Varias tasas de ryczałt en una misma JDG: cómo separar y documentar los ingresos

Guía práctica para registrar ingresos sujetos a distintas tasas del ryczałt y actuar cuando la clasificación de un servicio no está clara.

Una misma actividad económica individual polaca —jednoosobowa działalność gospodarcza o JDG— puede obtener ingresos sujetos a distintas tasas del ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. En ese caso, el impuesto se calcula aplicando a los ingresos de cada tipo de actividad la tasa que les corresponda. El registro de ingresos debe permitir determinar los importes procedentes de cada tipo de actividad, según explica el Ministerio de Finanzas en su guía sobre la liquidación de ingresos sujetos al ryczałt.

La obligación consiste, por tanto, en separar correctamente los ingresos en el registro. En cambio, el catálogo de servicios, las descripciones detalladas en las facturas y los expedientes documentales propuestos a continuación son recomendaciones organizativas. Pueden ayudar a justificar por qué se asignó un importe a un determinado tipo de actividad y tasa, pero no se presentan como obligaciones independientes establecidas por las fuentes oficiales citadas.

1. Empieza por un catálogo de los servicios realmente prestados

Conviene preparar una lista interna de los servicios que vendes efectivamente. Para cada uno puedes anotar:

las tareas concretas que comprende;
el resultado entregado al cliente;
las cláusulas contractuales habituales;
la descripción utilizada en la factura;
la tasa de ryczałt adoptada y su fundamento;
la agrupación PKWiU, cuando sea pertinente para determinar la tasa del servicio;
los documentos o explicaciones que respalden la asignación realizada.

No adoptes una única clasificación PKWiU para toda la empresa solo porque todos los servicios los presta la misma persona, se venden al mismo cliente o pertenecen a un mismo sector en sentido amplio. El Ministerio de Finanzas indica que, por regla general, la tasa aplicable a una actividad de servicios se determina a partir del símbolo PKWiU del servicio concreto. Esto exige analizar cada servicio y no asignar automáticamente un código común a toda la JDG. Consulta la información oficial sobre tasas y límites del PIT.

2. Asegura que los importes puedan atribuirse a cada tipo de actividad

Cuando una misma liquidación comprende servicios independientes sujetos a tasas diferentes, una solución práctica puede ser mostrarlos como conceptos separados en la factura. Por ejemplo:

«Servicio A — alcance conforme al acta de aceptación»;
«Servicio B — período y alcance conforme a la especificación».

La separación en conceptos distintos no se presenta aquí como un requisito universal de facturación. Lo importante es que el conjunto de la documentación permita atribuir de manera fiable cada importe al tipo de actividad y a la tasa correspondientes. Para ello pueden resultar útiles el contrato, el pedido, la especificación de trabajos, el informe de ejecución o el acta de aceptación.

Si el cliente paga un precio único por un paquete, primero hay que determinar qué se vende realmente. Cualquier reparto de la remuneración debe corresponder al contenido económico y contractual de las prestaciones, y no crearse únicamente para aplicar otra tasa.

3. Lleva el registro desglosado por tipo de ingreso

En el ryczałt se grava el ingreso de la actividad económica no agrícola sin reducirlo por los gastos soportados para obtenerlo. Cuando se aplican varias tasas, el registro debe permitir determinar los ingresos de cada tipo de actividad. Ambas reglas se describen en la guía del Ministerio de Finanzas sobre la liquidación de ingresos sujetos al ryczałt. La información general sobre esta forma de tributación también está disponible en la página oficial sobre la tributación mediante el ryczałt de los ingresos registrados.

Un registro auxiliar puede contener los campos siguientes:

fecha de obtención del ingreso;
número del documento;
categoría o tipo de actividad;
importe del ingreso;
tasa aplicada;
fundamento de la asignación;
observaciones sobre correcciones o documentos relacionados.

Ejemplo exclusivamente aritmético

Supongamos que el análisis correcto de dos tipos de actividad independientes ha llevado a aplicar las tasas siguientes:

Servicio A: documento FV/09/01, ingreso de 10.000 PLN, tasa del 12 %, fundamento de la asignación: ficha del servicio A y acta de aceptación.
Servicio B: documento FV/09/02, ingreso de 4.000 PLN, tasa del 8,5 %, fundamento de la asignación: ficha del servicio B y alcance contractual independiente.

