Dietas por viajes al extranjero de una JDG en Polonia en 2026: alojamiento y VAT

Un empresario puede incluir los gastos relacionados con un viaje de negocios al extranjero como costos si están relacionados con la obtención de ingresos o la conservación o protección de su fuente. Sin embargo, es necesario separar dos mecanismos:

• dieta del empresario - hasta el límite apropiado para el empleado,
• gastos reales incurridos, como transporte y alojamiento, basados en documentos y teniendo en cuenta las restricciones fiscales.

En el régimen polaco ryczałt, estos gastos no reducen los ingresos sujetos al impuesto.

¿Qué incluye la dieta?

El subsidio cubre el aumento de los costos de alimentación y otros gastos menores durante el viaje. El empresario no se lo paga a sí mismo como a un empleado. Sin embargo, determina la cantidad que puede incluirse en los costos, que no es mayor que la asignación debida a un empleado del sector público.

La tarifa depende del país de destino de su viaje. Ejemplos de dietas completas:

• Alemania: 49 euros,
• Francia: 55 euros,
• República Checa: 41 euros,
• Países Bajos: 50 euros,
• Reino Unido: 45 GBP.
• Estados Unidos: 59 dólares.

Antes de contabilizar el viaje, consulte el anexo vigente del reglamento. El monto depende del país de destino, no de la moneda de la factura ni del país de escala.

Cómo contar el tiempo de viaje al extranjero

Se aplica la dieta completa por cada período de 24 horas. Por el período incompleto:

• hasta 8 horas - 1/3 de la dieta,
• más de 8 y hasta 12 horas - la mitad de la dieta,
• más de 12 horas - dieta completa.

Los horarios de inicio y fin de la parte exterior dependen del medio de transporte. Se determina de forma diferente cuando se viaja en coche y cuando se viaja en avión o barco.

Ejemplo: la parte extranjera del viaje a Alemania dura dos días completos y otras cinco horas. El límite de la asignación es 2 y 1/3 × 49 EUR, o 114,33 EUR.

Las comidas gratuitas y el límite de la dieta del empresario

El reglamento sobre viajes de trabajo establece expresamente las reducciones por comidas proporcionadas a los empleados en el § 14: desayuno 15%, almuerzo 30% y cena 30% de la dieta (con pensión completa gratuita, la dieta queda en el 25%). Las normas del PIT limitan los gastos deducibles del empresario a la dieta que le correspondería a un empleado en el mismo viaje. En las fuentes revisadas no hemos identificado una interpretación oficial directa sobre la aplicación de estas reducciones al límite del empresario — por eso, el criterio prudente y conservador es reducir el límite igual que para un empleado: si se proporcionaron comidas — incluido el desayuno incluido en el precio del hotel —, reduce el límite un 15% por el desayuno, un 30% por el almuerzo y un 30% por la cena. La reducción se aplica desde que se proporciona la comida, independientemente de que se haya consumido. Este criterio no asegura protección fiscal — es una precaución razonable que ayuda a no superar el límite aplicable a los empleados.

Nota: los gastos de alimentación del propio empresario (facturas de restaurantes o alimentos) no son un gasto deducible separado — se contabilizan a tanto alzado mediante la dieta.

Hotel y alojamiento

Una factura de hotel relacionada con un viaje de empresa puede ser un gasto deducible de impuestos. En el caso de un empresario, la base son los gastos efectivamente realizados, racionales y documentados, y no automáticamente el límite de alojamiento de los empleados.

No mezclar:

• límite de hotel según el reglamento sobre las cuotas de los empleados,
• la asignación fija de alojamiento de un empleado sin factura,
• el gasto de alojamiento del propio empresario.

El empresario debe documentar su propio alojamiento con una factura u otro comprobante que cumpla con los requisitos fiscales. No asuma que sin un documento puede registrar automáticamente un subsidio de alojamiento para empleados.

Transporte y otros gastos

Los costos pueden incluir, entre otros:

• billete de avión, tren o autobús,
• taxi o transporte solicitado a través de la aplicación,
• tarifas de carretera y aparcamiento,
• alquiler de coches,
• alojamiento,
• honorarios por participación en una feria o reunión.

El gasto debe estar relacionado con la actividad y debidamente documentado.

Coche viajando al extranjero

El método para contabilizar el combustible y otros gastos del automóvil depende del estado del automóvil:

Las siguientes reglas se refieren a los gastos de uso de turismos.

• un coche de empresa también para uso privado - normalmente el 75% del gasto en gastos de PIT,
• vehículo de empresa utilizado exclusivamente para fines comerciales - 100% posible si se cumplen las condiciones de uso exclusivo,
• el coche particular del empresario no introducido en la empresa - por regla general, el 20% del gasto en concepto de gastos deducibles en el PIT polaco.

No es cierto que cada "coche particular" aporte el 75% del coste.

VAT extranjero

El VAT que se muestra en una factura de otro país no es el impuesto soportado polaco. No lo descuentas directamente en el JPK_V7 polaco.

