Nota di acquisto e spesa senza fattura nella ditta individuale (JDG) nel 2026 in Polonia

Come documentare un costo nella JDG senza fattura: nota di acquisto, ricevuta, scontrino con il numero di identificazione fiscale (NIP). Art. 22 ust. 6b PIT, requisiti probatori, insidie.

Hai comprato una piccola attrezzatura, hai pagato in contanti e non hai ricevuto fattura? Oppure hai ricevuto una ricevuta che non è fattura IVA? Dal 2026 le regole per l'inserimento di tali spese tra i costi della ditta individuale (JDG) sono precise: senza un documento adeguato non c'è costo nel libro dei ricavi e spese (KPiR). Ma il documento adeguato non è sempre una fattura.

Spieghiamo cosa costituisce documento contabile nel libro dei ricavi e spese (KPiR) (art. 22 ust. 1 e 6b della legge sull'imposta sul reddito (PIT)), come redigere una nota di acquisto e quando è possibile — e quando non è possibile — registrare una spesa senza fattura.

Cosa dice la legge sul PIT

L'art. 22 ust. 1 della legge sul PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) definisce i costi di produzione del reddito (KUP) come i costi sostenuti allo scopo di conseguire ricavi ovvero di mantenere o salvaguardare la fonte dei ricavi, ad eccezione di quelli elencati nell'art. 23 (costi che non possono costituire KUP).

L'art. 22 ust. 6b stabilisce che per i contribuenti che tengono il libro dei ricavi e spese (KPiR) la data di sostenimento del costo è la data di emissione della fattura, della ricevuta o di altro documento che costituisce la base per l'inserimento del costo, salva eccezione di legge.

L'espressione chiave è: «altro documento». Non deve essere una fattura IVA — ma deve essere un documento che soddisfi determinati requisiti.

Gerarchia dei documenti di costo

1. Fattura IVA (prova più forte)

Fattura IVA standard con data, numero, dati del cedente e del cessionario, descrizione del bene/servizio, importi netto/IVA/lordo. Costituisce base per la detrazione IVA (per il soggetto passivo attivo) e per l'inserimento del costo nel libro dei ricavi e spese (KPiR).

2. Fattura semplificata / scontrino con NIP fino a 450 zł

Lo scontrino fiscale con il numero di identificazione fiscale (NIP) del cessionario fino a 450 zł lordo (o 100 euro) è considerato fattura semplificata (art. 106e ust. 5 pkt 3 della legge sull'IVA). Dà diritto alla detrazione IVA e all'inserimento nel libro dei ricavi e spese (KPiR).

Oltre i 450 zł — occorre la fattura IVA completa.

3. Ricevuta (non fattura)

La ricevuta è emessa da un soggetto non soggetto passivo IVA (ad es. una persona fisica che non svolge attività economica). La ricevuta non contiene IVA e non dà diritto alla detrazione IVA. Costituisce tuttavia documento contabile nel libro dei ricavi e spese (KPiR) — a condizione che ne soddisfi i requisiti.

4. Nota di acquisto (documento interno)

Quando non disponi di fattura né di ricevuta, puoi redigere una nota di acquisto — documento interno redatto dal contribuente. È l'ultimo mezzo probatorio, accettato dagli organi fiscali al verificarsi di determinate condizioni.

Come redigere una nota di acquisto

La nota di acquisto deve contenere:

Data di sostenimento della spesa — giorno di effettivo acquisto,
Importo della spesa — prezzo di acquisto,
Oggetto dell'acquisto — cosa esattamente è stato comprato (descrizione del bene/servizio),
Scopo del collegamento con l'attività — perché l'acquisto serve all'attività (collegamento con il ricavo),
Modalità di pagamento — contanti, bonifico, carta,
Firma del contribuente — dichiarazione di sostenimento del costo.

