Reinviare una fattura o chiedere un duplicato in Polonia nel 2026
Nel 2026 serve emettere un documento con la dicitura DUPLICATO? Come richiedere nuovamente una fattura e cosa cambia con KSeF.
Nel 2026 reinviare una fattura non significa automaticamente emettere un nuovo documento con la dicitura «DUPLICATO». Per le fatture strutturate conservate in KSeF, lo smarrimento dell'originale perde significato pratico.
Fattura fuori KSeF
Se una fattura elettronica è andata smarrita, il venditore la mette nuovamente a disposizione su richiesta dell'acquirente. Una fattura cartacea smarrita viene riemessa sulla base della copia conservata. L'art. 106l della legge sul VAT distingue la nuova messa a disposizione del file dalla riemissione della fattura.
Questo non crea una nuova vendita, un nuovo obbligo di VAT né una seconda fattura. Non si può assegnare un nuovo numero di vendita solo perché il file è stato inviato di nuovo.
La fattura riemessa deve contenere la data di emissione; la dicitura «DUPLIKAT» è facoltativa (art. 106l comma 5). Non bisogna confondere la riemissione con l'invio dello stesso file.
Fattura in KSeF
La fattura strutturata si trova nel sistema con il suo numero KSeF. Non si emette una seconda fattura strutturata come duplicato della stessa vendita.
Se l'acquirente non ha accesso a KSeF, il venditore glielo fornisce nella forma richiesta per quella transazione, ad esempio consegnando una visualizzazione con l'apposito codice QR. Scaricare nuovamente o condividere la stessa fattura non crea un nuovo numero KSeF.
Detrazione VAT
Il diritto alla detrazione dipende dal rispetto delle condizioni della legge sul VAT e dal momento di ricezione della fattura, non dalla dicitura «duplicato». Se il VAT è già stato detratto dal documento originale ricevuto, riceverlo di nuovo non dà diritto a una seconda detrazione.
Quando i dati o gli importi sono errati
La copia deve riprodurre la stessa fattura. Gli errori non si correggono in occasione del nuovo invio del file. Chiedi al venditore una fattura di rettifica. Dal 1 febbraio 2026 le note di correzione emesse dall'acquirente non esistono più; l'art. 106k della legge sul VAT è stato abrogato.
FAQ
Il venditore mi ha inviato la fattura due volte. Devo registrarla di nuovo?
Confronta prima il numero della fattura, il venditore e gli importi con il documento già registrato nei libri; per una fattura KSeF controlla anche il numero KSeF. Ricevere la stessa fattura una seconda volta non è un nuovo acquisto e non dà diritto a una seconda detrazione del VAT.
Cosa indicare nella richiesta di un nuovo invio della fattura?
Indica il numero e la data della fattura, se li conosci, e i dati della tua azienda. Se non hai il numero, indica la data d'acquisto e l'importo per aiutare il venditore a trovare il documento. Non chiedere un numero nuovo per la stessa vendita.
Ho perso il PDF di una fattura KSeF. Mi serve una fattura nuova?
No. Se hai accesso a quella fattura in KSeF, scaricala di nuovo. Se la ricevi dal venditore al di fuori del sistema, chiedigli di metterti nuovamente a disposizione la stessa fattura. Non serve creare una seconda fattura per quella vendita.
Posso correggere da solo i dati nel PDF ricevuto?
Non modificare il file. Segnala al venditore l'errore e chiedi la correzione appropriata. Un PDF modificato da te non sostituisce una fattura di rettifica.
Fonti
- Legge sul VAT — ELI, art. 106e e norme su KSeF
- Legge sul VAT — testo vigente, art. 106j–106l
- Manuale KSeF 2.0 — emissione e ricezione delle fatture
- KSeF — informazioni del Ministero delle Finanze
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