ZAS-DF oder ZAS-DFU für Inhaber eines Einzelunternehmens: Antrag auf einen amtlichen Einkommensnachweis vorbereiten

Inhaber eines polnischen Einzelunternehmens (JDG), die einen Antrag auf amtliche Bestätigung von Angaben aus ihrer PIT-Erklärung vorbereiten, sollten zunächst klären, welche Informationen der Empfänger für welchen Zeitraum verlangt. ZAS-DF und ZAS-DFU haben einen unterschiedlichen Umfang.

ZAS-DF und ZAS-DFU

Der Leitfaden des polnischen Finanzministeriums zum persönlichen Konto im e-Urząd Skarbowy beschreibt die Dokumente wie folgt:

• ZAS-DF — „Bescheinigung über die Höhe des Einkommens des Steuerpflichtigen in der PIT“.
• ZAS-DFU — „Bescheinigung über die Höhe der Einnahmen, des Einkommens, der fälligen Steuer und der in der PIT ausgewiesenen Versicherungsbeiträge“.

Verlangt der Empfänger ausschließlich die Höhe des in der PIT ausgewiesenen Einkommens, kann der Umfang von ZAS-DF dieser Anforderung entsprechen. Verlangt er außerdem Einnahmen, die fällige Steuer oder in der PIT ausgewiesene Versicherungsbeiträge, sollte ZAS-DFU in Betracht gezogen werden. Die endgültige Auswahl sollte mit dem Empfänger abgestimmt werden: Die Bezeichnung des Formulars allein garantiert weder die Annahme des Dokuments noch die Erfüllung interner Anforderungen des Empfängers.

Einnahmen, Einkommen und ausgewiesene Beiträge sind getrennte Angaben

In der Beschreibung von ZAS-DFU nennt das Finanzministerium gesondert:

• Einnahmen (przychód);
• Einkommen (dochód);
• die fällige Steuer;
• die in der PIT ausgewiesenen Versicherungsbeiträge.

Bei der Auswahl der Bescheinigung dürfen „Einnahmen“ und „Einkommen“ nicht als Bezeichnungen für dieselbe Angabe behandelt werden. Beiträge bilden eine weitere Kategorie, und die Beschreibung von ZAS-DFU bezieht sich auf die in der PIT ausgewiesenen Beiträge.

Aus der offiziellen Beschreibung des Formularumfangs lässt sich nicht ableiten, wie eine bestimmte Besteuerungsform des Einzelunternehmens die einzelnen Positionen der Bescheinigung beeinflusst. Die Antragstellung garantiert außerdem nicht die Bestätigung aktueller Beträge, die noch nicht in einer PIT-Erklärung ausgewiesen wurden. Verlangt der Empfänger solche Angaben, sollten das benötigte Dokument und der betreffende Zeitraum vor der Antragstellung mit ihm abgestimmt werden.

Hypothetische Checkliste zur Vorbereitung

Die folgende Liste ist ausschließlich eine organisatorische Empfehlung. Sie ist weder eine Aufstellung vorgeschriebener Formularfelder noch eine zusätzliche Anforderung der Behörde.

Vor der Auswahl von ZAS-DF oder ZAS-DFU kann beim Empfänger nachgefragt werden:

• für welches genaue Jahr oder welchen Zeitraum die Bestätigung benötigt wird;
• ob nur das Einkommen oder auch die Einnahmen verlangt werden;
• ob Angaben zur fälligen Steuer benötigt werden;
• ob die in der PIT ausgewiesenen Versicherungsbeiträge benötigt werden;
• ob ausdrücklich ZAS-DF oder ZAS-DFU verlangt wird;
• ob ein elektronisches Dokument mit der qualifizierten elektronischen Signatur eines Behördenmitarbeiters akzeptiert wird;
• bis wann das Dokument eingereicht werden muss.

Organisatorisches Beispiel: Verlangt der Empfänger „Einkommen und Beiträge“, kann er um Bestätigung des Zeitraums und um Mitteilung gebeten werden, ob außerdem Einnahmen und die fällige Steuer benötigt werden. Diese Beschreibung deutet auf den breiteren Umfang von ZAS-DFU hin, entscheidet aber weder darüber, ob der Empfänger das Dokument akzeptiert, noch darüber, ob die Behörde die verlangten Angaben für den bezeichneten Zeitraum bestätigen kann.

