UPL-1 - procura per la dichiarazione elettronica per un contabile presso JDG nel 2026

Cos’è l’UPL-1, come concedere e come revocare la procura per firmare le dichiarazioni dei redditi elettroniche, cosa non è l’UPL-1 e perché non sostituisce KSeF o la rappresentanza generale.

UPL-1 è una procura fiscale unilaterale con la quale l’imprenditore autorizza una determinata persona a firmare elettronicamente e inviare dichiarazioni elettroniche per suo conto. Il modulo è gratuito. Può essere presentato in formato elettronico all’e-Tax Office o in formato cartaceo all’ufficio delle imposte competente.

Se si cambia sede, l’UPL-1 rientra tra i diritti che devono essere consapevolmente concessi alla nuova sede e altrettanto consapevolmente revocati alla precedente. Il contesto più ampio del cambiamento è descritto nella guida come cambiare commercialista nel 2026.

Cosa fa esattamente l’UPL-1?

L’UPL-1 autorizza una persona fisica designata a svolgere attività relative alla presentazione elettronica delle dichiarazioni per conto del contribuente. In pratica questo significa:

firma e invio delle dichiarazioni dei redditi elettroniche,
invio di JPK_V7, VAT-UE e altre dichiarazioni e moduli elettronici firmabili da un delegato basati su UPL-1,
firmare rettifiche a tali dichiarazioni,
download delle ricevute ufficiali (UPO) delle dichiarazioni inviate.

Il rappresentante che agisce su UPL-1 presenta e firma i documenti come se lo facesse un contribuente. L’autorità accetta la dichiarazione presentata in tempo a condizione che la procura fosse valida al momento della spedizione.

Cosa NON dà UPL-1

Questo è l’idea sbagliata più comune sull’UPL-1. Il presente modulo non è una procura generale. In particolare, non ti autorizza a:

firmare citazioni, risposte a decisioni e lettere procedurali in materia di esecuzione e controllo (a questo scopo viene utilizzato PPO-1 o PPS-1),
comparire in una causa davanti al capo dell’ufficio delle imposte nell’ambito non coperto dalle dichiarazioni elettroniche,
gestire l’accesso a KSeF o ricevere e inviare fatture tramite KSeF - questo è un meccanismo separato descritto nell’articolo Autorizzazioni KSeF per il commercialista e l’ufficio contabilità,
accesso alle caselle e-Tax Office per attività diverse dalla presentazione delle dichiarazioni,
avere fondi su un conto fiscale, microconto o rimborsi fiscali,
accordi con ZUS - lì si applica una procura separata PEL.

L’UPL-1 è uno strumento ristretto. Viene utilizzato per inviare dichiarazioni elettroniche in tempo e senza alcuna manutenzione. Se l’ufficio ha bisogno di qualcosa in più, l’imprenditore deve conferire una procura aggiuntiva o svolgere egli stesso tale attività.

Chi può essere un proxy per UPL-1

Può essere rappresentante una persona fisica dotata di capacità giuridica. In pratica si tratta di un commercialista che tiene la contabilità, di un dipendente di un ufficio contabile o di una persona di fiducia dell’azienda. Il soggetto stesso non può essere il procuratore (es. "Biuro Rachunkowe X Sp. z o.o.") - è necessario inserire una persona specifica e i dati identificativi richiesti dal presente modulo.

Se nell’ufficio sono presenti più dipendenti che inviano dichiarazioni, ciascuno di essi presenta un UPL-1 separato. Non esiste una "delega in avanti" predefinita qui.

Come assegnare UPL-1 passo dopo passo

Seleziona la modalità di presentazione: elettronica presso l’e-Tax Office o cartacea presso l’ufficio delle imposte competente.
Inserire i dati del contribuente e del rappresentante specifico richiesti dal modulo UPL-1.
Indicare il periodo di validità della procura.
Firmare il modulo in conformità con le regole di rappresentanza della società.
Invia UPL-1 prima della data in cui la prima dichiarazione viene firmata e inviata dal proxy.
Quando invii online, scarica l’UPO. Se disponi di una versione cartacea, conserva una copia della conferma di invio o una prova di spedizione.

