NIP errato dell’acquirente in una fattura accettata da KSeF: rettifica a zero e nuova fattura
Cosa fanno il venditore e il destinatario quando un’e-fattura accettata riporta un NIP errato dell’acquirente. Procedura MF, esempio e lista degli identificativi.
NIP errato dell’acquirente in una fattura accettata da KSeF
Se una fattura è stata accettata da KSeF e ha ricevuto un numero KSeF, ma contiene un NIP errato dell’acquirente, il venditore deve emettere una fattura rettificativa che azzeri la fattura originaria mantenendo lo stesso NIP errato, quindi trasmettere una nuova fattura originaria con i dati corretti dell’acquirente. Non si tratta di una procedura di sostituzione del NIP nella fattura rettificativa. Questa procedura è descritta nel Manuale KSeF 2.0, parte II, sezione 1.6.4, pp. 19–20.
Distingui innanzitutto tre situazioni
- Fattura accettata con NIP errato dell’acquirente: emetti una rettifica a zero mantenendo il NIP errato e una nuova fattura originaria con i dati corretti. È il caso descritto nella sezione 1.6.4.
- File tecnicamente respinto in modalità ONLINE: in caso di verifica negativa, KSeF non assegna un numero e la fattura non è stata emessa. Occorre verificare la correttezza dei dati e ripetere l’invio. Questo caso non va confuso con la rettifica di una fattura accettata. Riferimento: sezione 1.6.1, pp. 17–18.
- Errore negli altri dati dell’acquirente con identificativo corretto: la sezione 2.13.8 descrive l’utilizzo di Podmiot2K. In questa sezione si riportano i dati completi dell’acquirente presenti nella fattura originaria; quando si rettificano gli altri dati, il numero identificativo deve essere identico a quello riportato in Podmiot2 oppure, per l’acquirente aggiuntivo, in Podmiot3 della fattura rettificativa. Non è un modo per sostituire un NIP errato con quello di un altro soggetto.
Fonte di queste distinzioni: manuale MF, sezioni 1.6.1, 1.6.4 e 2.13.8.
Perché non si può semplicemente cambiare l’acquirente?
Una fattura accettata non può essere modificata né annullata in KSeF. Gli errori in una fattura emessa vengono corretti dal suo emittente mediante una fattura rettificativa. Riferimento: sezioni 1.6.2–1.6.3, pp. 18–19.
Per il NIP errato dell’acquirente, il manuale fornisce un’ulteriore spiegazione: la fattura viene attribuita al soggetto il cui NIP è indicato nel documento, anche se non è l’acquirente effettivo. Per questo la sezione 1.6.4 precisa che non si deve emettere una rettifica che sostituisca il NIP errato con un altro NIP corretto. La procedura documentata prevede due documenti successivi: una rettifica a zero e una nuova fattura originaria.
Cosa deve fare il venditore?
Per una fattura accettata con NIP errato dell’acquirente:
- Emettere in KSeF una fattura rettificativa a zero, mantenendo il NIP errato dell’acquirente.
- Quindi trasmettere a KSeF una nuova fattura originaria con i dati corretti dell’acquirente effettivo, in particolare il suo NIP corretto.
Sono obblighi indicati nella sezione 1.6.4 del manuale MF, non un metodo facoltativo di organizzazione dei documenti.
Esempio: merce per A, fattura per B
Esempio ipotetico. Le lettere A e B sono esclusivamente designazioni illustrative, non numeri NIP né identificativi di documenti.
- Transazione: il venditore ha consegnato la merce all’impresa A.
- Errore: nel campo
Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIPdella struttura FA(3) ha inserito il NIP dell’impresa B. La fattura è stata accettata e ha ricevuto un numero KSeF. - Effetto dell’attribuzione: la fattura viene ricevuta da B, anche se B non ha acquistato la merce.
- Rettifica: il venditore emette una rettifica a zero con il NIP dell’impresa B utilizzato erroneamente.
- Nuovo documento: quindi emette una nuova fattura originaria con i dati corretti dell’impresa A, compreso il suo NIP.
Non si deve invece emettere una rettifica che sostituisca il NIP dell’impresa B con quello dell’impresa A. L’esempio corrisponde alla situazione descritta nella sezione 1.6.4.
Cosa fa l’acquirente o il destinatario errato?
Contatta il venditore al di fuori di KSeF e chiarisci in cosa consiste l’errore. Questo vale sia per l’acquirente effettivo sia per il soggetto che ha ricevuto una fattura relativa a un acquisto altrui.
Il destinatario non può rifiutare una fattura accettata in KSeF. Il sistema non dispone di opzioni per approvare o rifiutare le fatture dopo che l’acquirente le ha ricevute. Gli errori e le controversie vengono chiariti al di fuori del sistema; nel caso dell’errore A/B, il venditore emette una rettifica a zero e una nuova fattura corretta. Riferimento: sezione 6.3, pp. 97–98.
Lista di controllo degli identificativi dei documenti
La lista seguente è una raccomandazione organizzativa che aiuta a preparare la segnalazione al venditore e a organizzare i documenti:
- Annota il numero della fattura originaria assegnato dal venditore: il valore del campo
P_2. - Annota separatamente il numero KSeF di questa fattura. Non confonderlo con il numero di riferimento della sessione.
- Annota la data di emissione della fattura originaria, il NIP errato presente nel documento e i dati corretti dell’acquirente effettivo.
- Dopo l’emissione della rettifica e della nuova fattura, annota separatamente i rispettivi numeri assegnati dall’emittente e i numeri KSeF.
- Verifica che la rettifica faccia riferimento alla fattura originaria corretta.
La distinzione tra il numero P_2, il numero KSeF e il numero di riferimento della sessione è descritta nel manuale MF, descrizione degli elementi dell’UPO, pp. 77–78.
Indipendentemente dalla raccomandazione precedente, la rettifica deve contenere il proprio numero e la propria data di emissione, i dati della fattura originaria — compresi la data, il numero e i dati delle parti — nonché il numero KSeF della fattura originaria, se assegnato. Nel caso trattato, la fattura accettata dispone già di un numero KSeF. Riferimento: sezione 4.1.3, pp. 72–73. La lista degli identificativi non sostituisce l’insieme completo dei dati obbligatori della rettifica.
L’articolo descrive come correggere i documenti. Non determina il diritto alla detrazione dell’IVA, il trattamento del costo ai fini del PIT né il periodo di contabilizzazione fiscale della rettifica.