Fattura semplificata e scontrino con NIP: costi della JDG in Polonia nel 2026

Quando acquisti per la tua attività, comunica il tuo NIP (numero di identificazione fiscale) prima che venga emesso lo scontrino. Uno scontrino con il NIP dell’acquirente fino a 450 zł lordi (o 100 euro, se l’importo è in euro) che rispetta i requisiti della legge sul VAT è una fattura semplificata. L’obbligo di comunicare il NIP prima della chiusura della vendita in cassa esiste dal 2020, non solo dal 2026.

Spieghiamo cos’è la fattura semplificata (art. 106e ust. 5 pkt 3 della legge sul VAT), quando lo scontrino con NIP sostituisce la fattura, come detrarre il VAT e cosa cambierà dal 2027 con il KSeF, il sistema nazionale di fatturazione elettronica.

Verifica della normativa: 18 settembre 2026. L’articolo riguarda soprattutto gli acquisti aziendali effettuati in Polonia.

Cos’è una fattura semplificata

La fattura semplificata può omettere una parte dei dati richiesti in una fattura ordinaria. Secondo l’art. 106e ust. 5 pkt 3 della legge sul VAT, può non indicare il nome e cognome o la denominazione e l’indirizzo dell’acquirente, né i dati di cui all’ust. 1 pkt 8, 9 e 11–14. Il NIP dell’acquirente resta obbligatorio. La semplificazione si applica a condizione che:

• l’importo totale dovuto (lordo) non superi 450 zł o 100 euro (se l’importo è espresso in euro),
• contenga dati che consentano di determinare l’importo dell’imposta per ciascuna aliquota VAT.

Oltre 450 zł (o 100 euro) non si può emettere una fattura semplificata: serve una fattura VAT completa.

Il limite da solo non basta. L’art. 106e ust. 6 esclude questa semplificazione, tra l’altro, per le cessioni intracomunitarie di beni (WDT), le vendite a distanza intracomunitarie di beni e le vendite senza NIP dell’acquirente.[2]

Cosa deve contenere una fattura semplificata

Il documento deve indicare almeno:

• la data di emissione,
• la data di consegna, di esecuzione del servizio o di ricevimento del pagamento, se determinata e diversa dalla data di emissione,
• un numero progressivo,
• i dati del venditore (nome e indirizzo, NIP),
• il NIP dell’acquirente,
• la descrizione del bene o del servizio,
• l’importo totale dovuto (lordo),
• dati che consentano di determinare l’importo dell’imposta per ciascuna aliquota VAT.

Si possono omettere il nome e l’indirizzo dell’acquirente, ma non il suo NIP. Il documento deve inoltre consentire di determinare l’importo dell’imposta per ciascuna aliquota VAT.

Lo scontrino con NIP come fattura semplificata

Lo scontrino fiscale che riporta il NIP dell’acquirente e il cui importo totale non supera 450 zł (o 100 euro) è considerato una fattura semplificata. Il numero dello scontrino è anche il numero della fattura.

Ciò significa che questo scontrino:

• è la base per detrarre il VAT (se l’acquisto è collegato ad attività imponibili),
• è un documento contabile nel KPiR, il libro dei ricavi e delle spese (nella colonna corrispondente al tipo di spesa),
• non può essere accompagnato da un’ulteriore fattura.

Come ottenere il NIP sullo scontrino

La maggior parte dei registratori di cassa e dei sistemi POS consente di aggiungere il NIP dell’acquirente prima di chiudere la transazione. Basta:

• comunicare il NIP prima di pagare (nei sistemi che lo supportano),
• usare una carta fedeltà collegata al NIP (in alcune catene),
• chiedere al cassiere di aggiungere il NIP.

Senza il NIP dell’acquirente, un normale scontrino fiscale non è una fattura semplificata. Va valutato a parte se la spesa possa essere documentata ai fini del KPiR secondo una delle regole speciali descritte più avanti.[2][3]

Scontrino senza NIP — si può contabilizzare?

Un normale scontrino di negozio senza il NIP dell’acquirente non dà diritto alla detrazione del VAT come fattura semplificata. Questo non significa però che qualsiasi documento senza NIP escluda il costo ai fini del PIT. Il regolamento sul KPiR prevede prove documentali speciali per alcune spese.[2][3]

La mancanza del NIP su uno scontrino già emesso non si rimedia chiedendo in seguito una fattura con NIP. Secondo i chiarimenti del Ministero delle Finanze (MF), in tal caso il venditore può emettere una fattura al consumatore, senza il NIP dell’acquirente. Per questo informa il venditore che l’acquisto è per l’attività e che ti serve la fattura prima della chiusura della vendita in cassa. Se lo scontrino supera il limite della fattura semplificata, comunica il NIP per lo scontrino e chiedi una fattura completa.

