Procès-verbal de remise des documents lors d’un changement de comptable en Pologne en 2026

Liste de contrôle pratique pour transférer la comptabilité : KPiR, JPK, déclarations, UPO, immobilisations, comptes, soldes, procurations et accès électroniques — sans inventer un formulaire officiel.

Le procès-verbal de remise des documents est un relevé écrit de ce qu’un cabinet transmet à un autre à la fin de leur collaboration. Il n’existe ni formulaire officiel unique ni modèle imposé. En cas de litige, il constitue toutefois une preuve simple de ce qui a précisément été remis, à qui et à quelle date.

Cet article développe la section « procès-verbal de remise » du guide comment changer de comptable en 2026 au moyen d’une liste de contrôle concrète. Sujets connexes : UPL-1 — procuration pour les déclarations électroniques et PEL — procuration auprès du ZUS.

Ce qu’est le procès-verbal — et ce qu’il n’est pas

Le procès-verbal de remise est un document interne et bilatéral établi par l’ancien et le nouveau cabinet, ou par l’ancien cabinet et l’entrepreneur. Il remplit trois fonctions :

énumérer les ensembles de données, périodes et formats précis,
indiquer la date de transition,
confirmer que les parties savent qui est responsable de quelle période.

Ce que le procès-verbal n’est pas :

un formulaire officiel obligatoire (aucune loi n’en prévoit),
un substitut aux déclarations à la CEIDG, au ZUS ou à l’administration fiscale,
une protection automatique contre la responsabilité liée aux erreurs du prédécesseur,
le fondement de la restitution des documents en cas de litige — le contrat et les règles de conservation s’appliquent alors.

Le procès-verbal est un outil d’organisation, pas une règle de droit. Il est utile, mais sa force dépend de la précision des informations qu’il contient.

Éléments du procès-verbal — liste de contrôle complète

La liste ci-dessous constitue le minimum à inclure dans le procès-verbal de remise. Chaque point exige des informations concrètes : période, nombre d’éléments, format du fichier et statut de transmission.

Coordonnées des parties

coordonnées complètes de l’ancien cabinet et de l’entrepreneur,
coordonnées complètes du nouveau cabinet,
date et lieu d’établissement du procès-verbal,
signatures des deux parties,
le cas échéant, annexes : listes, exports et confirmations.

Date de transition

jour précis, de préférence le dernier jour du mois, jusqu’auquel l’ancien cabinet est responsable des écritures,
jour à partir duquel la nouvelle tenue des registres commence,
indication de la personne chargée de comptabiliser les documents datés pendant la période de transition.

La date doit être précise. « Fin du troisième trimestre » ou « fin de la collaboration » ne suffit pas.

Registres comptables

KPiR, le livre fiscal polonais des recettes et des dépenses, ou registre des recettes ventilé par mois,
livres comptables (bilan, compte de résultat, mouvements et soldes) — en comptabilité complète,
registres VAT des ventes et des achats,
registre des immobilisations et des actifs incorporels,
inventaire des équipements, s’il était tenu,
fiches des cocontractants et des comptes,
inventaires et feuilles d’inventaire.

Pour en savoir plus, consultez nos articles sur le registre des immobilisations d’une JDG et l’amortissement des immobilisations d’une JDG.

Déclarations et JPK

JPK_V7 pour chaque mois ; en cas de déclaration trimestrielle, également les parties déclaratives correctes du JPK_V7K pour le mois qui clôt le trimestre,
VAT-UE pour chaque mois au cours duquel l’obligation de déposer l’état récapitulatif est née,
déclarations et informations du payeur (PIT-8AR, PIT-4R), si l’entreprise emploie des salariés,
déclarations annuelles PIT-36, PIT-36L ou PIT-28,
corrections des déclarations déposées,
pour les détails du JPK_V7 transmis, consultez l’article JPK_V7 dans une JDG.

Ne demandez ni « VAT-7 » ni « PIT-5 ». Le JPK_V7 a remplacé la VAT-7, tandis que le PIT-5 n’est pas une déclaration mensuelle d’acompte pour une JDG. L’acompte PIT est calculé et payé sans dépôt de déclaration.

UPO et confirmations

UPO, l’accusé officiel de réception électronique polonais, pour chaque déclaration électronique et chaque JPK transmis,
confirmations de l’envoi des documents ZUS, notamment DRA, RCA et RSA,
accusés officiels de dépôt ou de remise (UPP/UPD), selon le canal utilisé.

Le PDF d’une déclaration n’est pas la même chose qu’un UPO. Sans UPO, vous ne disposez d’aucune preuve que la déclaration est bien parvenue à l’administration et a été acceptée.

Immobilisations

fiches indiquant la date de mise en service, la valeur initiale, le taux et la méthode d’amortissement,
dotations aux amortissements déjà comptabilisées,
liste des actifs non intégralement amortis,
documents d’achat et, le cas échéant, de sortie d’actif.

