PEL en Pologne — procuration ZUS pour un comptable et un cabinet comptable en 2026

Qu’est-ce que la procuration PEL auprès de ZUS, comment l’accorder via PUE/eZUS, comment la révoquer avec PEL-O et pourquoi PEL n’est pas équivalente à UPL-1 ni aux autorisations KSeF.

PEL est une procuration permettant de représenter un assuré ou un cotisant devant Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), l’organisme polonais de sécurité sociale. Elle se dépose électroniquement via PUE/eZUS, le portail en ligne de ZUS, ou sur papier dans une agence. Elle est distincte des procurations fiscales (UPL-1, PPO-1) et des autorisations dans KSeF : il s’agit d’un registre séparé, avec d’autres formulaires et une autre procédure de révocation.

Cet article complète le guide comment changer de comptable en 2026 avec des précisions concernant ZUS. Un article distinct présente la procuration fiscale pour les déclarations électroniques : UPL-1 — procuration pour les déclarations électroniques.

Ce que permet PEL

PEL autorise la personne physique désignée à accomplir des opérations devant ZUS au nom de l’assuré ou du cotisant. En pratique, un comptable titulaire d’une PEL peut :

déposer et signer des documents de règlement et d’affiliation (notamment DRA, RCA, RSA, ZCNA, ZFA et ZBA),
envoyer des rectifications de ces documents,
recevoir la correspondance de ZUS dans PUE/eZUS,
consulter l’historique des règlements, les soldes et les échéances de paiement des cotisations,
déposer des demandes et des déclarations en matière d’assurances (par exemple l’affiliation aux assurances ou le changement du code du titre d’assurance),
communiquer avec ZUS pour les affaires courantes liées aux règlements.

Le mandataire agissant sur la base de PEL dépose les documents comme le ferait l’entrepreneur. La portée de ses pouvoirs dépend du caractère général ou spécial de la procuration.

Procuration générale ou spéciale

PEL peut être une procuration générale ou spéciale :

Générale — elle couvre toutes les opérations en matière de sécurité sociale (et éventuellement d’autres domaines indiqués lors de son attribution) devant ZUS. Elle est pratique, mais plus large que ce dont la plupart des cabinets ont besoin.
Spéciale — elle couvre uniquement les opérations ou l’affaire indiquées. Il peut par exemple s’agir d’une procuration limitée au règlement courant des cotisations, sans représentation dans une procédure de recouvrement ou de recours.

Pour un cabinet comptable chargé de la comptabilité courante, une procuration couvrant les opérations de règlement et la communication dans PUE/eZUS suffit le plus souvent. Tous les contrats ne nécessitent pas une procuration générale.

Ce que PEL ne remplace pas

PEL concerne les actes juridiques accomplis dans les relations avec ZUS, dans les limites indiquées sur le formulaire. Elle ne donne toutefois pas :

accès à KSeF ni le droit d’émettre des factures dans ce système — voir autorisations KSeF pour un comptable et un cabinet comptable,
le droit de signer des déclarations fiscales électroniques — UPL-1 est prévue à cet effet,
accès au compte bancaire de l’entrepreneur.

La possibilité pour le mandataire de déposer certaines demandes, d’intervenir dans des affaires de prestations ou d’accomplir d’autres actes auprès de ZUS dépend de la portée de la PEL accordée. Il ne faut pas déduire de tels pouvoirs du seul fait que le comptable a accès à eZUS.

Comment accorder PEL étape par étape

La solution la plus pratique est eZUS, mais le formulaire PEL en vigueur peut également être rempli, imprimé et remis à ZUS.

Connectez-vous à votre compte PUE/eZUS en tant qu’assuré ou cotisant.
Ouvrez la section consacrée aux procurations et choisissez le formulaire PEL.
Saisissez les données du mandant et du mandataire requises dans le formulaire en vigueur.
Indiquez la portée : générale ou spéciale (dans ce dernier cas, précisez les opérations concernées).
Signez et envoyez le formulaire via eZUS, ou imprimez-le et remettez-le à ZUS.
Conservez la confirmation d’attribution de la procuration.

Avant le premier envoi d’un document, le mandataire doit vérifier sur son compte eZUS qu’il dispose du bon accès et que la portée de la procuration correspond au contrat.

Comment révoquer la procuration — formulaire PEL-O

La révocation de PEL s’effectue avec le formulaire PEL-O :

électroniquement via PUE/eZUS au moyen d’une méthode disponible dans le système,
ou sur papier dans une agence ZUS.