Eccezioni nel KPiR e ricevuta emessa correttamente

Il regolamento in vigore dal 1° gennaio 2026 consente, tra l’altro, di documentare l’acquisto di carburante o oli all’estero con uno scontrino o una ricevuta di cassa (§ 8 ust. 4). Il documento deve riportare la data, l’indicazione del venditore, la quantità, il prezzo unitario e il valore dell’acquisto. Sul retro vanno indicati i dati dell’impresa, l’indirizzo e il tipo di acquisto. Il biglietto del parchimetro, invece, può essere allegato a un documento interno (§ 8 ust. 2 pkt 8). Queste eccezioni riguardano la documentazione del costo, non una detrazione automatica del VAT.[3]

Una ricevuta (rachunek) emessa correttamente è un documento contabile ai sensi del § 6 ust. 3 pkt 1 del regolamento. Non esiste invece una regola generale secondo cui qualsiasi «nota d’acquisto» possa sostituire una fattura mancante per una piccola spesa. I documenti interni sono ammessi solo nei casi elencati dal regolamento. L’art. 22 ust. 6b della legge sul PIT stabilisce la data in cui il costo è sostenuto, ma non attribuisce di per sé a ogni scontrino lo status di documento contabile.[3][4]

Detrazione del VAT da una fattura semplificata

Lo scontrino con NIP (in quanto fattura semplificata) dà diritto alla detrazione del VAT secondo le regole generali (art. 86 ust. 1 della legge sul VAT):

• l’acquisto deve essere collegato ad attività imponibili,
• il VAT è indicato nel documento o calcolabile in base a esso,
• l’acquirente è un soggetto attivo ai fini VAT.

Per l’acquirente, la fattura semplificata si registra negli acquisti del JPK_V7 secondo le regole generali. Un documento corretto non elimina di per sé le esclusioni di legge dalla detrazione, ad esempio per una parte dei servizi di alloggio e ristorazione (art. 88 della legge sul VAT).[2]

Esempio

Compri in Polonia carburante per 300 zł lordi (243,90 zł netti + 56,10 zł di VAT al 23%) per un’autovettura che è un bene strumentale dell’impresa ed è usata anche privatamente. Ipotizziamo un soggetto attivo ai fini VAT con diritto di detrarre il 50% del VAT, che registra i costi nel KPiR. Uno scontrino con NIP conforme ai requisiti della fattura semplificata:

• è una fattura semplificata (importo ≤ 450 zł),
• VAT 56,10 zł — detrai il 50% = 28,05 zł (auto a uso misto, art. 86a),
• il costo ai fini del PIT è pari al 75% della somma del netto e del VAT non detratto: (243,90 zł + 28,05 zł) × 75% = 203,96 zł (art. 23 ust. 1 pkt 46a e ust. 5a della legge sul PIT).[4]

Non applicare questo esempio a qualsiasi auto. Per un’auto privata di proprietà dell’imprenditore che non fa parte del patrimonio dell’impresa, l’art. 23 ust. 1 pkt 46 prevede un limite di costo distinto: il 20%.[4]

Cosa cambia il KSeF dal 2027

Il periodo transitorio di cui all’art. 145n della legge sul VAT termina il 31 dicembre 2026. Dal 1° gennaio 2027:

• secondo la risposta n. 17 del MF, lo scontrino fiscale con il NIP dell’acquirente potrà ancora essere emesso, ma non sarà una fattura semplificata,[5]
• per un normale acquisto aziendale bisognerà procurarsi una fattura, di regola emessa nel KSeF, fatte salve le esclusioni di legge; può essere una fattura completa o semplificata, se ne rispetta le condizioni,[2][6]
• la struttura FA(3) consente di emettere una fattura semplificata fino a 450 zł (100 euro) senza nome e indirizzo dell’acquirente, ma non senza il suo NIP.[6]

Non se ne deve dedurre che qualsiasi fattura emessa fuori dal KSeF privi automaticamente l’acquirente del diritto alla detrazione del VAT. Nella risposta n. 7 il MF conferma di regola tale diritto e sottolinea la dovuta diligenza. Anche le regole specifiche per documentare alcuni costi nel KPiR vanno valutate a parte.[3][5]

Nel 2026 lo scontrino con NIP fino a 450 zł resta una fattura semplificata. Per saperne di più sulla fatturazione elettronica, leggi la nostra guida completa al KSeF.

Insidie

1. Scontrino con NIP oltre 450 zł — non è una fattura semplificata. Bisogna chiedere una fattura VAT completa.
2. Manca il NIP sullo scontrino — comunicalo prima della chiusura della vendita in cassa. Non dare per scontato che si possa aggiungere dopo.
3. Doppia documentazione — se hai uno scontrino con NIP (fattura semplificata), non si può emettere un’ulteriore fattura per la stessa operazione.
4. Tempi della detrazione — per un normale acquisto nazionale, il diritto alla detrazione sorge con l’esigibilità dell’imposta, ma non prima del periodo in cui ricevi la fattura. Se non lo eserciti subito, puoi detrarre il VAT in uno dei tre periodi mensili successivi o dei due periodi trimestrali successivi (art. 86 ust. 10, 10b pkt 1 e 11).[2]
5. Autovettura — i limiti per il VAT e per i costi ai fini del PIT sono distinti. Verifica come viene usata l’auto e se fa parte del patrimonio dell’impresa, invece di registrare automaticamente tutto l’importo dello scontrino tra i costi.[2][4]

Domande frequenti

Ogni scontrino con NIP è una fattura semplificata?

