Samofakturowanie w KSeF: nabywca i osoby przez niego uprawnione

Samofakturowanie w KSeF: kto może wystawiać faktury?

Sprzedawca może nadać w KSeF nabywcy uprawnienie do samofakturowania. Po jego nadaniu nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF. Tak opisuje ten mechanizm Ministerstwo Finansów w odpowiedzi nr 10 w „Najczęstszych pytaniach”.

Czy nabywca musi wystawiać faktury osobiście?

Nie tylko nabywca może korzystać z opisanego mechanizmu. Po otrzymaniu przez niego uprawnienia od sprzedawcy faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF mogą wystawiać również osoby, którym nabywca sam nada uprawnienia. To możliwość wskazana w tej samej odpowiedzi MF, a nie obowiązek angażowania dodatkowych osób.

Rozdzielmy więc trzy role:

• Sprzedawca — może nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF.
• Nabywca — po uzyskaniu tego uprawnienia może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF.
• Osoby uprawnione przez nabywcę — w opisanym mechanizmie także mogą wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF.

Uprawnienie techniczne a ocena prawna

Ten opis dotyczy wyłącznie mechanizmu uprawnienia w KSeF. Nie traktuj samego nadania uprawnienia technicznego jako wykazania, że spełniono wszystkie prawne warunki samofakturowania. Artykuł nie ocenia dopuszczalności samofakturowania dla konkretnej transakcji.

Dobrowolna lista organizacyjna

Dla uporządkowania ról możesz przygotować własną notatkę obejmującą:

• sprzedawcę, w którego imieniu mają być wystawiane faktury;
• nabywcę, któremu sprzedawca ma nadać uprawnienie do samofakturowania;
• osoby, którym nabywca zamierza nadać uprawnienia, jeżeli chce skorzystać z tej możliwości.

To propozycja organizacyjna, nie urzędowy formularz ani dodatkowy obowiązek. Nie traktuj jej jako potwierdzenia spełnienia prawnych warunków samofakturowania.

Nie myl z dostępem biura rachunkowego

MF odrębnie omawia uprawnienia biura rachunkowego do wystawiania i przeglądania faktur — w odpowiedzi nr 17. Nie utożsamiaj tego tematu z opisanym tutaj uprawnieniem udzielanym nabywcy do samofakturowania.

Poza zakresem tego artykułu pozostają szczególne wskazanie nabywcy przy VAT RR oraz samofakturowanie zagraniczne. Nie należy przenosić na nie przedstawionego opisu bez odrębnej analizy.