Błędny NIP nabywcy w przyjętej fakturze KSeF: korekta do zera i nowa faktura

Błędny NIP nabywcy w przyjętej fakturze KSeF

Jeżeli faktura została przyjęta przez KSeF i otrzymała numer KSeF, a zawiera błędny NIP nabywcy, sprzedawca musi wystawić korektę do zera z tym samym błędnym NIP, a następnie przesłać nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi nabywcy. Nie jest to procedura zamiany NIP na fakturze korygującej. Takie postępowanie opisuje Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, sekcja 1.6.4, s. 19–20.

Najpierw rozróżnij trzy sytuacje

• Przyjęta faktura z błędnym NIP nabywcy: zastosuj korektę do zera, zachowując błędny NIP, i wystaw nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi. To przypadek opisany w sekcji 1.6.4.
• Technicznie odrzucony plik w trybie ONLINE: przy negatywnej weryfikacji KSeF nie nadaje numeru, a faktura nie została wystawiona. Należy sprawdzić poprawność danych i ponowić wysyłkę. Nie należy utożsamiać tego z korektą przyjętej faktury. Podstawa: sekcja 1.6.1, s. 17–18.
• Błąd w pozostałych danych nabywcy przy prawidłowym identyfikatorze: sekcja 2.13.8 opisuje wykorzystanie Podmiot2K. Podaje się tam pełne dane nabywcy z faktury pierwotnej; przy korekcie pozostałych danych numer identyfikacyjny musi być tożsamy z numerem w Podmiot2, a dla dodatkowego nabywcy — w Podmiot3 faktury korygującej. Nie jest to sposób zmiany błędnego NIP na NIP innego podmiotu.

Źródło tych rozróżnień: podręcznik MF, sekcje 1.6.1, 1.6.4 i 2.13.8.

Dlaczego nie można po prostu zmienić nabywcy?

Przyjętej faktury nie można edytować ani anulować w KSeF. Błędy w wystawionej fakturze poprawia jej wystawca fakturą korygującą. Podstawa: sekcje 1.6.2–1.6.3, s. 18–19.

Dla błędnego NIP nabywcy podręcznik podaje dodatkowe uzasadnienie: faktura zostaje przypisana podmiotowi o NIP wpisanym na dokumencie, nawet jeśli nie jest on rzeczywistym nabywcą. Dlatego sekcja 1.6.4 wyraźnie wskazuje, że nie należy wystawiać korekty zmieniającej błędny NIP na inny, prawidłowy NIP. Udokumentowana ścieżka to dwa kolejne dokumenty: korekta do zera oraz nowa faktura pierwotna.

Co powinien zrobić sprzedawca?

Dla przyjętej faktury z błędnym NIP nabywcy:

1. Wystawić w KSeF fakturę korygującą do zera, zachowując błędny NIP nabywcy.
2. Następnie przesłać do KSeF nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi rzeczywistego nabywcy, w szczególności jego prawidłowym NIP.

To obowiązki wskazane w sekcji 1.6.4 podręcznika MF, nie opcjonalna metoda organizacji dokumentów.

Przykład: towar dla A, faktura dla B

Przykład hipotetyczny. Litery A i B są wyłącznie oznaczeniami ilustracyjnymi, nie numerami NIP ani identyfikatorami dokumentów.

• Transakcja: sprzedawca dostarczył towar firmie A.
• Pomyłka: w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP struktury FA(3) wpisał NIP firmy B. Faktura została przyjęta i otrzymała numer KSeF.
• Skutek przypisania: faktura trafia do B, choć B nie kupiła towaru.
• Korekta: sprzedawca wystawia korektę do zera z błędnie użytym NIP firmy B.
• Nowy dokument: następnie wystawia nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi firmy A, w tym jej NIP.

Nie należy zamiast tego wystawiać korekty zamieniającej NIP firmy B na NIP firmy A. Przykład odpowiada sytuacji opisanej w sekcji 1.6.4.

Co robi nabywca lub niewłaściwy odbiorca?

Skontaktuj się ze sprzedawcą poza KSeF i wyjaśnij, na czym polega pomyłka. Dotyczy to zarówno rzeczywistego nabywcy, jak i podmiotu, który otrzymał fakturę dotyczącą cudzego zakupu.

Odbiorca nie może odrzucić przyjętej faktury w KSeF. System nie ma opcji zatwierdzania ani odrzucania faktur po ich otrzymaniu przez nabywcę. Wyjaśnienie błędów i sporów odbywa się poza systemem; przy pomyłce A/B sprzedawca wystawia korektę do zera i nową prawidłową fakturę. Podstawa: sekcja 6.3, s. 97–98.

Lista kontrolna identyfikatorów dokumentów

Poniższa lista to zalecenie organizacyjne, które pomaga przygotować zgłoszenie do sprzedawcy i uporządkować dokumenty:

• Zapisz numer pierwotnej faktury nadany przez sprzedawcę — wartość pola P_2.
• Oddzielnie zapisz numer KSeF tej faktury. Nie myl go z numerem referencyjnym sesji.
• Zanotuj datę wystawienia pierwotnej faktury oraz błędny NIP z dokumentu i prawidłowe dane rzeczywistego nabywcy.
• Po wystawieniu korekty i nowej faktury zanotuj osobno ich numery nadane przez wystawcę oraz numery KSeF.
• Sprawdź, czy korekta wskazuje właściwą fakturę pierwotną.

Rozróżnienie numeru P_2, numeru KSeF i numeru referencyjnego sesji opisuje podręcznik MF, opis elementów UPO, s. 77–78.

Niezależnie od powyższego zalecenia, korekta powinna zawierać własny numer i datę wystawienia, dane pierwotnej faktury — w tym jej datę, numer i dane stron — oraz numer KSeF faktury pierwotnej, jeśli został nadany. W omawianym przypadku przyjęta faktura ma już numer KSeF. Podstawa: sekcja 4.1.3, s. 72–73. Lista identyfikatorów nie zastępuje pełnego zakresu wymaganych danych korekty.

Artykuł opisuje sposób poprawienia dokumentów. Nie rozstrzyga prawa do odliczenia VAT, ujęcia kosztu w PIT ani okresu rozliczenia korekty.

Więcej o KSeF

• Kompletny przewodnik po KSeF
• Jak wystawić fakturę w KSeF
• Faktura zaliczkowa i końcowa w KSeF