Come emettere una fattura in KSeF nel 2026 — passo dopo passo — in Polonia
Emissione di una fattura in KSeF: FA(3), numero proprio, numero KSeF, UPO, autorizzazioni, contraente estero, offline24 e rettifiche.
Una fattura in KSeF si prepara come file XML conforme alla struttura FA(3), si invia al sistema e si verifica se è stata accettata. Solo il documento accettato riceve il numero KSeF e l’UPO.
Flusso della fattura KSeF in Polonia nel 2026
Prepara flusso, permessi e fallback.
Oxyok →Prima verifica se il documento è soggetto al KSeF
L’obbligo è introdotto:
- dal 1° febbraio 2026 per i contribuenti con vendite lorde superiori a 200 mln zł nel 2024,
- dal 1° aprile 2026 per gli altri contribuenti soggetti.
Fino alla fine del 2026 opera un’agevolazione transitoria per i più piccoli emittenti, se le vendite lorde mensili documentate con fatture fuori dal KSeF non superano i 10.000 zł.
Le fatture B2C sono fuori dall’obbligo KSeF. Le esclusioni riguardano anche alcuni contribuenti esteri e documenti particolari.
1. Imposta accessi e autorizzazioni
Il titolare della JDG può autenticarsi negli strumenti del Ministero delle Finanze e attribuire autorizzazioni:
- a sé stesso,
- a un dipendente,
- allo studio contabile,
- al programma o alla persona che gestisce la fatturazione.
Non consegnare al commercialista le credenziali private del Profilo Fidato. Attribuiscigli le apposite autorizzazioni in KSeF.
I meccanismi tecnici del KSeF 2.0 differiscono dal vecchio ambiente KSeF 1.0. L’integrazione non va costruita su istruzioni non aggiornate relative alle vecchie sessioni e ai token, senza verificare la documentazione API attuale.
2. Crea la fattura FA(3)
Il programma genera l’XML secondo la struttura logica FA(3). Il documento contiene, tra l’altro:
- i dati del venditore,
- i dati dell’acquirente e il suo identificativo,
- la data di emissione e di vendita,
- il numero proprio della fattura del venditore,
- le voci, le quantità, i prezzi e le aliquote,
- gli importi netti, VAT e lordi,
- la valuta e i dati di pagamento,
- le annotazioni richieste.
Il PKWiU non è obbligatorio su ogni voce. L’insieme dei campi dipende dall’operazione.
3. Conserva il numero proprio
Il numero KSeF è un identificativo aggiuntivo. Non sostituisce il numero della fattura assegnato nella serie dell’imprenditore.
La fattura può quindi avere contemporaneamente:
- un numero proprio, ad esempio
FV/27/07/2026, - un numero KSeF assegnato dal sistema dopo l’accettazione.
Non si deve inserire un modello inventato di numero KSeF nella propria numerazione.
4. Invia e verifica lo stato
Dopo la trasmissione il sistema valida la struttura. L’esito può significare:
- accettazione della fattura e assegnazione del numero KSeF,
- elaborazione in corso,
- rifiuto tecnico.
Un file rifiutato non è una fattura emessa in KSeF. Occorre correggere l’errore e reinviarlo.
Il KSeF verifica la conformità tecnica, ma non conferma la correttezza fiscale dell’aliquota, l’esecuzione del servizio né il diritto al costo.
5. Scarica l’UPO
Dopo l’accettazione del documento conserva:
- il numero KSeF,
- l’UPO,
- il numero proprio della fattura,
- i dati di collegamento con l’ordine o il contratto.
Il solo aver premuto "invia" nel programma non dimostra l’accettazione della fattura.
6. Rendi disponibile la fattura all’acquirente
L’acquirente polacco che usa il KSeF accede alla fattura nel sistema. Non deve accettarla.
Se l’acquirente non ha accesso al KSeF — ad esempio è un contraente estero — il venditore gli trasmette la fattura nella forma concordata, con il codice QR richiesto o i dati di accesso.
Il PDF può essere una visualizzazione leggibile, ma non sostituisce la fattura strutturata quando l’emittente è tenuto a usare il KSeF.
7. Correggi gli errori con una rettifica
Dopo l’accettazione della fattura, l’errore non si elimina modificando il documento né con un "rifiuto" da parte dell’acquirente. Il venditore emette una fattura di rettifica.
Se il KSeF ha rifiutato tecnicamente il documento, non si rettifica una fattura inesistente — si corregge il file e lo si reinvia mantenendo la numerazione e le date corrette.
Valuta estera
La fattura può essere emessa in valuta estera. Non sempre vi si applica un unico cambio per tutte le imposte.
Il VAT esposta in una fattura polacca va indicata in PLN secondo le regole della legge sulil VAT. Il cambio per il PIT può derivare da un diverso momento di conseguimento del ricavo. Il programma dovrebbe distinguere queste regole.
NIP errato
Un NIP errato non comporta necessariamente il rifiuto tecnico dell’XML — può indirizzare il documento al soggetto sbagliato o creare una fattura viziata.
Prima dell’invio verifica il NIP e i dati del contraente. Dopo l’accettazione di un documento errato, applica una rettifica secondo le norme.
Modalità offline24
Nella modalità offline24 la fattura si emette al di fuori del collegamento in tempo reale con il KSeF, si consegna all’acquirente con il codice QR corretto e si trasmette al sistema nel termine di legge.
Non è un libero "invierò quando torna internet". Occorre mantenere la struttura FA(3), i codici, le date e il termine di trasmissione.
Guasto o indisponibilità
La procedura dipende dal tipo di problema:
- scelta della modalità offline24,
- indisponibilità dal lato del contribuente,
- guasto o indisponibilità dichiarati dal Ministero delle Finanze.
I termini di trasmissione dei documenti differiscono. Non vale un’unica regola universale di due giorni lavorativi per ogni situazione.
Fatture fuori dal KSeF
Nel 2026 possono ancora esistere legittime fatture cartacee o in PDF, tra l’altro:
- da fornitori esteri,
- per i consumatori,
- da emittenti che si avvalgono dell’agevolazione temporanea,
- in situazioni escluse o di emergenza.
Non ogni fattura senza numero KSeF è automaticamente nulla e non ogni costo derivante da tale documento è automaticamente escluso.
Errori più frequenti
- Uso della struttura FA(2) al posto della FA(3).
- Sostituzione del numero proprio con il numero KSeF.
- Presumere che il KSeF verifichi la correttezza dell’aliquota VAT.
- Attendersi il rifiuto tecnico di ogni NIP errato.
- Adottare un unico cambio valuta per VAT e PIT senza analisi.
- Considerare nullo ogni PDF.
- Assenza dell’UPO.
- Condividere con il commercialista le credenziali private di accesso.
- Assenza del codice QR in modalità offline o per un destinatario fuori dal KSeF.
- Applicare un’unica procedura a tutti i guasti.
Fonti
Vuoi emettere fatture senza dover controllare l’XML?
Oxyok gestisce fatturazione, ricezione e registrazione in KSeF. La contabilità costa a partire da 49 zł + VAT al mese.
Scrivi a Paweł oppure scopri la contabilità Oxyok.
Il contenuto ha carattere generale. L’obbligo e la modalità dipendono dall’emittente, dall’acquirente, dal tipo di documento e dall’attuale disponibilità del sistema.