L’ufficio inserisce i dati nel registro delle procure e non invia una notifica separata sulla conclusione del caso. Pertanto, UPL-1 non deve essere inviato finché non viene inviato il primo JPK o dichiarazione.

Come annullare - modulo OPL-1

Il ricorso UPL-1 viene presentato tramite il modulo OPL-1. Può essere presentato allo stesso ufficio in formato cartaceo oppure presentato in formato elettronico tramite e-Tax Office.

Indicare il rappresentante che si intende licenziare.
In caso di invio elettronico, firmare l’OPL-1 utilizzando un metodo approvato e scaricare l’UPO.
Nel caso della versione cartacea conservare la conferma di presentazione o invio.

Nel modulo OPL-1 fornire i dati della procura revocata secondo il modello vigente. Dopo l’invio, conserva la conferma e controlla l’elenco delle procure nell’e-Tax Office. Coordinare la data del ricorso con l’invio delle ultime dichiarazioni e la ricezione dell’UPO, in modo da non lasciare l’ex sede con accesso più a lungo di quanto necessario per l’espletamento del servizio.

La responsabilità della parte

L’UPL-1 di per sé non trasferisce gli obblighi legali del contribuente al contabile né determina la responsabilità per un errore specifico. L’ambito di responsabilità del contribuente, del rappresentante e dell’ufficio contabile viene valutato separatamente - in base alle norme fiscali, alle norme penali fiscali, alle circostanze del caso e al contratto concluso.

Pertanto è opportuno conservare una copia di ogni UPL-1 e OPL-1 inviata nonché la conferma dell’invio e della cancellazione. In caso di controversia, questa è una prova importante per sapere quando la procura è stata concessa o revocata.

UPL-1 e altri procuratori fiscali

UPL-1 è uno dei numerosi procuratori fiscali. Non confonderlo con:

PPO-1 - procura generale per trattare questioni dinanzi all’amministrazione finanziaria; più ampio di UPL-1, ma non copre nemmeno la firma di tutte le lettere,
PPS-1 - procura speciale per una questione specifica (ad esempio un’ispezione o una richiesta specifica),
PEL - procura a ZUS, registro e moduli completamente separati,
Autorizzazioni KSeF - concesse all’interno del sistema KSeF, non nell’e-Tax Office.

L’errore più comune è credere che sia sufficiente "una procura per un commercialista". Infatti, il contabile che deve inviare JPK, contattare ZUS e gestire KSeF richiede tre autorizzazioni separate.

Gli errori più comuni

Emissione UPL-1 invece di PPO-1 quando l’ufficio deve rispondere alle richieste.
Lasciare l’UPL-1 attivo presso l’ex ufficio dopo la scadenza del contratto.
Cancellazione UPL-1 prima che l’ufficio precedente invii l’ultimo JPK_V7.
Inserimento del nome dell’ufficio nell’UPL-1 al posto dei dati di una persona fisica specifica.
Trattare UPL-1 come accesso a KSeF o smaltimento dei resi.
Nessuna copia dell’OPL-1 dopo la revoca della procura.
Supponendo che UPL-1 copra anche ZUS (include solo dichiarazioni fiscali elettroniche).

Quando vale la pena dare UPL-1

UPL-1 ha senso quando il contabile invia effettivamente le dichiarazioni elettroniche e deve farlo in tempo, senza impegnare costantemente l’imprenditore a firmarle. Tuttavia, non sostituisce altri diritti.

Concedi solo le autorizzazioni di cui l’ufficio ha realmente bisogno. Concordare la data di cancellazione affinché l’ufficio precedente possa inviare l’ultima dichiarazione e ritirare l’UPO, ma non conservi l’accesso dopo la fine del servizio.

Fonti

Il materiale è di carattere generale. L’ambito dettagliato e la procedura per il conferimento della procura risultano dalle disposizioni dell’ordinanza fiscale e dalle attuali istruzioni dell’Ufficio delle imposte elettronico.