Cálculo:

10.000 PLN × 12 % = 1.200 PLN;
4.000 PLN × 8,5 % = 340 PLN;
total antes de considerar las deducciones u otros beneficios fiscales que resulten aplicables: 1.540 PLN.

Las tasas de este ejemplo son supuestos utilizados únicamente para mostrar el método de cálculo. No determinan la tributación de un servicio concreto basándose en su nombre. Cuando los distintos tipos de actividad están sujetos a tasas diferentes, no se aplica una tasa media al ingreso total.

4. Mantén la documentación coordinada con el registro

Como medida organizativa, conviene comprobar la coherencia entre tres niveles:

Documentación comercial: el contrato, pedido o pliego describe el alcance real de la prestación.
Documento de venta: la descripción permite relacionar la cantidad cobrada con las tareas ejecutadas.
Registro de ingresos: el importe está asignado al tipo de actividad y a la tasa correspondientes.

Una vez al mes o antes de cerrar el trimestre se pueden comparar los totales de los documentos de venta, del registro y del cálculo del ryczałt. Si se emite una factura rectificativa, también debe comprobarse si cambia la asignación del ingreso al tipo de actividad o a la tasa.

5. Qué hacer cuando la clasificación del servicio no está clara

Primero describe el servicio sin utilizar nombres comerciales. Indica:

las tareas realizadas;
el resultado de la prestación;
el modo de ejecución;
el destinatario del servicio;
los elementos auxiliares;
las actividades que no están comprendidas en el servicio.

Después puedes consultar las posibles agrupaciones en el buscador de clasificaciones del GUS. La Oficina Estadística de Łódź informa de que este buscador permite localizar, entre otras, las agrupaciones de productos y servicios según la PKWiU. La información y el procedimiento están disponibles en la página del Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur de la Oficina Estadística de Łódź.

Si todavía existen dos o más agrupaciones posibles, puede seguirse este orden práctico:

preparar una descripción detallada de cada variante del servicio que se ofrece realmente;
adjuntar los materiales que permitan determinar la naturaleza de la prestación, como el alcance de los trabajos, el contrato o la especificación;
utilizar el procedimiento del Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur para las solicitudes relativas a productos o servicios según la PKWiU 2015;
indicar la finalidad de la solicitud, por ejemplo, determinar la clasificación PKWiU 2015 a efectos del impuesto sobre la renta;
conservar la solicitud, sus anexos y la respuesta recibida;
una vez establecida la agrupación, compararla por separado con la norma tributaria que determina la tasa de ryczałt aplicable.

La Oficina Estadística de Łódź señala que las solicitudes de información sobre productos o servicios conforme a la PKWiU 2015, presentadas para fines distintos de los procedimientos vinculantes enumerados en su página, deben dirigirse al Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur. La Oficina también pide que se indique la finalidad de la solicitud.

La información sobre la clasificación y la determinación de la tasa tributaria son cuestiones relacionadas, pero no idénticas. Obtener o confirmar una agrupación no sustituye la comprobación posterior de la norma fiscal que asigna una tasa concreta.

6. Expediente documental voluntario

Para cada tipo de ingreso relevante se puede mantener un expediente auxiliar que contenga:

una ficha del servicio con la descripción de las tareas;
el fundamento de la tasa aplicada;
la agrupación adoptada y su justificación, cuando la clasificación sea pertinente para determinar la tasa;
un modelo de descripción para las facturas;
ejemplos de contratos, especificaciones y actas de aceptación;
la correspondencia relacionada con la clasificación;
la respuesta del GUS, si se solicitó información;
el historial de cambios en el alcance del servicio.

Se trata de una recomendación organizativa y no de una lista cerrada de documentos exigidos. Conviene actualizar la ficha cuando cambien las tareas realizadas. El nombre utilizado anteriormente para el servicio no sustituye el análisis del nuevo alcance de la prestación.

7. Lista de comprobación antes de cerrar el mes o el trimestre

¿Se ha asignado cada importe a un tipo concreto de actividad?
¿El registro permite determinar por separado los ingresos sujetos a cada tasa?
¿La documentación comercial y de venta permite reconstruir de manera fiable el fundamento de la asignación?
¿La tasa aplicada corresponde al alcance real de las tareas?
¿Se ha comprobado la agrupación PKWiU cuando sea pertinente para determinar la tasa?
¿Las correcciones se han registrado en la categoría de ingresos adecuada?
¿Se han aclarado las dudas sobre la clasificación antes de seguir aplicando la tasa en períodos posteriores?