NIP incorrecto del comprador en una factura aceptada por KSeF: rectificación a cero y nueva factura
Qué deben hacer el vendedor y el destinatario cuando una factura electrónica aceptada indica un NIP incorrecto del comprador. Procedimiento del MF, ejemplo y lista de identificadores.
NIP incorrecto del comprador en una factura aceptada por KSeF
Si KSeF ha aceptado la factura y le ha asignado un número KSeF, pero contiene un NIP incorrecto del comprador, el vendedor debe emitir una factura rectificativa que reduzca a cero la factura original conservando ese mismo NIP incorrecto y, después, enviar una nueva factura original con los datos correctos del comprador. No se trata de sustituir el NIP mediante una factura rectificativa. Este procedimiento se describe en el Manual KSeF 2.0, parte II, sección 1.6.4, pp. 19–20.
Primero, distingue tres situaciones
- Factura aceptada con un NIP incorrecto del comprador: emite una rectificación a cero conservando el NIP incorrecto y una nueva factura original con los datos correctos. Es el supuesto descrito en la sección 1.6.4.
- Archivo rechazado técnicamente en modo ONLINE: si la verificación es negativa, KSeF no asigna un número y la factura no se ha emitido. Hay que comprobar que los datos sean correctos y volver a enviar el archivo. No debe confundirse este supuesto con la rectificación de una factura aceptada. Fundamento: sección 1.6.1, pp. 17–18.
- Error en otros datos del comprador con un identificador correcto: la sección 2.13.8 describe el uso de Podmiot2K. En esa sección se indican los datos completos del comprador que constan en la factura original; al rectificar otros datos, el número de identificación debe coincidir con el de Podmiot2 o, para un comprador adicional, con el de Podmiot3 de la factura rectificativa. No es un mecanismo para sustituir un NIP incorrecto por el NIP de otra entidad.
Fuente de estas distinciones: manual del MF, secciones 1.6.1, 1.6.4 y 2.13.8.
¿Por qué no se puede simplemente cambiar al comprador?
Una factura aceptada no puede editarse ni anularse en KSeF. Su emisor corrige los errores mediante una factura rectificativa. Fundamento: secciones 1.6.2–1.6.3, pp. 18–19.
Para el NIP incorrecto del comprador, el manual ofrece una explicación adicional: la factura se asigna a la entidad cuyo NIP figura en el documento, aunque no sea el comprador real. Por eso, la sección 1.6.4 indica expresamente que no debe emitirse una factura rectificativa que sustituya el NIP incorrecto por otro NIP correcto. El procedimiento documentado consiste en dos documentos sucesivos: una rectificación a cero y una nueva factura original.
¿Qué debe hacer el vendedor?
Para una factura aceptada con un NIP incorrecto del comprador:
- Emitir en KSeF una factura rectificativa que reduzca a cero la factura original, conservando el NIP incorrecto del comprador.
- Después, enviar a KSeF una nueva factura original con los datos correctos del comprador real, en particular su NIP correcto.
Son obligaciones establecidas en la sección 1.6.4 del manual del MF, no un método opcional de organización documental.
Ejemplo: mercancía para A, factura para B
Ejemplo hipotético. Las letras A y B son únicamente referencias ilustrativas, no números NIP ni identificadores de documentos.
- Transacción: el vendedor entregó mercancía a la empresa A.
- Error: en el campo
Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIPde la estructura FA(3) introdujo el NIP de la empresa B. La factura fue aceptada y recibió un número KSeF. - Consecuencia de la asignación: la factura llega a B, aunque B no compró la mercancía.
- Rectificación: el vendedor emite una rectificación a cero con el NIP de la empresa B utilizado por error.
- Nuevo documento: después, emite una nueva factura original con los datos correctos de la empresa A, incluido su NIP.
No debe emitirse, en su lugar, una factura rectificativa que sustituya el NIP de la empresa B por el de la empresa A. El ejemplo corresponde al supuesto descrito en la sección 1.6.4.
¿Qué hace el comprador o el destinatario incorrecto?
Contacta con el vendedor fuera de KSeF y explica en qué consiste el error. Esto se aplica tanto al comprador real como a la entidad que ha recibido una factura correspondiente a una compra ajena.
El destinatario no puede rechazar una factura aceptada en KSeF. El sistema no ofrece una opción para aprobar o rechazar facturas después de que el comprador las reciba. Los errores y las controversias se aclaran fuera del sistema; en el supuesto de confusión entre A y B, el vendedor emite una rectificación a cero y una nueva factura correcta. Fundamento: sección 6.3, pp. 97–98.
Lista de comprobación de identificadores de documentos
La siguiente lista es una recomendación organizativa que ayuda a preparar la comunicación al vendedor y a ordenar los documentos:
- Anota el número de la factura original asignado por el vendedor: el valor del campo
P_2. - Anota por separado el número KSeF de esa factura. No lo confundas con el número de referencia de la sesión.
- Anota la fecha de emisión de la factura original, el NIP incorrecto que figura en el documento y los datos correctos del comprador real.
- Una vez emitidas la factura rectificativa y la nueva factura, anota por separado sus números asignados por el emisor y sus números KSeF.
- Comprueba que la factura rectificativa haga referencia a la factura original correcta.
La distinción entre el número P_2, el número KSeF y el número de referencia de la sesión se describe en el manual del MF, descripción de los elementos del UPO, pp. 77–78.
Con independencia de esta recomendación, la factura rectificativa debe contener su propio número y fecha de emisión, los datos de la factura original —incluidos su fecha, número y los datos de las partes— y el número KSeF de la factura original, si se le ha asignado. En el supuesto tratado, la factura aceptada ya tiene un número KSeF. Fundamento: sección 4.1.3, pp. 72–73. La lista de identificadores no sustituye al conjunto completo de datos obligatorios de la factura rectificativa.
Este artículo describe cómo corregir los documentos. No determina el derecho a deducir el IVA, el reconocimiento de un gasto en el PIT ni el período de liquidación de la rectificación.