkeit eines konkreten Vertrags noch der Klärung, ob im Einzelfall ein Arbeitsverhältnis besteht.
Was die Bestätigung der Vereinbarungen umfasst
Der von der PIP angegebene Umfang umfasst drei Bereiche:
- die Vertragsparteien;
- die Vertragsart;
- die Vertragsbedingungen.
Es reicht also nicht aus, lediglich festzuhalten, dass eine bestimmte Person die Arbeit aufnehmen soll. Die Bestätigung muss die genannten Vereinbarungen umfassen und dem Arbeitnehmer vor der Zulassung zur Arbeit übermittelt werden.
Grundlegende Angaben und Bedingungen im Vertrag
Nach den Angaben der PIP muss der Arbeitsvertrag Folgendes festlegen:
- die Vertragsparteien;
- die Anschrift des Arbeitgebersitzes oder, wenn der Arbeitgeber eine natürliche Person ist und keinen Sitz hat, seine Wohnanschrift;
- die Vertragsart;
- das Datum des Vertragsabschlusses;
- die Arbeits- und Vergütungsbedingungen, insbesondere die nachfolgend aufgeführten Punkte.
Zu den grundlegenden Arbeits- und Vergütungsbedingungen gehören:
- die Art der Arbeit;
- der Arbeitsort oder die Arbeitsorte;
- die der Art der Arbeit entsprechende Vergütung unter Angabe ihrer Bestandteile;
- der Arbeitszeitumfang;
- der Tag des Arbeitsbeginns.
Dies ist eine Darstellung der grundlegenden gemeinsamen Bestandteile, keine abschließende Aufzählung für jede Vertragsart. Besondere Angaben zu Probezeitverträgen und befristeten Verträgen sowie die Regeln zur Festlegung ihrer Dauer liegen außerhalb des Umfangs dieses Ratgebers.
Freiwilliger Abgleich der Vereinbarungen mit dem Dokument
Als organisatorische Hilfe empfehlen wir, die Vereinbarungen mit dem Inhalt des Dokuments abzugleichen. Dabei können Sie folgende Fragen nacheinander durchgehen:
- Stimmen die Angaben zu den Vertragsparteien und die Anschrift des Arbeitgebers mit den Vereinbarungen überein?
- Sind die Vertragsart und das Datum des Vertragsabschlusses entsprechend den Vereinbarungen festgehalten?
- Entsprechen die Beschreibung der Arbeit sowie der Arbeitsort oder die Arbeitsorte den Vereinbarungen?
- Sind die vereinbarte Vergütung und ihre Bestandteile festgehalten?
- Entsprechen der Arbeitszeitumfang und der Tag des Arbeitsbeginns den Vereinbarungen?
Dies ist eine freiwillige organisatorische Empfehlung, kein amtliches Formular, kein Vertragsmuster und keine vollständige Liste der Arbeitgeberpflichten. Sie ersetzt nicht die Pflicht zur schriftlichen Bestätigung der Vereinbarungen, wenn der Vertrag nicht schriftlich geschlossen wurde.
Bestätigung und Information über die Beschäftigungsbedingungen nicht verwechseln
Die schriftliche Bestätigung der Vereinbarungen vor der Zulassung zur Arbeit ist von der gesonderten Information über die Beschäftigungsbedingungen zu unterscheiden. Der PIP-Ratgeber nennt für diese Information je nach Informationsumfang Fristen von spätestens 7 beziehungsweise 30 Tagen ab dem Tag der Zulassung des Arbeitnehmers zur Arbeit.
Die Frist von 30 Tagen betrifft die in der Quelle genannten Informationen über die Einrichtungen der sozialen Sicherung und den damit verbundenen Schutz; die Quelle sieht eine Ausnahme vor, wenn der Arbeitnehmer die Einrichtung der sozialen Sicherung selbst auswählt. Den detaillierten Umfang dieser gesonderten Informationen behandeln wir hier nicht.
Die Fristen von 7 und 30 Tagen sind keine Fristen für die Bestätigung der Vertragsvereinbarungen. Wurde der Vertrag nicht schriftlich geschlossen, müssen die Vereinbarungen über die Vertragsparteien, die Vertragsart und die Vertragsbedingungen vor der Zulassung des Arbeitnehmers zur Arbeit bestätigt werden.