Esto incluye, por ejemplo, un hotel extranjero, un taxi local o combustible comprado en el extranjero. En determinados casos, un empresario puede solicitar la devolución del VAT extranjero mediante el procedimiento VAT-REF o el procedimiento correspondiente de un país no perteneciente a la UE.

Un hotel extranjero no es una importación polaca de servicios liquidada mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Un servicio relacionado con bienes raíces generalmente está sujeto a impuestos en el país donde está ubicado el hotel.

VAT en billetes

No todos los billetes de avión tienen automáticamente el 0% de VAT. La tributación depende, entre otras cosas, del tipo y ruta de transporte y de quién emitió el documento.

Para contabilizar, utilice los datos de la factura o del billete que cumpla los requisitos de una factura. No agregue usted mismo la tasa del 0% si el documento no lo muestra.

Conversión de moneda a PIT

El costo expresado en moneda extranjera generalmente se convierte de acuerdo con el tipo de cambio promedio del NBP del último día hábil anterior al día en que se incurrió en el costo. La fecha en que se genera el costo depende del método de contabilidad y del tipo de documento; no es automáticamente la fecha de pago.

La asignación se convierte en zlotys polacos de acuerdo con las normas aplicables a los gastos del empresario. En su documentación, anote el tiempo de viaje, el país de destino, la tarifa y el tipo de cambio utilizado.

Ryczałt: impuesto sobre los ingresos registrados

En el régimen ryczałt no se deducen los gastos de la actividad. El hotel, el transporte, el combustible y las dietas del empresario no reducen la base de este impuesto.

Esto no significa que "la asignación sea un reembolso que no constituye un ingreso". El empresario no paga él mismo el reembolso. En el régimen ryczałt no puede deducir la dieta como gasto.

Documentación de viaje

Vale la pena conservarlo:

• finalidad y conexión del viaje con la actividad,
• fecha y hora de inicio y finalización,
• país de destino,
• información sobre las comidas proporcionadas,
• facturas, billetes y confirmaciones de pago,
• cálculo de la asignación y del tipo de cambio,
• prueba de una reunión, evento u otro objeto social, si la conexión con los ingresos no se desprende claramente de los documentos.

Los errores más comunes

Dieta para cada día iniciado.

Un día parcial se factura como 1/3, 1/2 o asignación completa dependiendo del número de horas.

Sin reducción para el desayuno.

Lo más prudente es reducir el límite por las comidas proporcionadas (15/30/30%) — incluido el desayuno incluido en el precio del hotel; es una práctica cautelosa, no una interpretación definitiva.

Suma global de hotel para empleados sin documento

Las normas sobre las asignaciones del empleado no pueden transferirse automáticamente a los gastos de alojamiento del empresario.

Reversión de cargo polaco de un hotel extranjero

Esto está mal. El VAT extranjero no se convierte en VAT soportado polaco ni en importación de servicios simplemente porque el cliente gestiona un JDG polaco.

Tipo de cambio en la fecha de pago

Como regla general, PIT utiliza el tipo de cambio del día hábil anterior al día en que se incurre en el costo, y no automáticamente el tipo de cambio de la fecha de transferencia.

Preguntas frecuentes

¿Puede un empresario liquidar la asignación?

Sí, si el viaje es de negocios. El costo se limita al monto de la asignación del empleado apropiado para un país y tiempo de viaje determinados.

¿La factura del hotel tiene límite de coste legal?

El límite de pernoctación para el empleado no se aplica automáticamente. El gasto debe ser real, racional, relacionado con la actividad y documentado.

¿La dieta reduce el impuesto en el régimen ryczałt?

No. El ryczałt se calcula sobre los ingresos y no permite deducir los gastos de viaje.

¿Se puede recuperar el VAT extranjero?

En algunos casos sí, incluido el VAT-REF en la UE. Depende del país, del tipo de gasto y de la vinculación de las compras con actividades que dan derecho a la deducción.

¿Cuándo empieza y termina el tramo extranjero de un viaje en avión o por carretera?

En avión, se cuenta desde el despegue del último aeropuerto polaco hasta el aterrizaje en el primer aeropuerto polaco a la vuelta. Por carretera, se utilizan las horas de cruce de la frontera en ambos sentidos. El trayecto desde casa hasta un aeropuerto polaco no amplía el tramo extranjero.

Fuentes

• Reglamento de viajes de trabajo — texto consolidado, apartados 12–14
• PIT — art. 11a(2), 23(1)(52)
• VAT — art. 28e, 89(1h–1k)
• 2023/2190 — PDF
• Reglamento sobre dietas para viajes de negocios - ISAP
• Biznes.gov.pl - viaje de negocios de un empresario
• Podatki.gov.pl - devolución del VAT pagado en otro país de la UE

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Nota: El viaje debe tener una conexión real con la actividad. Los gastos privados y turísticos no se convierten en gasto simplemente por emitir una factura a la empresa.