Certificat polonais de résidence fiscale CFR-1 : portée et demande WN CFR

WN CFR et CFR-1 ne désignent pas le même document

WN CFR est la demande électronique permettant de solliciter un certificat de résidence fiscale. CFR-1 désigne le certificat dont la délivrance est demandée. Le formulaire WN CFR est accessible depuis le compte d’une personne physique dans l’administration fiscale en ligne polonaise, l’e-Urząd Skarbowy. Le modèle PDF intitulé « Wniosek o wydanie zaświadczenia… » est lui aussi une demande et non un certificat CFR-1 déjà délivré. Cette distinction ressort de la description officielle du service WN CFR et du modèle officiel de demande au format PDF.

En pratique, le document à remettre à une administration étrangère, à un employeur ou à un cocontractant est le certificat délivré par l’administration fiscale, et non une copie de la demande déposée.

Ce que le CFR-1 confirme

Selon le modèle officiel, la demande porte sur la délivrance d’une attestation concernant :

• le domicile ou le siège fiscal sur le territoire de la République de Pologne ;
• l’assujettissement en Pologne à une obligation fiscale illimitée ;
• ce statut au sens de la convention conclue entre la Pologne et l’État indiqué dans la demande.

Pour une personne physique exerçant une activité individuelle, la question porte sur son domicile aux fins fiscales. Le modèle de demande relatif au CFR-1 prévoit l’indication d’un État déterminé et de la période que le certificat doit couvrir.

Le certificat peut notamment servir à justifier la résidence fiscale polonaise auprès d’une administration fiscale étrangère, d’un employeur ou d’un cocontractant. Il peut également documenter cette résidence pour l’application de la convention fiscale pertinente à des revenus de source étrangère, comme l’indique la présentation officielle du service WN CFR.

Ce que le CFR-1 n’établit pas à lui seul

Le CFR-1 ne remplace pas une analyse complète de la résidence fiscale. Le ministère polonais des Finances précise que la résidence n’a pas un caractère simplement déclaratif : elle doit être déterminée en tenant compte de l’ensemble des faits et circonstances propres au contribuable.

Pour une personne physique, les critères internes polonais sont indépendants l’un de l’autre. Une personne a son domicile fiscal en Pologne si elle y possède le centre de ses intérêts personnels ou économiques, ou si elle y séjourne plus de 183 jours pendant l’année fiscale. Ces règles sont détaillées dans les explications du ministère des Finances sur la résidence fiscale des personnes physiques.

Le certificat ne règle pas non plus automatiquement une situation de double résidence. Si la Pologne et un autre État considèrent tous deux une personne comme résidente selon leur droit interne, il faut appliquer les règles de départage de la convention fiscale concernée. Pour une personne physique, ces règles examinent généralement, dans l’ordre prévu par la convention, le foyer d’habitation permanent, les liens personnels et économiques les plus étroits, le lieu de séjour habituel, la nationalité puis, si nécessaire, un accord entre les autorités compétentes. Le texte de la convention applicable doit être vérifié dans chaque cas.

Déposer une demande WN CFR dans l’e-Urząd Skarbowy

Depuis le compte d’une personne physique, il faut sélectionner le service « Wniosek o certyfikat rezydencji podatkowej (WN CFR) ». La demande peut être déposée :

• par la personne pour elle-même ;
• au nom d’une autre personne physique par un mandataire général ;
• au nom d’une entité qui n’est pas une personne physique par un mandataire général.

Les rôles admis dans ce service sont présentés sur la page officielle du compte d’une personne physique dans l’e-Urząd Skarbowy.

Autres voies de dépôt prises en charge

D’après la procédure officielle relative aux attestations fiscales, une demande peut aussi être transmise :

• dans l’application mobile eUS au moyen du formulaire préparé à cet effet ;
• comme courrier général dans l’e-Urząd Skarbowy lorsque la demande recherchée ne figure pas dans la liste, avec la possibilité de joindre une demande préparée et signée ;
• par le système polonais d’envois électroniques e-Doręczenia ;
• sur papier, par dépôt personnel auprès du service fiscal ;
• sur papier, par courrier postal.

Une demande papier doit être signée à la main dans l’emplacement prévu.

Dépôt par un mandataire

La demande peut être présentée personnellement ou par un mandataire. Le mandat général PPO-1 est enregistré exclusivement sous forme électronique depuis un compte utilisateur de l’e-Urząd Skarbowy. Un mandat spécial limité à une affaire déterminée est déposé au moyen du formulaire PPS-1 et doit préciser son champ d’application.

Lorsqu’un mandataire est valablement désigné, l’administration lui remet le certificat. Les règles applicables aux mandats, y compris celles concernant le droit de timbre sur un mandat spécial, figurent dans la procédure officielle sur les attestations fiscales.

État concerné, destinataire, objet et période

Quatre éléments doivent être déterminés avant l’envoi de la demande.

1. État concerné

Il faut indiquer l’État dans les relations avec lequel le certificat sera utilisé. Le modèle officiel rattache le contenu demandé à la convention conclue entre la Pologne et cet État.

2. Destinataire

Il est utile d’identifier précisément le destinataire : administration fiscale étrangère, employeur, banque, plateforme ou cocontractant, par exemple. Cela permet de décrire clairement l’objet de la demande et de vérifier à l’avance les exigences propres à ce destinataire.

