Note d'achat et charge sans facture dans l'entreprise individuelle (JDG) en 2026

Comment documenter une charge dans la JDG sans facture : note d'achat, reçu, ticket avec NIP. Art. 22 al. 6b du PIT, exigences probatoires, pièges fréquents.

Vous avez acheté un petit matériel, payé en espèces et n'avez pas reçu de facture ? Ou vous avez reçu un reçu qui n'est pas une facture TVA ? Depuis 2026, les règles d'enregistrement de ces charges dans l'entreprise individuelle (JDG) sont précises : sans le document approprié, pas de charge dans le livre de recettes et dépenses (KPiR). Mais le document approprié n'est pas toujours une facture.

Nous expliquons ce qui constitue un document comptable dans le KPiR (art. 22 al. 1 et 6b de la loi sur l'impôt sur le revenu (PIT)), comment établir une note d'achat et quand on peut — ou non — enregistrer une charge sans facture.

Que dit la loi sur le PIT

L'art. 22 al. 1 de la loi sur le PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) définit les charges déductibles comme les dépenses engagées en vue de percevoir des revenus ou de conserver ou sécuriser la source de revenus, à l'exclusion de celles énumérées à l'art. 23 (charges ne pouvant constituer une charge déductible (KUP)).

L'art. 22 al. 6b dispose que pour les contribuables tenant un KPiR le jour de constatation de la charge est le jour d'émission de la facture, du reçu ou d'un autre document servant de base à l'enregistrement de la charge, sous réserve des exceptions légales.

La formule clé : « autre document ». Cela ne doit pas être une facture TVA — mais ce doit être un document remplissant certaines exigences.

Hiérarchie des documents de charge

1. Facture TVA (la preuve la plus forte)

Facture TVA standard avec date, numéro, données du vendeur et de l'acheteur, description du bien/service, montants HT/TVA/TTC. Constitue la base de la déduction de la TVA (pour un assujetti actif) et de l'enregistrement dans le KPiR.

2. Facture simplifiée / ticket avec NIP jusqu'à 450 zł

Le ticket de caisse avec le numéro d'identification fiscale (NIP) de l'acheteur jusqu'à un montant brut de 450 zł (ou 100 euros) est traité comme une facture simplifiée (art. 106e al. 5 pkt 3 de la loi sur la TVA). Donne droit à la déduction de la TVA et à l'enregistrement dans le KPiR.

Au-dessus de 450 zł — il faut une facture TVA complète.

3. Reçu (non facture)

Le reçu est établi par une entité qui n'est pas assujettie à la TVA (p. ex. une personne physique sans activité). Le reçu ne contient pas de TVA et ne donne pas droit à la déduction de la TVA. Cependant, il constitue un document comptable dans le KPiR — à condition de remplir les exigences.

4. Note d'achat (document interne)

Lorsque vous ne disposez ni d'une facture ni d'un reçu, vous pouvez établir une note d'achat — un document interne établi par le contribuable. C'est le dernier recours probatoire, accepté par les autorités fiscales sous certaines conditions.

Comment établir une note d'achat

La note d'achat doit contenir :

Date de constatation de la charge — jour de l'achat effectif,
Montant de la charge — prix d'achat,
Objet de l'achat — ce qui a été acheté exactement (désignation du bien/service),
Finalité du lien avec l'activité — pourquoi l'achat sert l'activité (lien avec le revenu),
Mode de paiement — espèces, virement, carte,
Signature du contribuable — déclaration d'avoir engagé la charge.

Exemple de note

NOTE D'ACHAT N° NZ-001/2026

Date de la charge : 15.07.2026
Émetteur : Jan Kowalski, NIP 1234567890
Objet : Papier pour imprimante A4, 5 ramettes
Montant : 120 zł (en lettres : cent vingt złotys)
Finalité : Matériel de bureau pour activité comptable
Mode de paiement : espèces
Magasin : papeterie rue Długa 5, Varsovie

Signature de l'entrepreneur : [signature]

Limites de la note d'achat

Pas de TVA à déduire — la note n'est pas un document TVA, ne donne pas droit à la déduction de la TVA,
Valeur probatoire moindre — les autorités fiscales traitent la note comme un moyen de preuve complémentaire ; lors d'un contrôle, elles peuvent exiger une confirmation supplémentaire,
Montant raisonnable — les notes d'achat sont fiables pour des charges mineures (jusqu'à quelques centaines de złotys). Pour des montants plus élevés, les autorités fiscales s'attendent à une facture ou un reçu.

Que peut-on enregistrer sans facture

Charges où la facture n'est pas requise

Certaines charges peuvent être documentées sans facture TVA :

Indemnités et forfaits pour déplacements professionnels — sur la base du décompte du déplacement (pas de facture d'hôtel),
Amortissement — dotation calculée sur la valeur initiale du bien d'équipement, non documentée par une facture chaque mois,
Consommation de matériaux — matériaux entrés en stock avec facture, consommés sans documents supplémentaires,
Charges financières — commissions bancaires confirmées par relevé bancaire,
Intérêts d'emprunt — confirmés par le tableau d'amortissement et le relevé.

Charges où la facture (ou un justificatif équivalent) est requise

Achat de marchandises — facture ou document douanier,
Services de tiers — facture ou reçu,
Carburant, entretien, réparations du véhicule — facture ou ticket avec NIP jusqu'à 450 zł,
Matériel et mobilier — facture,
Location de local — facture ou contrat de location.

Pièges fréquents

Ticket ordinaire sans NIP — ce n'est pas un document comptable. Il faut demander un ticket avec NIP ou une facture.
Note à la place d'une facture pour des charges importantes — les autorités fiscales contestent les notes pour des montants supérieurs à quelques centaines de złotys. Là où une facture est possible, il faut l'obtenir.
Absence de description de la finalité — une note d'achat sans explication du lien avec l'activité est sans valeur comme document comptable.
Date du document et date de paiement — depuis 2026 (art. 22 al. 6b), le jour de constatation de la charge est la date d'émission du document, pas la date de paiement. Il faut en tenir compte pour les charges de fin d'année.
Déduction de la TVA sur la note — la note d'achat n'est pas un document TVA. On ne peut pas déduire la TVA, même si la TVA était comprise dans le prix.
Facture simplifiée au-dessus de 450 zł — un ticket avec NIP au-dessus de 450 zł n'est pas une facture simplifiée. Il faut une facture complète.

Questions fréquentes

Un ticket ordinaire sans NIP peut-il être enregistré dans le KPiR ?

Non. Un ticket ordinaire sans NIP n'est pas un document comptable. Il faut demander un ticket avec NIP (jusqu'à 450 zł) ou une facture TVA.

Peut-on établir une note d'achat pour n'importe quel montant ?

En théorie oui, mais en pratique les notes sont acceptées pour des charges mineures (jusqu'à quelques centaines de złotys). Pour des montants plus élevés, les autorités fiscales s'attendent à une facture ou un reçu.

Peut-on déduire la TVA d'une note d'achat ?

Non. La note n'est pas un document TVA et ne donne pas droit à la déduction de la TVA.

Un reçu (non facture) suffit-il pour le KPiR ?

Oui. Un reçu établi par une personne physique non assujettie à la TVA est un document comptable dans le KPiR. Il ne donne cependant pas droit à la déduction de la TVA (car il n'y a pas de TVA).

Une avance à l'employé nécessite-t-elle une facture ?

Le décompte d'une avance (p. ex. indemnité, forfait de déplacement) ne nécessite pas de facture de l'employé — le décompte du déplacement établi par l'entrepreneur suffit.

Sources

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Ce matériel a un caractère informatif. La documentation des charges doit être adaptée à la situation individuelle.

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