Wege zur Antragstellung

Nach dem offiziellen Leitfaden des polnischen Finanzministeriums zu Steuerbescheinigungen kann der Antrag auf folgenden Wegen eingereicht werden:

• über den Dienst e-Urząd Skarbowy mit einem vorbereiteten und vorausgefüllten Antragsformular;
• über die App eUS mit einem vorbereiteten und vorausgefüllten Antragsformular;
• über e-Doręczenia;
• in Papierform durch persönliche Abgabe beim Finanzamt;
• in Papierform per Post.

Ein Papierantrag muss an der dafür vorgesehenen Stelle handschriftlich unterschrieben werden.

Die Möglichkeiten des Zugangs zum Dienst beschreibt der bestehende Leitfaden „e-Urząd Skarbowy für Einzelunternehmen: Anmeldung, Zugang zu Diensten und Vollmachten“. Die Anmeldevoraussetzungen werden in diesem Artikel nicht wiederholt.

Ist der benötigte Antrag nicht in der Dokumentenliste enthalten, erlauben die offiziellen Hinweise die Einreichung eines allgemeinen Schreibens (Pismo ogólne) im e-Urząd Skarbowy. Darin ist anzugeben, welche Bescheinigung benötigt wird. Ein vorbereiteter und unterschriebener Antrag kann dem Schreiben als Anlage beigefügt werden.

Vertretung ist eine gesonderte Frage

Der Antrag kann persönlich oder durch einen Bevollmächtigten gestellt werden. Die offiziellen Hinweise unterscheiden zwischen einer allgemeinen und einer besonderen Vollmacht. Wurde ein entsprechend bevollmächtigter Vertreter bestellt, wird die Bescheinigung oder der Bescheid diesem Vertreter zugestellt.

Die Vertretungsbefugnis darf nicht mit der Anmeldung oder dem bloßen technischen Zugang zum e-Urząd Skarbowy gleichgesetzt werden. Wer im Namen des Steuerpflichtigen handeln will, benötigt eine entsprechende Bevollmächtigung.

Die regulären Gebühren hängen vom Antragsweg ab

Nach den offiziellen Informationen des polnischen Finanzministeriums zu Anträgen und Gebühren gilt:

• Bei einem Antrag über e-Urząd Skarbowy oder die App eUS wird keine Stempelgebühr erhoben.
• Bei einem Papierantrag oder einem Antrag über e-Doręczenia beträgt die reguläre Gebühr für die übrigen Bescheinigungen, darunter die Bescheinigung über Einkommen und Beiträge, 17 PLN.

Dies sind die im offiziellen Leitfaden genannten regulären Regeln und Beträge. Sie entscheiden nicht darüber, ob in einem konkreten Fall eine gesonderte Rechtsgrundlage für eine Gebührenbefreiung anwendbar sein kann.

Sieben Tage bedeuten eine Antwort, nicht die Garantie einer Bescheinigung

Der offizielle Leitfaden gibt an, dass der Antragsteller innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung des Antrags Folgendes erhält:

• eine Bescheinigung oder
• einen Bescheid, beispielsweise über die Ablehnung der Ausstellung einer Bescheinigung oder einer Bescheinigung mit dem verlangten Inhalt.

Die Frist betrifft somit die Antwort der Behörde. Sie ist weder eine Zusage, dass das Dokument sofort ausgestellt wird, noch eine Garantie dafür, dass die Behörde eine Bescheinigung genau mit dem verlangten Inhalt ausstellt. Die Antragstellung garantiert außerdem nicht, dass der Empfänger das ausgestellte Dokument akzeptiert.

Zustellung und Aufbewahrung des elektronischen Originals

Die Bescheinigung oder der Bescheid kann wie folgt zugestellt werden:

• elektronisch — an das Konto im e-Urząd Skarbowy oder an die elektronische Zustelladresse;
• in Papierform — per Post oder zur persönlichen Abholung bei der Behörde.

Ein elektronisch erhaltenes Dokument trägt die qualifizierte elektronische Signatur eines Behördenmitarbeiters. Nach dem offiziellen Leitfaden bestätigt diese Signatur die Echtheit des Dokuments und hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Organisatorische Empfehlung, kein Pflichtfeld und keine zusätzliche Antragsvoraussetzung: Nach Erhalt eines elektronischen Dokuments sollte die ursprünglich heruntergeladene, signierte Datei aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder eine Bildkopie. Eine Arbeitskopie kann separat erstellt werden, während die empfangene Originaldatei unverändert erhalten bleibt.