KSeF e fattura di acconto e finale nel 2026 in Polonia

La fattura di acconto e quella finale vengono emesse in KSeF utilizzando la stessa struttura FA(3), ma i documenti devono essere collegati correttamente. Se il precedente acconto era stato documentato con una e-Fattura, nel documento di conguaglio devi indicare il suo numero KSeF, non soltanto il numero interno assegnato dal tuo software.

La risposta in breve

Se ricevi una parte del pagamento prima di eseguire il servizio o consegnare i beni, di norma la documenti con una fattura di acconto. Tuttavia, non devi emettere una fattura di acconto separata quando ricevi il pagamento nello stesso mese in cui esegui il servizio o consegni i beni, salvo per le operazioni soggette ai termini speciali previsti dall’art. 106i, commi 3–8, della legge sull’IVA. In questo caso emetti un’unica fattura di vendita con i dati richiesti sul pagamento ricevuto.

Se l’acconto è stato documentato separatamente, una volta completato l’ordine emetti una fattura finale che:

• riduce l’importo dovuto degli acconti ricevuti,
• riduce l’IVA dell’imposta indicata nelle fatture di acconto,
• indica i numeri KSeF delle precedenti e-Fatture di acconto,
• conserva il proprio numero di documento assegnato nella tua serie.

Se l’acconto ha coperto l’intero prezzo ed è stato documentato integralmente, la normativa non richiede una fattura finale separata al solo scopo di indicare nuovamente la stessa vendita.

Quando si emette una fattura di acconto

La fattura di acconto documenta un pagamento ricevuto prima della consegna dei beni o dell’esecuzione del servizio. Può trattarsi di:

• caparra,
• pagamento anticipato,
• prima tranche,
• un’ulteriore parte del prezzo,
• pagamento integrale ricevuto in anticipo.

Una pro forma non è una fattura e non documenta la ricezione del denaro. Se il cliente ha soltanto accettato l’offerta, ma non ha ancora pagato, non hai per questo motivo una fattura di acconto da inviare a KSeF.

La legge sull’IVA prevede inoltre operazioni per le quali la ricezione di un pagamento anticipato non segue lo schema tipico della fattura di acconto. Prima di emettere automaticamente il documento, verifica quindi il tipo di operazione, soprattutto nei regolamenti transfrontalieri e per i servizi contabilizzati in periodi particolari.

Verifica separatamente se il pagamento e la vendita avvengono nello stesso mese. In tal caso può applicarsi l’eccezione prevista dall’art. 106b, commi 1a–1b, anziché emettere due fatture distinte.

L’acconto deve essere trasmesso a KSeF?

Se il venditore è soggetto all’obbligo di emettere una determinata fattura in KSeF, tale obbligo riguarda anche la fattura di acconto. Il documento viene creato come XML conforme a FA(3), trasmesso al sistema e, una volta accettato, riceve un numero KSeF.

Occorre distinguere tre identificativi:

1. il numero interno della fattura di acconto, per esempio FZ/18/07/2026,
2. il numero KSeF assegnato dopo l’accettazione del documento,
3. il numero dell’ordine, del contratto o della prenotazione usato a livello operativo.

Nessuno di questi numeri sostituisce gli altri. In particolare, il numero KSeF non sostituisce la numerazione interna delle fatture.

Come emettere la fattura finale

Dopo l’esecuzione del servizio o la consegna, il software dovrebbe raccogliere tutti i pagamenti assegnati all’ordine. La fattura finale indica quindi il valore complessivo dell’operazione e contabilizza gli importi già documentati.

Prima dell’invio verifica:

• il valore dell’intero ordine,
• la somma degli acconti ricevuti,
• gli importi netti e l’IVA di ciascun acconto,
• la data di esecuzione del servizio o di consegna,
• i numeri KSeF delle fatture di acconto,
• i numeri interni degli acconti che non erano e-Fatture,
• l’importo ancora da pagare.

Se la precedente fattura di acconto è stata emessa in KSeF, la fattura di conguaglio dovrebbe contenere il suo numero KSeF. Se il documento precedente è stato legittimamente emesso fuori da KSeF, indichi il numero assegnatogli dal venditore.

La struttura FA(3) prevede la sezione FakturaZaliczkowa per indicare i documenti precedenti. Secondo i chiarimenti del Ministero delle Finanze, l’elemento può comparire fino a 100 volte. È un aspetto importante per i contratti regolati mediante numerose tranche.

Più acconti per un unico ordine

In presenza di due o più pagamenti, non sommarli manualmente senza controllare i documenti di origine. Ogni acconto può avere una propria data, un proprio numero, una propria base imponibile e una propria IVA.

