UPL-1 en Pologne — procuration pour les déclarations électroniques confiée à un comptable d’une JDG en 2026

UPL-1 est une procuration fiscale unilatérale par laquelle un entrepreneur autorise une personne précise à signer et transmettre électroniquement des déclarations fiscales en son nom. Le formulaire est gratuit. Il peut être déposé électroniquement dans l’e-Urząd Skarbowy, le centre des impôts électronique polonais, ou sur papier auprès du centre des impôts compétent.

Si vous changez de cabinet, UPL-1 fait partie des autorisations qu’il faut accorder en connaissance de cause au nouveau cabinet et retirer avec la même vigilance à l’ancien. Le guide comment changer de comptable en 2026 présente le contexte plus large de ce changement.

Ce que permet exactement UPL-1

UPL-1 autorise la personne physique désignée à accomplir, au nom du contribuable, les formalités liées à la transmission électronique des déclarations. En pratique, cela comprend :

• la signature et l’envoi des déclarations fiscales électroniques,
• le dépôt de JPK_V7, de VAT-UE, de notifications et d’autres formulaires exigés par la législation fiscale,
• la signature des déclarations rectificatives,
• le téléchargement des accusés de réception officiels (UPO) pour les déclarations envoyées.

Le mandataire agissant sur la base d’UPL-1 dépose et signe les documents comme le ferait le contribuable. L’administration considère la déclaration comme déposée dans les délais à condition que la procuration soit valide au moment de l’envoi.

Ce que UPL-1 ne permet PAS

C’est le malentendu le plus fréquent concernant UPL-1. Ce formulaire n’est pas une procuration générale. Il n’autorise notamment pas à :

• signer des convocations, des réponses à des décisions procédurales ou des actes de procédure dans le cadre de mesures d’exécution et de contrôles (PPO-1 ou PPS-1 sont prévus à cet effet),
• représenter le contribuable devant le Naczelnik US, c’est-à-dire le directeur du centre des impôts polonais, pour des questions ne relevant pas des déclarations électroniques,
• gérer les accès à KSeF, ni recevoir ou envoyer des factures par KSeF — il s’agit d’un mécanisme distinct, décrit dans l’article autorisations KSeF pour un comptable et un cabinet comptable,
• accéder aux boîtes de réception de l’e-Urząd Skarbowy, le centre des impôts électronique polonais, pour des opérations autres que le dépôt de déclarations,
• disposer des fonds figurant sur le compte fiscal ou le microcompte fiscal, ni des remboursements d’impôt,
• effectuer les règlements auprès de ZUS — un organisme polonais de sécurité sociale — pour lesquels une procuration distincte PEL est requise.

UPL-1 est un outil à la portée limitée. Il sert à envoyer les déclarations électroniques dans les délais, sans intervention constante de l’entrepreneur. Si le cabinet a besoin de pouvoirs supplémentaires, l’entrepreneur doit lui accorder une autre procuration ou accomplir lui-même l’opération concernée.

Qui peut être mandataire dans le cadre d’UPL-1

Le mandataire peut être une personne physique ayant la capacité juridique. En pratique, il s’agit du comptable qui tient les registres, d’un salarié du cabinet comptable ou d’une personne de confiance au sein de l’entreprise. Le mandataire ne peut pas être l’entité elle-même (par exemple « Biuro Rachunkowe X Sp. z o.o. ») : il faut indiquer une personne précise, son PESEL et ses données d’identification.

Si plusieurs salariés du cabinet envoient des déclarations, une UPL-1 distincte doit être déposée pour chacun d’eux. Il n’existe aucune « sous-délégation » automatique.

Comment accorder UPL-1 étape par étape

1. Choisissez le mode de dépôt : électroniquement dans l’e-Urząd Skarbowy ou sur papier auprès du centre des impôts compétent.
2. Saisissez les données du contribuable et du mandataire précis requises dans le formulaire UPL-1.
3. Indiquez la durée de validité de la procuration.
4. Signez le formulaire conformément aux règles de représentation de l’entreprise.
5. Déposez UPL-1 avant le jour où le mandataire signera et enverra la première déclaration.
6. En cas d’envoi en ligne, téléchargez l’UPO. Pour la version papier, conservez une copie portant la confirmation de dépôt ou la preuve d’expédition.

L’administration inscrit les données au registre des procurations et n’envoie aucune notification distincte signalant la clôture du dossier. Il ne faut donc pas attendre l’envoi du premier JPK ou de la première déclaration pour déposer UPL-1.

