NIP erroné de l’acheteur sur une facture acceptée par KSeF : correction à zéro et nouvelle facture
Que doivent faire le vendeur et le destinataire lorsqu’une facture électronique acceptée indique un NIP erroné de l’acheteur ? Procédure du MF, exemple et liste des identifiants.
NIP erroné de l’acheteur sur une facture acceptée par KSeF
Si une facture a été acceptée par KSeF et a reçu un numéro KSeF, mais contient un NIP erroné de l’acheteur, le vendeur doit émettre une facture rectificative ramenant les montants à zéro en conservant ce même NIP erroné, puis transmettre une nouvelle facture initiale comportant les coordonnées exactes de l’acheteur. Il ne s’agit pas de remplacer le NIP sur la facture rectificative. Cette procédure est décrite dans le Manuel KSeF 2.0, partie II, section 1.6.4, p. 19–20.
Distinguez d’abord trois situations
- Facture acceptée contenant un NIP erroné de l’acheteur : émettez une facture rectificative ramenant les montants à zéro en conservant le NIP erroné, puis une nouvelle facture initiale avec les coordonnées exactes. C’est le cas décrit à la section 1.6.4.
- Fichier techniquement rejeté en mode ONLINE : en cas de vérification négative, KSeF n’attribue pas de numéro et la facture n’a pas été émise. Il faut vérifier l’exactitude des données et renouveler l’envoi. Ce cas ne doit pas être confondu avec la rectification d’une facture acceptée. Référence : section 1.6.1, p. 17–18.
- Erreur dans les autres coordonnées de l’acheteur, avec un identifiant exact : la section 2.13.8 décrit l’utilisation de Podmiot2K. Il faut y indiquer les coordonnées complètes de l’acheteur figurant sur la facture initiale ; lors de la rectification des autres données, le numéro d’identification doit être identique à celui indiqué dans Podmiot2 ou, pour l’acheteur supplémentaire, dans Podmiot3 de la facture rectificative. Ce mécanisme ne permet pas de remplacer un NIP erroné par celui d’une autre entité.
Source de ces distinctions : manuel du MF, sections 1.6.1, 1.6.4 et 2.13.8.
Pourquoi ne peut-on pas simplement changer l’acheteur ?
Une facture acceptée ne peut être ni modifiée ni annulée dans KSeF. Son émetteur corrige les erreurs au moyen d’une facture rectificative. Référence : sections 1.6.2–1.6.3, p. 18–19.
Pour un NIP erroné de l’acheteur, le manuel apporte une justification supplémentaire : la facture est attribuée à l’entité dont le NIP figure sur le document, même si elle n’est pas l’acheteur réel. C’est pourquoi la section 1.6.4 précise expressément qu’il ne faut pas émettre une facture rectificative remplaçant le NIP erroné par un autre NIP exact. La procédure documentée consiste à émettre successivement deux documents : une facture rectificative ramenant les montants à zéro, puis une nouvelle facture initiale.
Que doit faire le vendeur ?
Pour une facture acceptée contenant un NIP erroné de l’acheteur :
- Émettre dans KSeF une facture rectificative ramenant les montants à zéro, en conservant le NIP erroné de l’acheteur.
- Transmettre ensuite à KSeF une nouvelle facture initiale comportant les coordonnées exactes de l’acheteur réel, notamment son NIP exact.
Il s’agit des obligations prévues par la section 1.6.4 du manuel du MF, et non d’une méthode facultative d’organisation des documents.
Exemple : marchandise pour A, facture pour B
Exemple hypothétique. Les lettres A et B sont uniquement des désignations illustratives, et non des numéros NIP ou des identifiants de documents.
- Transaction : le vendeur a livré une marchandise à l’entreprise A.
- Erreur : dans le champ
Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIPde la structure FA(3), il a indiqué le NIP de l’entreprise B. La facture a été acceptée et a reçu un numéro KSeF. - Conséquence de l’attribution : la facture est reçue par B, bien que B n’ait pas acheté la marchandise.
- Rectification : le vendeur émet une facture rectificative ramenant les montants à zéro avec le NIP de l’entreprise B utilisé par erreur.
- Nouveau document : il émet ensuite une nouvelle facture initiale comportant les coordonnées exactes de l’entreprise A, dont son NIP.
Il ne faut pas émettre à la place une facture rectificative remplaçant le NIP de l’entreprise B par celui de l’entreprise A. Cet exemple correspond à la situation décrite à la section 1.6.4.
Que doit faire l’acheteur ou le destinataire incorrect ?
Contactez le vendeur en dehors de KSeF et expliquez l’erreur. Cela concerne aussi bien l’acheteur réel que l’entité ayant reçu une facture relative à l’achat d’un tiers.
Le destinataire ne peut pas rejeter une facture acceptée dans KSeF. Le système ne propose aucune option permettant à l’acheteur d’approuver ou de rejeter une facture après sa réception. Les erreurs et les litiges sont clarifiés en dehors du système ; dans le cas d’une confusion entre A et B, le vendeur émet une facture rectificative ramenant les montants à zéro, puis une nouvelle facture exacte. Référence : section 6.3, p. 97–98.
Liste de contrôle des identifiants des documents
La liste ci-dessous est une recommandation d’organisation destinée à préparer le signalement au vendeur et à classer les documents :
- Notez le numéro de la facture initiale attribué par le vendeur — la valeur du champ
P_2. - Notez séparément le numéro KSeF de cette facture. Ne le confondez pas avec le numéro de référence de la session.
- Relevez la date d’émission de la facture initiale, le NIP erroné figurant sur le document et les coordonnées exactes de l’acheteur réel.
- Après l’émission de la facture rectificative et de la nouvelle facture, notez séparément leurs numéros attribués par l’émetteur et leurs numéros KSeF.
- Vérifiez que la facture rectificative fait référence à la bonne facture initiale.
La distinction entre le numéro P_2, le numéro KSeF et le numéro de référence de la session est décrite dans le manuel du MF, description des éléments de l’UPO, p. 77–78.
Indépendamment de cette recommandation, la facture rectificative doit comporter son propre numéro et sa date d’émission, les données de la facture initiale — notamment sa date, son numéro et les coordonnées des parties — ainsi que le numéro KSeF de la facture initiale, si celui-ci a été attribué. Dans le cas traité ici, la facture acceptée possède déjà un numéro KSeF. Référence : section 4.1.3, p. 72–73. Cette liste d’identifiants ne remplace pas l’ensemble des données obligatoires de la facture rectificative.
Cet article décrit la procédure de rectification des documents. Il ne détermine ni le droit à déduction de la TVA, ni la prise en compte d’une charge au titre du PIT, ni la période de déclaration de la correction.