ZAS-DF ou ZAS-DFU pour le propriétaire d’une entreprise individuelle : préparer une demande de justificatif officiel de revenus

Le propriétaire d’une entreprise individuelle polonaise, ou JDG, qui prépare une demande de confirmation officielle de données figurant dans le PIT devrait d’abord déterminer quelles informations et quelle période sont demandées par le destinataire. ZAS-DF et ZAS-DFU n’ont pas le même périmètre.

ZAS-DF et ZAS-DFU

Le guide du ministère des Finances consacré au compte d’une personne physique dans e-Urząd Skarbowy décrit ces documents comme suit :

• ZAS-DF — « attestation du montant du revenu du contribuable dans le PIT ».
• ZAS-DFU — « attestation du montant des recettes, du revenu, de l’impôt dû et des cotisations d’assurance déclarés dans le PIT ».

Si le destinataire attend uniquement le montant du revenu dans le PIT, le périmètre de ZAS-DF peut correspondre à sa demande. S’il attend également les recettes, l’impôt dû ou les cotisations d’assurance déclarées dans le PIT, il convient d’envisager ZAS-DFU. Il est utile de confirmer le choix final avec le destinataire : la seule désignation du formulaire ne garantit ni l’acceptation du document ni le respect des exigences internes du destinataire.

Les recettes, le revenu et les cotisations déclarées sont des informations distinctes

Dans sa description de ZAS-DFU, le ministère des Finances énumère séparément :

• les recettes ;
• le revenu ;
• l’impôt dû ;
• les cotisations d’assurance déclarées dans le PIT.

Pour choisir l’attestation, les termes polonais « przychód », traduit ici par « recettes », et « dochód », traduit par « revenu », ne doivent pas être traités comme deux désignations de la même information. Les cotisations constituent une autre catégorie, et la description de ZAS-DFU vise les cotisations déclarées dans le PIT.

La description officielle du périmètre des formulaires ne permet pas de déterminer comment un régime fiscal particulier applicable à une JDG se traduira dans les différentes rubriques de l’attestation. Le dépôt d’une demande ne garantit pas non plus la confirmation de montants actuels qui n’ont pas encore été déclarés dans le PIT. Si le destinataire exige de telles données, il est utile de convenir avec lui du document et de la période nécessaires avant le dépôt.

Liste de préparation hypothétique

La liste ci-dessous constitue uniquement un conseil d’organisation. Elle n’est ni une liste de champs obligatoires du formulaire ni une exigence supplémentaire de l’administration.

Avant de choisir ZAS-DF ou ZAS-DFU, il est possible de demander au destinataire :

• pour quelle année ou période exacte il demande une confirmation ;
• s’il attend le revenu uniquement ou également les recettes ;
• s’il a besoin d’informations sur l’impôt dû ;
• s’il a besoin des cotisations d’assurance déclarées dans le PIT ;
• s’il a expressément indiqué ZAS-DF ou ZAS-DFU ;
• s’il acceptera un document électronique portant la signature électronique qualifiée d’un agent de l’administration ;
• quel délai il a fixé pour la remise du document.

Exemple d’organisation : si le destinataire demande « le revenu et les cotisations », il est possible de lui demander de confirmer la période et de préciser s’il attend également les recettes et l’impôt dû. Cette formulation renvoie au périmètre plus large de ZAS-DFU, mais elle ne garantit ni l’acceptation du document par le destinataire ni la possibilité pour l’administration de confirmer les données demandées pour la période indiquée.

Comment déposer la demande

Selon le guide officiel du ministère des Finances sur les attestations fiscales, la demande peut être déposée :

• par le service e-Urząd Skarbowy, au moyen d’un formulaire préparé et prérempli ;
• par l’application eUS, au moyen d’un formulaire préparé et prérempli ;
• par e-Doręczenia, le service polonais de remise électronique ;
• sur papier, en personne auprès du bureau des impôts ;
• sur papier, par courrier postal.

La demande sur papier doit être signée à la main à l’emplacement prévu.

Les moyens d’accéder au service sont décrits dans le guide existant en polonais « e-Urząd Skarbowy dla JDG: sposoby logowania, dostęp do usług i pełnomocnictwa ». Les conditions de connexion ne sont pas répétées dans le présent article.

Si la demande nécessaire ne figure pas dans la liste des documents, les instructions officielles permettent de déposer dans e-Urząd Skarbowy une lettre générale (« Pismo ogólne ») en indiquant dans son contenu l’attestation demandée. Une demande préparée et signée peut être jointe à cette lettre.

La représentation est une question distincte

La demande peut être déposée personnellement ou par l’intermédiaire d’un mandataire. Les instructions officielles distinguent le mandat général du mandat spécial. Lorsqu’un mandataire approprié a été désigné, l’attestation ou la décision lui est remise.

La représentation ne doit pas être confondue avec la connexion ou le simple accès technique à e-Urząd Skarbowy. La capacité d’agir au nom du contribuable exige un mandat approprié.

Les frais standard dépendent de la voie de dépôt

Selon les informations officielles du ministère des Finances sur les demandes et les frais :

• aucune taxe administrative n’est perçue lorsque la demande est déposée par e-Urząd Skarbowy ou par l’application eUS ;
• pour une demande sur papier ou par e-Doręczenia, les frais standard applicables aux autres attestations, dont l’attestation de revenus et de cotisations, s’élèvent à 17 PLN.

Il s’agit des règles et montants standard indiqués dans le guide officiel. Ils ne permettent pas de déterminer si un fondement distinct d’exonération peut s’appliquer dans un cas particulier.

Le délai de sept jours concerne une réponse, et non la garantie d’une attestation

Le guide officiel indique que, dans les 7 jours suivant le dépôt de la demande, le demandeur reçoit :

• une attestation ; ou
• une décision, par exemple une décision refusant de délivrer l’attestation ou de délivrer une attestation ayant le contenu demandé.

Le délai concerne donc la réponse de l’administration. Il ne constitue ni une promesse de délivrance immédiate ni une garantie que l’administration établira une attestation ayant exactement le contenu demandé. Le dépôt de la demande ne garantit pas non plus que le destinataire acceptera le document obtenu.

Remise et conservation de l’original électronique

L’attestation ou la décision peut être remise :

• sous forme électronique — sur le compte e-Urząd Skarbowy ou à l’adresse de remise électronique ;
• sur papier — par courrier traditionnel ou par retrait personnel auprès du bureau.

Le document reçu sous forme électronique porte la signature électronique qualifiée d’un agent de l’administration. Selon le guide officiel, cette signature confirme l’authenticité du document et produit les mêmes effets juridiques qu’une signature manuscrite.

Conseil d’organisation, et non champ obligatoire ou exigence supplémentaire de la demande : après réception d’un document électronique, il est utile de conserver le fichier original téléchargé avec sa signature, et pas seulement une impression, une capture d’écran ou une image de celui-ci. Une copie de travail peut être créée séparément, en laissant inchangé le fichier reçu.