Comment révoquer la procuration — formulaire OPL-1

La révocation d’UPL-1 s’effectue au moyen du formulaire OPL-1. Celui-ci peut être remis sur papier au même centre des impôts ou déposé électroniquement dans l’e-Urząd Skarbowy.

• Indiquez le mandataire dont vous révoquez les pouvoirs.
• En cas d’envoi électronique, signez OPL-1 avec une méthode autorisée et téléchargez l’UPO.
• Pour la version papier, conservez la confirmation du dépôt ou de l’expédition.

Dans le formulaire OPL-1, indiquez les données de la procuration révoquée conformément au modèle en vigueur. Après le dépôt, conservez l’accusé de réception et consultez la liste des procurations dans l’e-Urząd Skarbowy. Coordonnez la date de révocation avec l’envoi des dernières déclarations et la réception des UPO, afin de ne pas laisser à l’ancien cabinet un accès plus longtemps que ne l’exige la fin de la prise en charge.

Responsabilité des parties

UPL-1 ne transfère pas automatiquement au comptable la responsabilité du règlement fiscal. L’entrepreneur reste responsable vis-à-vis de l’administration :

• du dépôt de la déclaration dans les délais,
• de l’exactitude des données et des calculs,
• du paiement de l’impôt sur le microcompte fiscal,
• de la validité des procurations.

Le comptable est responsable envers l’entrepreneur sur la base du contrat de tenue des registres. Sa responsabilité envers l’administration n’est engagée que dans les cas expressément prévus et, en règle générale, c’est le contribuable qui supporte les conséquences d’un retard.

Il est donc utile de conserver une copie de chaque UPL-1 et OPL-1 envoyée, ainsi que les justificatifs de leur dépôt et de leur révocation. En cas de litige, ces documents constituent des preuves importantes de la date à laquelle la procuration a été accordée ou révoquée.

UPL-1 et les autres procurations fiscales

UPL-1 est l’une des nombreuses procurations fiscales. Ne la confondez pas avec :

• PPO-1 — procuration générale permettant de traiter les affaires devant les autorités fiscales ; plus large qu’UPL-1, elle ne couvre toutefois pas la signature de tous les courriers,
• PPS-1 — procuration spéciale concernant une affaire déterminée (par exemple un contrôle précis ou une demande donnée),
• PEL — procuration relative à ZUS, qui relève d’un registre et de formulaires totalement distincts,
• les autorisations KSeF — accordées au sein du système KSeF et non dans l’e-Urząd Skarbowy.

L’erreur la plus fréquente consiste à croire qu’« une seule procuration pour le comptable » suffit. En réalité, le comptable chargé d’envoyer le JPK, de communiquer avec ZUS et de gérer KSeF a besoin de trois autorisations distinctes.

Erreurs les plus fréquentes

1. Accorder UPL-1 au lieu de PPO-1 alors que le cabinet doit répondre à des convocations.
2. Laisser l’UPL-1 de l’ancien cabinet active après la fin du contrat.
3. Révoquer UPL-1 avant que l’ancien cabinet ait envoyé le dernier JPK_V7.
4. Inscrire dans UPL-1 le nom du cabinet au lieu des données d’une personne physique précise.
5. Considérer UPL-1 comme un accès à KSeF ou comme un droit de disposer des remboursements.
6. Ne pas conserver de copie d’OPL-1 après la révocation de la procuration.
7. Supposer qu’UPL-1 couvre également ZUS (elle couvre uniquement les déclarations fiscales électroniques).

Quand est-il utile d’accorder UPL-1

UPL-1 est pertinente lorsque le comptable envoie effectivement les déclarations électroniques et doit pouvoir le faire dans les délais, sans solliciter sans cesse la signature de l’entrepreneur. Elle ne remplace cependant pas les autres autorisations.

N’accordez que les autorisations dont le cabinet a réellement besoin. Fixez la date de révocation de manière à permettre à l’ancien cabinet d’envoyer la dernière déclaration et de recevoir l’UPO, sans qu’il conserve un accès après la fin de la prise en charge.

Sources

• Biznes.gov.pl — procurations fiscales (UPL-1, OPL-1, PPO-1, PPS-1)
• Ministère des Finances — formulaires de procuration fiscale

Ce document présente des informations générales. La portée détaillée et la procédure d’attribution de la procuration résultent des dispositions de l’Ordynacja podatkowa, le Code fiscal polonais, ainsi que des instructions en vigueur de l’e-Urząd Skarbowy.