Esempio di nota

NOTATKA ZAKUPOWA Nr NZ-001/2026

Data wydatku: 15.07.2026
Wystawiający: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Przedmiot: Papier do drukarki A4, 5 ryzyk
Kwota: 120 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych)
Cel: Materiały biurowe do działalności księgowej
Sposób zapłaty: gotówka
Sklep: sklep papierniczy przy ul. Długiej 5, Warszawa

Podpis przedsiębiorcy: [podpis]

Limiti della nota di acquisto

Nessuna IVA da detrarre — la nota non è documento IVA, non dà diritto alla detrazione IVA,
Minor forza probatoria — gli organi fiscali trattano la nota come prova integrativa; in caso di controllo possono richiedere conferma aggiuntiva,
Importo ragionevole — le note di acquisto sono credibili per piccole spese (fino a qualche centinaio di złoty). Per importi maggiori gli organi fiscali si attendono fattura o ricevuta.

Cosa si può registrare senza fattura

Spese per cui la fattura non è richiesta

Alcuni costi possono essere documentati senza fattura IVA:

Diarie e indennità forfettarie per trasferte — sulla base del rendiconto del viaggio (non della fattura dell'hotel),
Ammortamento — quota calcolata sul valore iniziale del bene strumentale, non documentata da fattura ogni mese,
Consumo di materiali — materiali caricati a magazzino con fattura, consumati senza ulteriori documenti,
Costi finanziari — commissioni bancarie attestate dall'estratto conto,
Interessi del mutuo — attestati dal piano e dall'estratto conto.

Spese per cui la fattura (o documento equivalente) è richiesta

Acquisto di merci da rivendere — fattura o documento doganale,
Servizi di terzi — fattura o ricevuta,
Carburante, assistenza, riparazioni auto — fattura o scontrino con NIP fino a 450 zł,
Attrezzature e arredamento — fattura,
Locazione di immobili — fattura o contratto di locazione.

Insidie

Scontrino semplice senza NIP — non è documento contabile. Occorre chiedere scontrino con NIP o fattura.
Nota al posto della fattura per spese rilevanti — gli organi fiscali contestano le note per importi oltre qualche centinaio di złoty. Laddove sia possibile ottenere fattura, va richiesta.
Mancanza della descrizione dello scopo — una nota di acquisto senza spiegazione del collegamento con l'attività è invalida come documento contabile.
Data del documento e data di pagamento — dal 2026 (art. 22 ust. 6b) la data di sostenimento del costo è la data di emissione del documento, non quella di pagamento. Bisogna ricordarsene per i costi di fine anno.
Detrazione IVA dalla nota — la nota di acquisto non è documento IVA. Non si può detrarre l'IVA, anche se era inclusa nel prezzo.
Fattura semplificata oltre i 450 zł — lo scontrino con NIP oltre i 450 zł non è fattura semplificata. Occorre la fattura completa.

FAQ

Un semplice scontrino senza NIP si può registrare nel libro dei ricavi e spese (KPiR)?

No. Un semplice scontrino senza NIP non è documento contabile. Occorre chiedere scontrino con NIP (fino a 450 zł) o fattura IVA.

La nota di acquisto si può fare per qualsiasi importo?

Teoricamente sì, ma in pratica le note sono accettate per piccole spese (fino a qualche centinaio di złoty). Per importi maggiori gli organi fiscali si attendono fattura o ricevuta.

Dalla nota di acquisto si può detrarre l'IVA?

No. La nota non è documento IVA e non dà diritto alla detrazione IVA.

Una ricevuta (non fattura) è sufficiente per il libro dei ricavi e spese (KPiR)?

Sì. Una ricevuta emessa da una persona fisica non soggetto passivo IVA è documento contabile nel libro dei ricavi e spese (KPiR). Non dà tuttavia diritto alla detrazione IVA (poiché non contiene IVA).

L'anticipo al dipendente richiede fattura?

Il rendiconto dell'anticipo (ad es. indennità, indennità forfettaria per trasferta) non richiede fattura dal dipendente — basta il rendiconto del viaggio redatto dall'imprenditore.

Fonti

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Il materiale ha carattere informativo. La documentazione dei costi va adattata alla situazione individuale.