KSeF offline24, indisponibilità e guasto in Polonia — scadenze e codici QR

Tre scadenze e una procedura distinta per il guasto totale

La regola fondamentale è la seguente: in modalità offline24, durante un’indisponibilità o un guasto ordinario, la fattura deve infine essere trasmessa a KSeF. La scadenza dipende dalla modalità:

• offline24 — senza indugio, al più tardi il giorno lavorativo successivo al giorno di emissione,
• indisponibilità di KSeF — al più tardi il giorno lavorativo successivo al giorno in cui termina il periodo di indisponibilità,
• guasto di KSeF — entro 7 giorni lavorativi dal giorno in cui termina il guasto.

Non conviene memorizzare un'unica scadenza generica «per dopo». Nel software contabile occorre registrare quale procedura è stata utilizzata, quando è stata emessa la fattura e da quale evento decorre il termine per l'invio.

Il guasto totale, annunciato dal Ministro delle Finanze attraverso i mezzi di comunicazione, costituisce una procedura distinta. In questo caso le fatture vengono emesse su carta o in formato elettronico, non devono necessariamente essere conformi a FA(3), non recano codici QR e, al termine dell’evento, non vengono successivamente trasmesse a KSeF.

Le basi del funzionamento di KSeF e le scadenze per l'introduzione dell'obbligo sono illustrate nella guida KSeF per una JDG in Polonia nel 2026.

Offline24 non richiede la dichiarazione di un guasto

Offline24 può essere utilizzato quando l'impresa non dispone di una connessione attiva a KSeF, ad esempio a causa di problemi con Internet, lavoro in mobilità o una breve indisponibilità del proprio software. Le risposte ufficiali del Ministero delle Finanze indicano che il contribuente non deve fornire un'ulteriore prova della mancanza di connessione Internet. La modalità può essere utilizzata anche quando tale limitazione non sussiste.

Questo non consente tuttavia di rinviare liberamente l'invio. Il documento deve essere conforme al modello aggiornato della fattura strutturata e poi trasmesso a KSeF senza indugio, non oltre il giorno lavorativo successivo alla sua emissione.

Se la fattura viene emessa di venerdì, in linea di principio la scadenza slitta al giorno lavorativo successivo. In pratica, il software dovrebbe calcolarla tenendo conto dei fine settimana e dei giorni festivi previsti dalla legge. Non bisogna affidarsi esclusivamente a un promemoria manuale del commercialista.

Indisponibilità di KSeF

L'indisponibilità riguarda il periodo in cui KSeF non funziona, ad esempio a causa di interventi di manutenzione programmati annunciati dal Ministero delle Finanze. Durante tale periodo, l'impresa può continuare a emettere documenti fuori dal sistema e trasmetterli successivamente.

La scadenza non decorre dal giorno di emissione di ogni fattura, bensì dalla fine del periodo di indisponibilità annunciato. La fattura deve essere inviata al più tardi il giorno lavorativo successivo al giorno in cui l'indisponibilità è terminata.

Nella procedura aziendale è opportuno registrare la fonte della comunicazione, l'ora di inizio e di fine dell'indisponibilità e l'elenco delle fatture emesse durante tale periodo. Questo permette di ricostruire il motivo per cui il documento non è stato trasmesso online e di calcolare correttamente la scadenza.

Guasto dichiarato dal Ministero delle Finanze

La modalità di emergenza riguarda un guasto di KSeF dichiarato attraverso i canali previsti, tra cui il BIP, ossia il bollettino di informazione pubblica del Ministero delle Finanze, e il software d'interfaccia. Non va confuso con un guasto del laptop, del router o del programma dell'imprenditore. I problemi sul lato dell'impresa di norma comportano l'uso di offline24, non del termine di emergenza di sette giorni.

Dopo la fine del guasto dichiarato, le fatture emesse secondo questa modalità devono essere trasmesse a KSeF entro 7 giorni lavorativi. Il termine più lungo non deve diventare un pretesto per rinviare l'intero invio all'ultimo momento. Dopo il ripristino del sistema possono verificarsi code, errori di convalida o la necessità di correggere il file.

Una buona soluzione consiste nell'inviare i documenti in più fasi e controllarne quotidianamente lo stato. Il semplice messaggio «inviato» del programma non prova che il documento sia stato accettato. Dopo l'elaborazione riuscita, occorre conservare il numero KSeF e l'UPO.

Due codici QR prima del successivo invio della fattura

La regola dei due codici dipende dalla modalità e dal tipo di acquirente. In modalità offline24 e durante l’indisponibilità, prima del successivo invio la fattura può essere messa a disposizione fuori da KSeF degli acquirenti indicati nell’art. 106gb, comma 4, della legge sull’IVA, tra cui un soggetto estero, un consumatore o un acquirente senza NIP. La relativa visualizzazione contiene due codici QR. Prima dell’assegnazione del numero KSeF, a un contribuente nazionale con NIP può essere consegnata una conferma dell’operazione; di norma, la fattura vera e propria gli viene recapitata tramite KSeF.

Durante un guasto ordinario di KSeF ufficialmente dichiarato, la fattura viene messa a disposizione fuori dal sistema e si applicano due codici QR. Questa regola non riguarda il guasto totale, durante il quale non si appongono codici QR.

Il primo codice reca la dicitura OFFLINE. Serve a verificare i dati della fattura e a garantire l'accesso al documento. Il secondo reca la dicitura CERTYFIKAT e consente di confermare l'identità dell'emittente.

Sono necessari due codici perché la fattura non dispone ancora di un numero KSeF. Il destinatario deve poter verificare sia i dati del documento sia l'identità del soggetto che lo ha emesso.

Data di emissione e di ricezione

In modalità offline24, durante l’indisponibilità o un guasto ordinario, la data di emissione è quella indicata dal venditore nel campo P_1. La data di ricezione dipende invece dalla modalità e dallo status dell’acquirente.

In modalità offline24 e durante l’indisponibilità, un contribuente nazionale con NIP riceve la fattura il giorno in cui le viene assegnato il numero KSeF. Un acquirente contemplato dall’art. 106gb, comma 4, la riceve il giorno dell’effettiva consegna fuori dal sistema. Durante un guasto ordinario occorre tenere conto delle regole speciali che mettono a confronto la consegna effettiva e la data di assegnazione del numero KSeF. In caso di guasto totale, la data di ricezione è il giorno in cui il documento viene effettivamente ricevuto.

Dopo la trasmissione della fattura a KSeF e l'assegnazione del numero, la situazione cambia. Sulla visualizzazione utilizzata fuori dal sistema è sufficiente un solo codice QR collegato al numero KSeF. Il secondo codice di conferma dell'emittente non è più necessario, perché il documento è stato accettato dal sistema.

Certificato KSeF di tipo 2

Per generare il secondo codice QR con la dicitura CERTYFIKAT è necessario un certificato KSeF di tipo 2, ottenuto in precedenza e destinato all'emissione di fatture secondo le procedure speciali e alla conferma dell'identità dell'emittente.

Il certificato non dovrebbe essere predisposto soltanto dopo la perdita della connessione. L'impresa dovrebbe ottenerlo in anticipo, verificarne la validità e provare a generare una visualizzazione corretta. Occorre inoltre stabilire chi conserva il certificato e come viene protetto dall'uso non autorizzato.

Questo è particolarmente importante negli studi contabili e nelle imprese con più postazioni di vendita. Le autorizzazioni ad agire per conto del contribuente e l'uso tecnico del certificato devono corrispondere al modello di accesso adottato. Maggiori informazioni sono disponibili nell'articolo Autorizzazioni KSeF per il commercialista e lo studio contabile.

Cosa registrare quando si emette una fattura offline

Ogni documento deve lasciare una traccia operativa chiara. È opportuno conservare:

• il numero interno della fattura e la data di emissione,
• la modalità utilizzata,
• la data e l'ora di creazione del file,
• la versione della struttura logica,
• l'informazione sulla consegna della visualizzazione all'acquirente,
• le diciture e i codici QR utilizzati,
• la scadenza per il successivo invio calcolata per la modalità applicata,
• lo stato dell'invio, il numero KSeF e l'UPO dopo l'accettazione.

Se KSeF respinge il file per motivi tecnici, non basta ritenere che il tentativo di invio abbia rispettato la scadenza. Occorre individuare l'errore, correggere il documento secondo le regole applicabili al caso e ripetere l'invio. Per questo il controllo deve avvenire prima della scadenza e non dopo.

Procedura di emergenza per una piccola impresa

Una semplice istruzione può comprendere alcuni passaggi. Innanzitutto, il dipendente verifica se il problema riguarda la connessione Internet o il software locale, un’indisponibilità, un guasto ordinario oppure un guasto totale annunciato dal Ministro delle Finanze. Seleziona quindi la modalità appropriata. In modalità offline24, durante l’indisponibilità o un guasto ordinario crea una fattura conforme a FA(3); in caso di guasto totale applica regole distinte.

Se, per la modalità e l’acquirente interessati, la fattura viene messa a disposizione fuori da KSeF prima del successivo invio, il software genera i due codici QR appropriati utilizzando un certificato di tipo 2 valido. Negli altri casi, a un contribuente nazionale con NIP può essere consegnata una conferma dell’operazione. La fattura viene inserita nella coda di invio con una scadenza specifica. I documenti emessi durante un guasto totale non vengono aggiunti a questa coda, perché non devono essere successivamente trasmessi a KSeF.

È opportuno anche prevedere un sostituto. Quando l'unica persona con accesso è assente, l'impresa deve comunque rispettare la scadenza. Le autorizzazioni e i certificati devono essere predisposti in modo da garantire la continuità senza condividere la firma privata dell'imprenditore.

Errori più comuni

Il primo errore consiste nell'applicare il termine di sette giorni lavorativi a ogni interruzione tecnica. Tale termine riguarda un guasto dichiarato, non la normale assenza di connessione Internet nell'impresa. Il secondo consiste nel calcolare la scadenza per l'indisponibilità dalla data della fattura anziché dalla fine dell'indisponibilità.

Un altro errore consiste nell’applicare meccanicamente la stessa regola sui codici QR a ogni destinatario e a ogni modalità. I due codici si utilizzano soltanto nei casi previsti per la messa a disposizione della fattura fuori da KSeF; la conferma dell’operazione e il guasto totale seguono regole diverse. È inoltre rischioso ottenere il certificato di tipo 2 soltanto al momento del problema e considerare un tentativo di invio equivalente all’accettazione della fattura.

Una buona procedura distingue i tipi di evento, calcola automaticamente le scadenze e richiede la verifica dell'UPO. In questo modo, le procedure speciali garantiscono la continuità delle vendite anziché creare una coda arretrata di documenti privi di conferma.

Fonti

• Domande e risposte su KSeF 2.0 — Modalità offline e codici QR
• File da scaricare per KSeF 2.0 — manuali e materiali formativi
• KSeF — portale ufficiale e comunicazioni
• Ministero delle Finanze — modalità offline24
• Ministero delle Finanze — indisponibilità di KSeF
• Ministero delle Finanze — modalità di emergenza
• Ministero delle Finanze — guasto totale