3. Objet

L’objet doit correspondre à l’utilisation réelle du certificat, par exemple la justification de la résidence fiscale polonaise pour appliquer une convention tendant à éviter la double imposition. Une description précise du destinataire et de l’opération est préférable à la seule mention générale « à des fins fiscales ».

4. Période

Le modèle officiel de demande permet d’indiquer une date de début et une date de fin. Le demandeur qui, à la date de délivrance, conserve son domicile ou son siège fiscal en Pologne peut demander que la date de fin figurant à la rubrique 2 du CFR-1 ne soit pas renseignée.

Cette possibilité ne signifie pas que tout destinataire acceptera le certificat sans limitation temporelle. Il convient de vérifier auprès du destinataire la période à couvrir et l’ancienneté maximale du document qu’il est disposé à accepter. Il n’existe pas, dans les sources citées, une durée de validité unique applicable à tous les usages et à tous les destinataires.

Le droit de timbre dépend de la voie de dépôt

Selon la procédure officielle relative aux attestations fiscales :

• aucun droit de timbre n’est perçu lorsque la demande est déposée dans l’e-Urząd Skarbowy ou l’application eUS ;
• pour une demande sur papier ou transmise par e-Doręczenia, le certificat de résidence fiscale figure parmi les attestations soumises à un droit de timbre de 17 PLN.

Il ne faut donc pas présenter ce montant comme une taxe universelle, indépendante du canal utilisé. Avant le dépôt, il est prudent de vérifier la procédure officielle correspondant à la voie choisie. En présence d’un mandataire, les éventuels frais liés au mandat doivent être examinés séparément.

Délai et mode de remise

Dans les 7 jours suivant le dépôt de la demande, l’administration doit délivrer le certificat ou rendre une décision procédurale, par exemple un refus de délivrer le certificat ou de lui donner le contenu demandé.

Le certificat ou la décision peut être remis :

• électroniquement sur le compte e-Urząd Skarbowy ;
• à une adresse de remise électronique ;
• sur papier par courrier postal ;
• sur papier, avec retrait personnel auprès du service fiscal.

Un document électronique est revêtu de la signature électronique qualifiée d’un agent de l’administration. Les modalités de remise et de vérification de cette signature sont décrites sur la page officielle consacrée aux attestations fiscales.

Recommandations : liste pratique pour préparer la demande

Les éléments ci-dessous sont des recommandations d’organisation. Ils ne constituent pas une liste universelle de pièces obligatoires à joindre à chaque demande.

Recommandations concernant la demande elle-même

• Vérifier le nom exact de l’État dans les relations avec lequel le certificat sera utilisé.
• Noter le nom du destinataire et l’objet concret de la remise du CFR-1.
• Choisir une période correspondant à la transaction, au paiement ou à l’exercice fiscal concerné.
• Déterminer le mode souhaité de remise du certificat.
• Si un mandataire intervient, vérifier avant le dépôt la nature et l’étendue de son mandat.
• Demander directement au destinataire s’il exige une langue particulière, une traduction, un original papier, un fichier électronique ou un document délivré après une certaine date. Ces exigences ne doivent pas être supposées identiques pour tous les États et destinataires.

Recommandations concernant les jours de présence

Pour le critère de présence, le seuil est dépassé lorsque la personne séjourne en Pologne plus de 183 jours au cours de l’année civile concernée. Selon la méthode des jours de présence physique exposée par le ministère des Finances, toute partie de journée passée en Pologne compte, y compris le jour d’arrivée et le jour de départ.

Il peut donc être utile de préparer :

• un calendrier des séjours en Pologne et à l’étranger ;
• une liste des dates d’arrivée et de départ ;
• les éléments permettant de reconstituer les déplacements si l’administration demande des explications.

Recommandations concernant les liens personnels

Pour déterminer le centre des intérêts personnels, les facteurs pertinents peuvent comprendre les liens familiaux et sociaux, les activités sociales, culturelles, sportives ou politiques, le lieu du foyer et la présence du conjoint, du partenaire ou des enfants mineurs.

Selon la situation, il peut être utile d’organiser les éléments montrant :

• où se trouve le foyer habituel ;
• où vit la famille proche ;
• dans quel État se déroule la vie personnelle quotidienne.

Recommandations concernant les liens économiques

Pour le centre des intérêts économiques, le ministère des Finances mentionne notamment le lieu d’exercice de l’activité rémunérée, les principales sources de revenus, les investissements, les biens mobiliers et immobiliers, les emprunts, les comptes bancaires et le lieu depuis lequel le patrimoine est administré.

Il peut donc être utile de préparer un relevé cohérent indiquant :

• le lieu d’exercice de l’activité professionnelle ou entrepreneuriale ;
• les principales sources de revenus ;
• les investissements et biens significatifs ;
• les emprunts et comptes bancaires ;
• le lieu depuis lequel l’activité et le patrimoine sont effectivement gérés.

Il n’est pas recommandé d’envoyer automatiquement tous les documents disponibles. Il est préférable de déposer une demande complète et de conserver les éléments justificatifs de manière ordonnée pour répondre à une éventuelle demande d’explications. Leur nature dépend des faits propres au contribuable puisque, selon les explications du ministère polonais des Finances, la résidence fiscale doit être appréciée au regard de l’ensemble des faits et circonstances pertinents.