Non tutti. Nel 2026 l’importo deve essere al massimo di 450 zł lordi, o di 100 euro se il corrispettivo è espresso in euro. Il documento deve riportare il NIP dell’acquirente e gli altri dati obbligatori, compresi quelli che consentono di determinare il VAT per ciascuna aliquota. La semplificazione non riguarda le operazioni escluse dall’art. 106e ust. 6, come le WDT.[2]

Posso detrarre il VAT da uno scontrino senza NIP?

Non da un normale scontrino di negozio senza il NIP dell’acquirente: non è una fattura semplificata. Non va confuso con i documenti considerati fatture in base a norme specifiche. Il fatto di poter documentare alcune spese nel KPiR senza NIP non comporta il diritto alla detrazione del VAT.[2][3]

Si può emettere una fattura semplificata nel KSeF?

Sì. La struttura FA(3) supporta le fatture semplificate fino a 450 zł o 100 euro, con l’indicazione «UPR». Si possono omettere il nome e l’indirizzo dell’acquirente, ma non il suo NIP. Il manuale del MF di febbraio 2026 precisa però che l’Aplikacja Podatnika KSeF (l’applicazione gratuita del MF) non consente di emettere questo tipo di fattura. Verifica questa funzione nel programma che usi.[6]

Lo scontrino con NIP oltre 450 zł dà diritto alla detrazione del VAT?

Lo scontrino da solo non basta. Il limite di 450 zł (o 100 euro per importi in euro) riguarda l’intero importo lordo, non la singola voce. Oltre questa soglia, chiedi al venditore una fattura completa relativa allo scontrino con NIP. Il diritto alla detrazione si valuta allora in base alla fattura e alle regole generali del VAT.[1][2]

Dopo aver ricevuto uno scontrino senza NIP posso chiedere la fattura intestata all’impresa?

Di regola, così non otterrai una fattura con il NIP dell’acquirente. Il MF chiarisce che, se il NIP non è stato comunicato prima dell’emissione dello scontrino, il venditore può emettere una fattura al consumatore, senza NIP. Al prossimo acquisto comunica il NIP prima della chiusura della vendita in cassa. L’art. 106b ust. 7 prevede un’eccezione specifica per i servizi di taxi.[1][2]

Una ricevuta senza scontrino fiscale è un costo nel KPiR?

Può documentare un costo se è stata emessa secondo le norme applicabili e la spesa soddisfa le condizioni del costo fiscalmente deducibile. La base è il § 6 ust. 3 pkt 1 del regolamento sul KPiR. Non basta chiamare «ricevuta» un foglietto né scrivere un appunto.[3][4]

Bisogna inviare lo scontrino con NIP al commercialista?

Sì: se vuoi che l’acquisto venga contabilizzato, consegnalo a chi tiene la tua contabilità secondo il flusso documentale concordato. Nel 2026 lo scontrino che vale come fattura semplificata può essere emesso fuori dal KSeF, quindi non dare per scontato che il commercialista lo trovi nel sistema. Verifica che numero, data, importi e NIP siano leggibili.[2]

Se manca il nome della mia impresa, lo scontrino con NIP va corretto?

No, se il documento soddisfa le condizioni della fattura semplificata. Il nome e l’indirizzo dell’acquirente possono essere omessi. Controlla soprattutto il tuo NIP, che l’importo rientri nel limite e che ci siano i dati per determinare il VAT di ciascuna aliquota.[1][2]

Uno scontrino senza NIP può documentare un costo nel KPiR?

Non è una prova universale del costo, ma le norme prevedono eccezioni. L’acquisto di carburante o oli all’estero può essere documentato con uno scontrino che soddisfa le condizioni del § 8 ust. 4 del regolamento, completando i dati sul retro. Il biglietto del parchimetro può essere allegato a un documento interno. Non estendere queste eccezioni a qualsiasi acquisto in negozio.[3]

Esattamente 450 zł lordi rientrano nel limite?

Sì. La norma dice «non superi», quindi 450 zł lordi rientrano nel limite, mentre 450,01 zł no. Per importi espressi in euro la soglia è di 100 euro. È il limite dell’intera fattura, non del valore netto o del singolo articolo.[2]

Cosa cambierà per gli scontrini con NIP dal 1° gennaio 2027?

Secondo il MF, si potranno ancora emettere, ma non saranno più fatture semplificate. Per gli acquisti aziendali procurati una fattura, di regola nel KSeF, fatte salve le esclusioni. La fattura semplificata come tipo di documento non scompare: la struttura FA(3) la prevede anche nel KSeF.[2][5][6]

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Il presente materiale ha carattere informativo. La documentazione dei costi va adattata alla situazione individuale.

Fonti

[1] https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow

[2] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text/U/D20250775Lj.pdf

[3] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1299/text/O/D20251299.pdf

[4] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/592/text/U/D20260592Lj.pdf

[5] https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne

[6] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf