Fatturazione da parte dell’acquirente in KSeF: acquirente e persone da lui autorizzate

Fatturazione da parte dell’acquirente in KSeF: chi può emettere le fatture?

Il venditore può concedere all’acquirente in KSeF l’autorizzazione a emettere fatture per suo conto. Dopo aver ricevuto tale autorizzazione, l’acquirente può emettere fatture a nome del venditore direttamente in KSeF. È così che il Ministero delle Finanze polacco descrive questo meccanismo nella risposta n. 10 delle domande frequenti.

L’acquirente deve emettere le fatture personalmente?

Non soltanto l’acquirente può utilizzare il meccanismo descritto. Dopo che l’acquirente ha ricevuto l’autorizzazione dal venditore, anche le persone alle quali l’acquirente stesso concede le autorizzazioni possono emettere fatture a nome del venditore direttamente in KSeF. Si tratta di una possibilità indicata nella stessa risposta del Ministero, non di un obbligo di coinvolgere altre persone.

Distinguiamo quindi tre ruoli:

• Venditore — può concedere all’acquirente in KSeF l’autorizzazione a emettere fatture per suo conto.
• Acquirente — dopo aver ricevuto tale autorizzazione, può emettere fatture a nome del venditore direttamente in KSeF.
• Persone autorizzate dall’acquirente — nell’ambito del meccanismo descritto, possono anch’esse emettere fatture a nome del venditore direttamente in KSeF.

Autorizzazione tecnica e valutazione giuridica

Questa descrizione riguarda esclusivamente il meccanismo di autorizzazione in KSeF. Non considerare il solo conferimento dell’autorizzazione tecnica come prova che siano soddisfatte tutte le condizioni giuridiche per la fatturazione da parte dell’acquirente. L’articolo non valuta l’ammissibilità di tale fatturazione per una specifica operazione.

Elenco organizzativo facoltativo

Per chiarire i ruoli, puoi preparare una nota interna che indichi:

• il venditore a nome del quale devono essere emesse le fatture;
• l’acquirente al quale il venditore intende concedere l’autorizzazione a emettere fatture per suo conto;
• le persone alle quali l’acquirente intende concedere le autorizzazioni, se desidera avvalersi di questa possibilità.

È una proposta organizzativa, non un modulo ufficiale né un obbligo aggiuntivo. Non considerarla una conferma del rispetto delle condizioni giuridiche per la fatturazione da parte dell’acquirente.

Da non confondere con l’accesso dello studio contabile

Il Ministero tratta separatamente le autorizzazioni dello studio contabile a emettere e consultare le fatture nella risposta n. 17. Non confondere questo argomento con l’autorizzazione concessa all’acquirente per emettere fatture a nome del venditore descritta qui.

Restano fuori dall’ambito di questo articolo la designazione specifica dell’acquirente per le fatture VAT RR e la fatturazione da parte dell’acquirente in ambito internazionale. La descrizione presentata non va estesa a questi casi senza un’analisi separata.