Comptes et soldes

postes ouverts avec les cocontractants,
soldes à la date de transition,
acomptes et paiements non régularisés,
paiements en cours,
créances et dettes litigieuses et échues.

Pièces justificatives

factures de vente et d’achat de la période,
relevés bancaires et confirmations de virements,
contrats, contrats de leasing et documents des véhicules,
documents relatifs au personnel et à la paie, le cas échéant,
décisions administratives, interprétations fiscales et résultats de contrôles,
correspondance avec les autorités.

Procurations et accès

liste des procurations en vigueur : UPL-1, PEL, et éventuellement PPO-1/PPS-1,
confirmations des révocations (OPL-1, PEL-O), si elles ont déjà été déposées,
liste des personnes ayant accès à KSeF — voir droits KSeF pour la comptable,
accès à la banque, au logiciel de facturation, au cloud et à la messagerie professionnelle,
date prévue de retrait de chacun des accès.

Ne désactivez pas les accès avant d’avoir téléchargé tous les UPO et les exports. Ne laissez pas de droits illimités après la fin du contrat.

Données administratives

soldes dans l’e-Urząd Skarbowy, le service fiscal électronique polonais, et sur le microcompte fiscal,
soldes dans PUE/eZUS, la plateforme électronique de l’institution polonaise d’assurance sociale, et compte individuel de cotisations,
trop-perçus, arriérés et plans de paiement échelonné en cours,
statut des contrôles et procédures en cours.

Réception des données dans un format exploitable

Les seuls PDF des déclarations ne remplacent pas les données comptables. Il est utile d’indiquer les formats de fichiers dans le procès-verbal :

export du KPiR ou du registre des recettes (CSV, XML, PDF),
fichiers JPK et UPO,
relevés des écritures relatives aux immobilisations,
fiches des cocontractants et des comptes,
bilan d’ouverture ainsi que mouvements et soldes en comptabilité complète,
fichiers sources pouvant être importés dans le nouveau logiciel.

Le nouveau cabinet doit confirmer que les fichiers peuvent être ouverts et rapprochés avant la fermeture de l’ancien accès.

Comment effectuer le transfert étape par étape

Fixez par écrit la date de transition et le périmètre du dernier mois.
Préparez un tableau des obligations à la date de transition : qui transmet le dernier JPK, qui règle le ZUS, qui clôture le mois.
Demandez à l’ancien cabinet un export des données et la liste des documents à la date de transition.
Récupérez les fichiers dans un format exploitable, pas uniquement en PDF.
Vérifiez que les exports s’ouvrent et concordent avec les UPO et les soldes.
Établissez un procès-verbal comprenant les éléments précis de la liste de contrôle ci-dessus.
Accordez au nouveau cabinet les droits nécessaires (UPL-1, PEL, KSeF) — uniquement dans la mesure requise.
Révoquez les procurations de l’ancien cabinet (OPL-1, PEL-O) seulement après la transmission des dernières déclarations et la réception des UPO.
Retirez les accès à la banque, au logiciel, au cloud et à la messagerie après avoir confirmé que le transfert est complet.

Erreurs les plus fréquentes

Rédiger le procès-verbal de manière vague : « comptabilité transmise ».
Ne pas indiquer de date de transition ou la décrire seulement en toutes lettres.
Récupérer uniquement des PDF sans les données comptables.
Omettre les UPO dans le relevé.
Laisser à l’ancien cabinet des UPL-1 et PEL actifs ainsi que l’accès à KSeF.
Désactiver les accès avant de télécharger les exports.
Ne pas rapprocher les soldes avec l’e-Urząd et le ZUS à la date de transition.
Ne pas conserver de copie du procès-verbal et des annexes chez les deux parties.
Ne pas indiquer qui est responsable des corrections portant sur des périodes antérieures.

Si l’ancien cabinet ne restitue pas les données

Envoyez une mise en demeure écrite avec une liste précise des documents et un délai.
Invoquez le contrat, la propriété des documents et les obligations de conservation applicables à chaque ensemble de données.
Sauvegardez les données disponibles dans KSeF, l’e-Urząd, le ZUS, la banque et votre propre logiciel.
N’attendez pas pour effectuer les déclarations courantes.
En cas de litige, sollicitez une assistance juridique et faites appel à l’assurance responsabilité civile du cabinet si le dommage est couvert.

Sources

Biznes.gov.pl — procurations fiscales (UPL-1, OPL-1)
ZUS — procuration PEL
ZUS — demande PEL-O de révocation
Ministère polonais des Finances — formulaires de procurations fiscales
Loi sur la VAT — ELI, notamment l’article 100 relatif aux états récapitulatifs VAT-UE.

Ce contenu est de nature générale. Les modalités détaillées du transfert des documents découlent du contrat, de la forme de tenue des registres, des procurations et du périmètre des données de l’entreprise.