Se l’ultima fattura di acconto documenta la parte restante del pagamento e, insieme alle precedenti, copre l’intero prezzo, dovrebbe indicare i numeri delle precedenti fatture di acconto. Se dopo l’esecuzione della prestazione resta un importo da regolare, emetti la fattura finale e la colleghi a tutti gli acconti precedenti.

In pratica conviene mantenere un collegamento univoco:

ordine → pagamento → fattura di acconto → numero KSeF → fattura finale.

In questo modo il commercialista non deve ricostruire la cronologia dei pagamenti basandosi soltanto sull’estratto conto bancario.

Cosa fare se l’acconto è stato rettificato

Dopo l’accettazione della fattura da parte di KSeF non puoi modificarla né eliminarla. L’errore va corretto con una fattura di rettifica.

Prima di emettere la fattura finale, verifica quindi non soltanto l’acconto originario, ma anche le sue rettifiche. Nel conguaglio devono confluire i valori aggiornati dopo le rettifiche. In caso contrario, il documento finale potrebbe addebitare nuovamente una parte dell’IVA o mostrare un importo errato da pagare.

Se il file dell’acconto è stato tecnicamente rifiutato da KSeF, non ha ricevuto un numero KSeF e non è diventato una e-Fattura. Il file deve essere corretto e inviato nuovamente. Non si emette una rettifica per un documento che il sistema non ha accettato.

Acconto in valuta estera

In caso di pagamento in euro o in un’altra valuta, il software deve determinare correttamente i valori richiesti in PLN. Il tasso di cambio ai fini IVA deriva dalle regole della legge sull’IVA e non deve necessariamente coincidere con quello utilizzato in seguito per contabilizzare il ricavo ai fini PIT.

Non inserire un unico tasso di cambio «per tutta la contabilità» senza verificare la data di ricezione dell’acconto, la data di emissione del documento e la data di esecuzione della prestazione. KSeF accetterà un XML tecnicamente corretto, ma non confermerà che il tasso applicato o il momento impositivo siano corretti.

Per maggiori informazioni sui documenti transfrontalieri, consulta l’articolo KSeF e WDT, WNT e importazione di servizi.

Acconto emesso in modalità offline

Una fattura di acconto può essere emessa nella modalità offline appropriata se ne soddisfi i requisiti. Deve comunque essere conforme alla struttura FA(3), contenere le indicazioni richieste ed essere trasmessa a KSeF entro il termine previsto.

Non basta preparare un normale PDF e aggiungere successivamente a mano il numero KSeF. Quando il documento viene consegnato all’acquirente fuori dal sistema, occorre inoltre utilizzare i codici QR appropriati.

Le regole relative ai termini sono descritte separatamente: KSeF offline24, guasto e indisponibilità.

Errori più comuni

1. Considerare la pro forma una fattura di acconto.
2. Emettere la fattura finale per l’intero importo senza sottrarre gli acconti.
3. Sottrarre il valore lordo senza contabilizzare correttamente la base imponibile e l’IVA.
4. Indicare soltanto il numero interno dell’acconto, anche se il documento ha un numero KSeF.
5. Omettere una delle diverse tranche.
6. Non tenere conto della rettifica di un acconto precedente.
7. Emettere una fattura finale superflua dopo un pagamento anticipato integrale e correttamente documentato.
8. Presumere che l’accettazione dell’XML da parte di KSeF confermi la correttezza fiscale del documento.

Checklist prima dell’invio

• Il pagamento è stato effettivamente ricevuto?
• Questa operazione è soggetta alle regole ordinarie sugli acconti?
• Il numero interno è conforme alla tua serie?
• Gli importi netti, l’IVA e il lordo corrispondono al pagamento?
• La fattura finale comprende l’intero valore dell’ordine?
• Sono stati sottratti tutti gli acconti precedenti e le relative rettifiche?
• Sono stati inseriti i numeri KSeF delle precedenti e-Fatture?
• Sono stati verificati lo stato dell’invio e il numero KSeF?

L’intero processo tecnico è descritto nella guida come emettere una fattura in KSeF.

Fonti

• Ministero delle Finanze: domande e risposte su KSeF 2.0
• Ministero delle Finanze: materiali e manuali su KSeF 2.0
• Legge sull’imposta sui beni e servizi — ELI
• Testo consolidato della legge sull’IVA — ELI, in particolare l’art. 106b, commi 1a–1b, e l’art. 106i, commi 3–8.

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Questo materiale ha carattere generale. Il metodo di documentazione dipende dal tipo di operazione, dal momento del pagamento e dalle norme applicabili alla specifica prestazione.