Autofacturation dans KSeF : l’acheteur et les personnes qu’il habilite

Autofacturation dans KSeF : qui peut émettre les factures ?

Le vendeur peut accorder à l’acheteur une habilitation à l’autofacturation dans KSeF. Une fois cette habilitation accordée, l’acheteur peut émettre des factures au nom du vendeur directement dans KSeF. C’est ainsi que le ministère polonais des Finances décrit ce mécanisme dans la réponse nº 10 de sa foire aux questions.

L’acheteur doit-il émettre les factures personnellement ?

L’acheteur n’est pas le seul à pouvoir utiliser ce mécanisme. Une fois qu’il a reçu l’habilitation du vendeur, les personnes auxquelles il accorde lui-même des habilitations peuvent également émettre des factures au nom du vendeur directement dans KSeF. Il s’agit d’une possibilité mentionnée dans la même réponse du ministère, et non d’une obligation de faire intervenir d’autres personnes.

Distinguons donc trois rôles :

• Le vendeur — peut accorder à l’acheteur une habilitation à l’autofacturation dans KSeF.
• L’acheteur — après avoir obtenu cette habilitation, peut émettre des factures au nom du vendeur directement dans KSeF.
• Les personnes habilitées par l’acheteur — dans le cadre de ce mécanisme, peuvent également émettre des factures au nom du vendeur directement dans KSeF.

Habilitation technique et appréciation juridique

Cette description porte uniquement sur le mécanisme d’habilitation dans KSeF. Le seul octroi d’une habilitation technique ne doit pas être considéré comme la preuve que toutes les conditions juridiques de l’autofacturation sont remplies. Cet article n’évalue pas si l’autofacturation est autorisée pour une transaction particulière.

Liste organisationnelle facultative

Pour clarifier les rôles, vous pouvez préparer une note interne indiquant :

• le vendeur au nom duquel les factures doivent être émises ;
• l’acheteur auquel le vendeur prévoit d’accorder une habilitation à l’autofacturation ;
• les personnes auxquelles l’acheteur envisage d’accorder des habilitations, s’il souhaite utiliser cette possibilité.

Il s’agit d’une suggestion d’organisation, et non d’un formulaire officiel ni d’une obligation supplémentaire. Ne la considérez pas comme une confirmation que les conditions juridiques de l’autofacturation sont remplies.

À ne pas confondre avec l’accès du cabinet comptable

Le ministère traite séparément les habilitations permettant à un cabinet comptable d’émettre et de consulter des factures, dans la réponse nº 17. Ne confondez pas ce sujet avec l’habilitation à l’autofacturation accordée à l’acheteur qui est décrite ici.

La désignation particulière de l’acheteur dans le cadre de VAT RR et l’autofacturation internationale restent hors du champ de cet article. La description présentée ne doit pas leur être transposée sans une analyse distincte.