Come ricevere una fattura nel sistema di fatturazione elettronica (KSeF) — guida per la ditta individuale (JDG) 2026

Ricevere fatture nel sistema di fatturazione elettronica (KSeF) passo dopo passo. Come accedere, controllare la casella, verificare e accettare le fatture dai fornitori.

Dal 1° aprile 2026 le fatture dei fornitori polacchi non arrivano più per email né per posta — arrivano automaticamente nella tua casella del sistema di fatturazione elettronica (KSeF). Questa guida mostra come riceverle.

Come arriva la fattura nel sistema di fatturazione elettronica (KSeF)?

Quando il tuo fornitore emette la fattura nel sistema di fatturazione elettronica (KSeF), il sistema la indirizza automaticamente alla casella del destinatario (in base al NIP). Non devi fare nulla — la fattura attende di essere ricevuta.

Passo 1: Accedi al sistema di fatturazione elettronica (KSeF)

Vai su ksef.mf.gov.pl e accedi tramite:

Profilo Zaufany (profilo fidato)
e-Dowód (documento d'identità elettronico)
App mObywatel
Token KSeF (se lo hai generato)

Passo 2: Controlla la posta in arrivo

Dopo l'accesso vedrai un elenco di fatture in attesa di ricezione. Ogni fattura ha:

Numero KSeF — identificatore univoco
Dati del venditore — NIP e ragione sociale
Importo lordo
Data di emissione
Stato — "in attesa", "in elaborazione", "rifiutata"

Passo 3: Verifica la fattura

Apri la fattura e controlla:

Che i dati dell'acquirente siano corretti — il tuo NIP, ragione sociale, indirizzo
Che gli articoli e gli importi siano giusti
Che l'aliquota IVA (VAT) sia corretta (zw, 23%, 8%, 5%)
Che il numero KSeF sia assegnato (dovrebbe esserlo sempre)

Passo 4: Accetta o rifiuta

Accettazione: la fattura passa nel tuo registro degli acquisti (KPiR o imposta fissa (ryczałt)) ed è pronta per la detrazione dell'IVA (VAT)
Rifiuto: la fattura torna al venditore con il motivo del rifiuto (es. NIP errato)

Importante: Il rifiuto deve avvenire entro termine. Da aprile 2026 hai fino alla fine del mese successivo a quello di ricezione della fattura per reagire.

Cosa fare se non vedo la fattura nel sistema di fatturazione elettronica (KSeF)?

Se il fornitore sostiene di aver emesso la fattura, ma tu non la vedi:

Controlla di aver fornito il NIP corretto all'acquisto
Verifica lo stato della fattura presso il fornitore (potrebbe essere in fase di elaborazione)
Contatta il fornitore — la fattura potrebbe essere indirizzata erroneamente

Sistema di fatturazione elettronica (KSeF) e il tuo commercialista

Se lavori con un commercialista (come Oxyok), il sistema di fatturazione elettronica (KSeF) gli mette automaticamente a disposizione le fatture:

Il commercialista ha accesso alla tua casella del sistema di fatturazione elettronica (KSeF)
Vede le fatture in tempo reale
Non devi trasmettere le fatture — sono subito disponibili
La detrazione dell'IVA (VAT) è più rapida — niente attesa del PDF

Domande frequenti

Devo accedere ogni giorno?

No. Le fatture restano in casella fino a 30 giorni. Ma prima le controlli, prima detrarrai l'IVA (VAT).

E le fatture estere?

Il sistema di fatturazione elettronica (KSeF) riguarda solo le fatture nazionali. Le fatture estere le ricevi ancora come prima.

Posso detrarre l'IVA (VAT) senza accettare la fattura?

Sì, ma conviene verificare — le fatture errate possono essere contestate dall'ufficio.

Hai bisogno di aiuto con il sistema di fatturazione elettronica (KSeF)?

Gestisco l'intero ciclo del sistema di fatturazione elettronica (KSeF) — emissione, ricezione, JPK. Da 49 zł + IVA (VAT) al mese.

Scrivimi a [email protected] o visita oxyok.com/pl.