La procédure de révocation est analogue à celle de l’attribution. Indiquez le mandataire dont vous révoquez les pouvoirs, signez et envoyez le formulaire. Téléchargez la confirmation de révocation afin d’en conserver la preuve.

Après le dépôt de PEL-O, conservez la confirmation et vérifiez dans eZUS que le mandataire a perdu l’accès dans la mesure prévue. Coordonnez la date de révocation avec l’envoi des derniers documents de règlement, notamment DRA et RCA, afin de ne pas bloquer le mois de transition ni laisser à l’ancien cabinet un accès plus longtemps que nécessaire. Le procès-verbal de remise des documents lors d’un changement de comptable fournit plus de détails.

PEL et UPL-1 — ne les confondez pas

L’erreur la plus fréquente consiste à considérer PEL et UPL-1 comme une seule « procuration pour le comptable ». Il s’agit de deux systèmes distincts :

UPL-1 — procuration fiscale, e-Urząd Skarbowy, le centre des impôts électronique polonais, déclarations électroniques (JPK_V7, PIT, VAT-UE).
PEL — procuration ZUS, PUE/eZUS, documents de règlement (notamment DRA, RCA et RSA).

Les formulaires, les registres, les administrations et les procédures de révocation sont entièrement distincts. Accorder UPL-1 ne confère aucun pouvoir auprès de ZUS. Accorder PEL ne permet pas d’envoyer le JPK.

Un cabinet chargé de l’ensemble des obligations d’une JDG (fiscalité + ZUS) a besoin des deux procurations. Il peut aussi avoir besoin de PPO-1 pour les courriers fiscaux et d’autorisations dans KSeF.

PEL et le travail avec des ressortissants étrangers

Si l’entreprise emploie des étrangers ou fait appel à des prestataires dans le cadre d’umowy zlecenia, des contrats de mandat polonais, le comptable a souvent besoin de PEL pour affilier et radier ces personnes des assurances, préparer les documents A1/S1 et correspondre avec ZUS dans les affaires transfrontalières. Il est alors utile d’accorder une procuration dont la portée inclut expressément les documents de coordination des assurances.

L’article sur l’emploi d’un étranger dans une JDG et celui consacré à umowa zlecenie et ZUS décrivent plus en détail les aspects pratiques de l’emploi.

Erreurs les plus fréquentes

Laisser la PEL de l’ancien cabinet active après la fin du contrat.
Révoquer PEL avant que l’ancien cabinet ait envoyé les derniers DRA et RCA.
Accorder une procuration générale alors qu’une procuration spéciale aurait suffi.
Considérer PEL comme un accès à KSeF ou comme une autorisation d’envoyer les déclarations fiscales électroniques.
Ne pas conserver de copie de PEL-O après la révocation.
Inscrire le nom du cabinet au lieu des données d’une personne physique précise.
Ne pas conserver de copie de PEL après son attribution : en cas de litige, il n’existe alors aucune preuve de la portée des pouvoirs.

Quand accorder PEL

PEL est pertinente lorsque le comptable calcule effectivement les cotisations et communique avec ZUS en votre nom. Adaptez la portée de la procuration aux tâches réelles du cabinet ; n’accordez pas automatiquement une portée générale si la prise en charge doit rester limitée.

À la fin de la collaboration, révoquez la procuration au moyen de PEL-O à une date coordonnée avec l’envoi des derniers documents de règlement. Conservez une copie de PEL, de PEL-O et des confirmations comme preuve de la portée de la procuration et du déroulement de sa révocation.

Responsabilité des parties

PEL ne transfère pas au comptable la responsabilité envers ZUS de l’exactitude des données et du paiement ponctuel des cotisations. Cette responsabilité reste celle du cotisant (l’entrepreneur). Le mandataire est responsable envers le mandant sur la base du contrat relatif à la tenue des règlements, et envers ZUS uniquement dans les situations expressément prévues.

Il est donc utile de conserver une copie de chaque PEL et PEL-O, les confirmations d’attribution et de révocation ainsi que les documents officiels de règlement, notamment DRA, RCA et RSA. En cas de litige, ils permettent d’établir la portée de la procuration et le déroulement de sa révocation.

Sources

Ce document présente des informations générales. La portée détaillée et la procédure d’attribution de la procuration résultent de la législation relative au système de sécurité sociale ainsi que des instructions en vigueur de ZUS.