Acquisti del dipendente in KSeF: il datore resta l’acquirente

Quando il dipendente acquista per conto del datore di lavoro, il datore resta l’acquirente effettivo. Il suo NIP va in Podmiot2. Identificare il dipendente aiuta ad attribuire la spesa, ma non sostituisce i dati dell’impresa.

Tre possibilità

Il manuale del Ministero propone esempi: dati del dipendente e IDWew in Podmiot3; dati e ruolo del dipendente in Podmiot3 senza IDWew; oppure informazioni aggiuntive sul dipendente e sulla spesa in DodatkowyOpis. Sono opzioni organizzative, non un processo imposto a tutti. Fonte: manuale §2.15.

Cosa è facoltativo

IDWew non è obbligatorio. Neppure l’indirizzo del dipendente in Podmiot3 lo è. Non trasformare tutte le voci di una tabella di esempio in requisiti aziendali. Il contribuente adatta identificazione delle spese e accesso alle fatture alle proprie esigenze e possibilità.

Con IDWew, il datore può attribuire permessi adeguati per accedere alle fatture relative al dipendente. La sola identificazione non sostituisce l’attribuzione dei permessi.

Un punto di partenza semplice

Concorda un metodo supportato dal programma e comunica ai dipendenti NIP del datore e riferimento concordato. È una raccomandazione organizzativa. L’articolo non determina rimborsi, trasferte, costi fiscali o detrazioni IVA.

FAQ

Il NIP del dipendente sostituisce quello del datore?

No. Per acquisti per conto del datore, il suo NIP resta in Podmiot2; i dati del dipendente hanno una funzione aggiuntiva.

Bisogna usare IDWew?

No. Il manuale presenta anche Podmiot3 senza questo identificativo e DodatkowyOpis.

L’indirizzo del dipendente è obbligatorio?

No. Può essere inserito in Podmiot3, ma il manuale ne indica espressamente la facoltatività.

Fonte e limiti

Manuale KSeF 2.0, parte II, edizione di agosto, verificato il 7 ottobre 2026; situazione giuridica in copertina: 1 febbraio 2026. Contesto polacco; senza istruzioni per generare IDWew, attribuire permessi o raccogliere PESEL.