Sie arbeiten in Polen als Personal Trainer — mit einem eigenen Unternehmen, der JDG? Die Fragen zur Buchhaltung beginnen meist lange vor der ersten Rechnung: Rechnet das Studio mit Ihnen ab, oder zahlen Kunden direkt an Sie? Verkaufen Sie Einzelstunden oder Trainingspakete? Ist Ihr Online-Coaching eine Leistung, ein Produkt oder beides? Die Antworten bestimmen, was Ihre Buchhaltung abdecken muss. Es lohnt sich also, Ihre Arbeitsweise zuerst zu beschreiben und danach die Betreuung zu wählen.
Oxyok übernimmt die JDG-Buchhaltung: KPiR oder ryczałt (die polnische Pauschalbesteuerung), VAT-Abrechnungen, PIT, ZUS und JPK, dazu die Rechnungsstellung aus einer mobilen App. Beschreiben Sie, wie Sie arbeiten, und fragen Sie, wie die Betreuung Ihrer Tätigkeit aussehen würde.
Starten Sie mit Ihrem Arbeitsalltag, nicht mit Steuervokabular
Für die erste Nachricht brauchen Sie keine polnischen Fachbegriffe. Es genügt zu beschreiben, was Ihre Kunden kaufen, an wen Sie Belege ausstellen und woher Ihr Geld tatsächlich kommt.
Sie arbeiten mit einem Studio oder Klub zusammen
Schreiben Sie, ob das Studio Sie für geleitete Kurse bezahlt oder ob umgekehrt Sie für die Hallennutzung zahlen. Behält das Studio eine Provision ein, legen Sie den Vertrag und eine beispielhafte Abrechnung bereit. Das vollständige Dokument sagt mehr aus als der überwiesene Betrag allein.
Sie haben eigene Kunden
Beschreiben Sie, ob Sie einzelne Einheiten oder Trainingspakete verkaufen, wie Ihre Kunden zahlen und was mit ungenutzten Einheiten, Absagen und Erstattungen passiert. Das ist Ihr tatsächliches Verkaufsbild — es entscheidet mit darüber, wie wir die monatliche Belegübergabe gestalten.
Sie coachen online
Zählen Sie auf, woraus Ihr Angebot besteht: Videoberatung, individueller Trainingsplan, aufgezeichnete Programme oder der Zugang zu einer App. Verkaufen Sie daneben weitere Leistungen oder betreuen Sie Kunden im Ausland, schreiben Sie das gleich zu Beginn. „Online-Training“ allein ist keine Beschreibung, wenn es mehrere verschiedene Produkte bündelt.
Was die Buchhaltung von Oxyok umfasst
Der Service umfasst die Führung von KPiR oder ryczałt, VAT, PIT, ZUS DRA und JPK sowie das Ausstellen von Rechnungen aus der App. Die Zusammenarbeit läuft vollständig remote: Den Vertrag unterschreiben Sie online, Belege geben Sie digital weiter — ein Handyfoto oder eine PDF genügt.
Vor dem Start legen wir fest, welche Dokumente Sie einreichen, ab welchem Monat die Betreuung beginnt und wie genau Ihr Geschäftsmodell abgerechnet wird. Sollen frühere Zeiträume zusätzlich geordnet werden, erwähnen Sie das in Ihrer ersten Nachricht — setzen Sie nicht voraus, dass diese Arbeit Teil der monatlichen Betreuung ist.
Was kostet die Buchhaltung für einen Trainer?
Der Preis bei Oxyok richtet sich nach der Anzahl Ihrer Belege pro Monat. Nennen Sie in der Anfrage ungefähr, wie viele Verkaufs- und Kaufbelege anfallen — und beschreiben Sie Studio-Abrechnungen, Erstattungen und Plattformverkäufe, falls es bei Ihnen solche gibt.
Unsicher, wie Belege gezählt werden? Schreiben Sie, was Sie ausstellen und was Sie erhalten, und lassen Sie sich bestätigen, wie gezählt wird und was die Betreuung Ihrer Tätigkeit kosten würde.
