ZAS-DF czy ZAS-DFU dla właściciela JDG: jak przygotować wniosek o urzędowe potwierdzenie dochodów

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, który przygotowuje wniosek o urzędowe potwierdzenie danych z PIT, powinien najpierw ustalić, jakich informacji i za jaki okres oczekuje odbiorca. ZAS-DF i ZAS-DFU mają różny zakres.

ZAS-DF a ZAS-DFU

Przewodnik Ministerstwa Finansów po koncie osoby fizycznej w e-Urzędzie Skarbowym opisuje te dokumenty następująco:

• ZAS-DF — „zaświadczenie o wysokości dochodu podatnika w PIT”.
• ZAS-DFU — „zaświadczenie o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz składek na ubezpieczenie wykazane w PIT”.

Jeżeli odbiorca oczekuje wyłącznie wysokości dochodu w PIT, zakres ZAS-DF może odpowiadać temu żądaniu. Jeżeli oczekuje również przychodu, podatku należnego albo składek na ubezpieczenie wykazanych w PIT, należy rozważyć ZAS-DFU. Ostateczny wybór warto potwierdzić z odbiorcą: nazwa formularza sama w sobie nie gwarantuje przyjęcia dokumentu ani spełnienia wewnętrznych wymagań odbiorcy.

Przychód, dochód i wykazane składki to odrębne informacje

W opisie ZAS-DFU Ministerstwo Finansów wymienia oddzielnie:

• przychód;
• dochód;
• podatek należny;
• składki na ubezpieczenie wykazane w PIT.

Na potrzeby wyboru zaświadczenia nie należy traktować „przychodu” i „dochodu” jako nazw tej samej informacji. Składki stanowią kolejną kategorię, a opis ZAS-DFU odnosi się do składek wykazanych w PIT.

Oficjalny opis zakresu formularzy nie daje podstaw do przesądzania, w jaki sposób konkretna forma opodatkowania JDG przełoży się na poszczególne pozycje zaświadczenia. Złożenie wniosku nie stanowi też gwarancji potwierdzenia bieżących kwot, które nie zostały jeszcze wykazane w rozliczeniu PIT. Jeżeli odbiorca żąda takich danych, przed złożeniem wniosku warto uzgodnić z nim wymagany dokument i okres.

Hipotetyczna lista przygotowawcza

Poniższa lista jest wyłącznie poradą organizacyjną. Nie jest wykazem wymaganych pól formularza ani dodatkowych wymogów urzędu.

Przed wyborem ZAS-DF albo ZAS-DFU można zapytać odbiorcę:

• za jaki dokładnie rok lub okres potrzebuje potwierdzenia;
• czy oczekuje dochodu, czy również przychodu;
• czy potrzebuje informacji o podatku należnym;
• czy potrzebuje składek na ubezpieczenie wykazanych w PIT;
• czy wskazał konkretnie ZAS-DF albo ZAS-DFU;
• czy przyjmie dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem urzędnika;
• jaki wyznaczył termin dostarczenia dokumentu.

Przykład organizacyjny: jeśli odbiorca prosi o „dochód i składki”, można poprosić go o potwierdzenie okresu oraz wyjaśnienie, czy oczekuje również przychodu i podatku należnego. Taki opis wskazuje na szerszy zakres ZAS-DFU, ale nie przesądza, że odbiorca zaakceptuje dokument ani że urząd będzie mógł potwierdzić żądane dane za wskazany okres.

Jak można złożyć wniosek

Zgodnie z oficjalnym przewodnikiem Ministerstwa Finansów dotyczącym zaświadczeń podatkowych wniosek można złożyć:

• przez serwis e-Urząd Skarbowy, korzystając z przygotowanego i wstępnie wypełnionego formularza;
• przez aplikację eUS, korzystając z przygotowanego i wstępnie wypełnionego formularza;
• przez e-Doręczenia;
• papierowo, osobiście w urzędzie skarbowym;
• papierowo, przesyłając wniosek pocztą.

Papierowy wniosek trzeba podpisać odręcznie w przeznaczonym do tego miejscu.

Sposoby dostępu do usługi opisuje istniejący poradnik „e-Urząd Skarbowy dla JDG: sposoby logowania, dostęp do usług i pełnomocnictwa”. W tym artykule nie powtarzamy wymagań dotyczących logowania.

Jeżeli potrzebnego wniosku nie ma na liście dokumentów, oficjalne wytyczne pozwalają złożyć w e-Urzędzie Skarbowym Pismo ogólne, wskazując w jego treści, jakie zaświadczenie jest potrzebne. Do pisma można dołączyć przygotowany i podpisany wniosek jako załącznik.

Reprezentacja to osobna kwestia

Wniosek można złożyć osobiście albo przez pełnomocnika. Oficjalne wytyczne rozróżniają pełnomocnictwo ogólne i pełnomocnictwo szczególne. Jeżeli ustanowiono odpowiedniego pełnomocnika, zaświadczenie lub postanowienie jest doręczane temu pełnomocnikowi.

Reprezentacji nie należy utożsamiać z logowaniem ani samym technicznym dostępem do e-Urzędu Skarbowego. Możliwość działania w imieniu podatnika wymaga odpowiedniego umocowania.

Standardowe opłaty zależą od kanału

Według oficjalnej informacji Ministerstwa Finansów o wnioskach i opłatach:

• przy wniosku przez e-Urząd Skarbowy albo aplikację eUS opłata skarbowa nie jest pobierana;
• przy wniosku papierowym albo przez e-Doręczenia standardowa opłata za pozostałe zaświadczenia, w tym zaświadczenie o dochodach i składkach, wynosi 17 zł.

Są to standardowe zasady i kwoty podane w oficjalnym przewodniku. Nie przesądzają one, czy w konkretnej sprawie może mieć zastosowanie odrębna podstawa zwolnienia z opłaty.

Siedem dni oznacza odpowiedź, a nie gwarancję zaświadczenia

Oficjalny przewodnik wskazuje, że w ciągu 7 dni od złożenia wniosku wnioskodawca otrzyma:

• zaświadczenie albo
• postanowienie, na przykład o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści.

Termin dotyczy zatem odpowiedzi urzędu. Nie jest obietnicą natychmiastowego wystawienia dokumentu ani gwarancją, że urząd wyda zaświadczenie dokładnie o żądanej treści. Złożenie wniosku nie gwarantuje również akceptacji dokumentu przez jego odbiorcę.

Doręczenie i zachowanie elektronicznego oryginału

Zaświadczenie lub postanowienie może zostać doręczone:

• elektronicznie — na konto w e-Urzędzie Skarbowym albo na adres do doręczeń elektronicznych;
• papierowo — pocztą tradycyjną albo do odbioru osobistego w urzędzie.

Dokument otrzymany elektronicznie jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika urzędu. Zgodnie z oficjalnym przewodnikiem podpis potwierdza autentyczność dokumentu i ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Porada organizacyjna, a nie obowiązkowe pole ani dodatkowy wymóg wniosku: po otrzymaniu dokumentu elektronicznego warto zachować oryginalny pobrany plik wraz z podpisem, a nie wyłącznie jego wydruk, zrzut ekranu lub obraz. Kopię roboczą można przygotować osobno, pozostawiając otrzymany plik bez zmian.