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Ryczałt oder KPiR? Beginnen Sie nicht beim Steuersatz
Auf dem ryczałt wird der Umsatz nicht um die Kosten seines Erwerbs gemindert. Bevor Sie Steuerformen vergleichen, stellen Sie deshalb eine Übersicht Ihrer Ausgaben zusammen — Hallenmiete, die Kooperation mit dem Studio, Equipment, Werbung. Diese Liste ist Grundlage des Vergleichs, keine Liste automatisch abziehbarer Posten.
Wie Trainingsleistungen im Einzelnen klassifiziert werden, beschreibt der Leitfaden Pauschalsteuer für Personal Trainer in Polen: PKWiU und VAT. Diese Seite hier handelt von der Wahl Ihrer Buchhaltung — sie schreibt keinem Trainer einen festen Steuersatz zu.
Nehmen Sie Zahlungen direkt von Privatkunden an? Lesen Sie zusätzlich Registrierkasse im polnischen JDG. Wie Ihre Verkäufe erfasst werden müssen, hängt von Ihren Leistungen und der Zahlungsweise ab — das klären wir anhand Ihrer tatsächlichen Lage.
Was Sie für die erste Nachricht vorbereiten
Es genügt:
- eine kurze Beschreibung Ihrer Leistungen und der Zusammenarbeit mit dem Studio;
- die ungefähre Anzahl monatlicher Verkaufs- und Kaufbelege;
- Ihre aktuelle Steuerform und den VAT-Status, falls Sie sie kennen;
- ob Sie eine JDG neu anmelden oder die Buchhaltung wechseln;
- den Monat, ab dem Sie die Betreuung brauchen.
Senden Sie in dieser Phase noch keine Daten Ihrer Kunden, keine Gesundheitsdaten und keine Zugänge zu Systemen. Die vollständige Dokumentation folgt, nachdem Umfang und Arbeitsweise vereinbart sind.
Fragen von Trainern vor dem Start
Funktioniert die Zusammenarbeit ohne Bürobesuch — und ohne Polnischkenntnisse?
Ja. Oxyok arbeitet remote: Der Vertrag wird online unterschrieben, Belege werden digital ausgetauscht. Die laufende Betreuung und Rückfragen laufen auf Englisch oder Polnisch; die deutschsprachigen Leitfäden bereiten Sie auf die Begriffe vor.
Ein Teil meiner Kunden zahlt direkt, ein Teil wird über das Studio abgerechnet. Was soll ich schreiben?
Beschreiben Sie beide Verkaufskanäle getrennt. Zeigen Sie, wer den Vertrag mit dem Kunden schließt, wer den Beleg ausstellt und ob das Studio eine Provision einbehält. Bereiten Sie eine Beispielabrechnung zum Durchsprechen vor — eine bloße Summe der Zahlungseingänge genügt nicht.
Ich stelle wenige Rechnungen aus, verkaufe aber viele Pakete. Wie frage ich nach einem Preis?
Nennen Sie die Beleganzahl und beschreiben Sie zusätzlich die Pakete, die Zahlungsweise und den Umgang mit Erstattungen. Lassen Sie sich den Preis bestätigen und auch, welche Belege eine solche Verkaufsweise benötigt.
Kann ich nach einem Wechsel von meiner bisherigen Buchhaltung fragen?
Ja — Unterstützung beim Wechsel des Buchhalters gehört zum beschriebenen Angebot von Oxyok. Nennen Sie in der Anfrage den geplanten Übernahmemonat und ob frühere Abrechnungen bereits abgeschlossen sind. Termin und Dokumentenliste klären Sie, bevor die bisherige Zusammenarbeit endet.
Lassen Sie uns über Ihre Tätigkeit sprechen
Schreiben Sie, wie Ihr Training läuft und wie viele Belege ein typischer Monat erzeugt. Fragen Sie nach dem Umfang der Betreuung und dem Preis, bevor Sie sich entscheiden.
Diese Seite dient der Information. Die Abrechnung einer konkreten Tätigkeit erfordert die Prüfung ihrer Unterlagen und des tatsächlichen Leistungsumfangs — alle Angaben folgen den polnischen Buchhaltungs- und Steuerregeln.