Как выставить счёт в KSeF — пошаговая инструкция в Польше 2026
Как выставить счёт в KSeF в 2026. Вход, структура счёта, ошибки, сроки, э-подпись. Практическое руководство для JDG.
KSeF (национальная система э-счетов (KSeF)) — это обязательная система выставления счетов в Польше. С момента полного внедрения каждый счёт должен пройти через систему, чтобы иметь налоговую силу. В этом руководстве я показываю, как выставить счёт в KSeF — от входа до отправки.
Если вы ещё не знаете, что такое KSeF, загляните сначала в наш полный руководство: KSeF для JDG — полное руководство 2026.
Как выставить счёт в KSeF — пошаговое руководство
Национальная система электронных счетов (KSeF) — обязательная система Министерства финансов для выставления и получения электронных счетов в структурированном формате FA(2). Процесс состоит из 4 шагов.
4 шага для выставления счёта в KSeF
- →Доверенный профиль / Login.gov.pl — вход через браузер
- →Токен — для интеграции с бухгалтерской программой (API)
- →Данные продавца и покупца (NIP, название, адрес)
- →Позиции счёта: описание, количество, цена, ставка НДС
- →Вызов endpoint Session и отправка счёта
- →Система проверяет корректность структуры и данных
- →Номер KSeF подтверждает время и факт отправки
- →Счёт виден в приложении Podatki.gov.pl
Важно: С 2026 г. KSeF становится обязательным для предпринимателей (поэтапно в зависимости от размера фирмы). Бумажные счета и PDF перестанут быть налоговым документом. Стоит подготовить бухгалтерскую систему уже сейчас.
Нужна помощь с внедрением KSeF в вашей фирме?
Проверим →Информация на основе нормативных актов о KSeF и технической спецификации Министерства финансов (по состоянию на 2026 г.). Структурированный формат FA(2). Обязательное внедрение поэтапное в зависимости от оборота. Точные сроки могут измениться — проверьте актуальные правила. Не является налоговой консультацией.
Кто должен использовать KSeF?
С 2026 года KSeF становится обязательным для предпринимателей по графику:
- Крупные предприятия (>5 млн евро оборота) — уже обязательно
- Средние и малые фирмы — фаза расширения
- Микрофирмы и JDG — по графику Министерства финансов
Даже если вы ещё не подпадаете под обязанность, стоит начать использовать KSeF добровольно — чтобы подготовить системы и процессы.
Крок 1: Получите доступ к KSeF
Вход через Profil Zaufany (доверенный профиль)
- Зайдите на сайт KSeF:
ksef.mf.gov.pl - Выберите «Войти» → «Profil Zaufany / e-Dowód»
- Перенаправление на страницу login.gov.pl
- Войдите с данными доверенного профиля
- Вернитесь в KSeF
Вход через квалифицированную подпись
- Подключите квалифицированный токен (напр. Certum, KIR)
- Выберите «Войти» → «Квалифицированная подпись»
- Укажите сертификат
- Введите PIN
Токен KSeF (для API)
Если вы используете бухгалтерскую программу (напр. Oxyok), вам не нужно входить вручную. Программа использует авторизационный токен KSeF:
- Сгенерируйте токен в панели KSeF
- Передайте токен своему бухгалтеру или программе
- Программа автоматически отправляет счета
Крок 2: Создайте счёт
Через интерфейс KSeF (вручную)
- В панели KSeF выберите «Сгенерировать счёт»
- Заполните структуру счёта (форма XML)
- Введите данные покупателя (налоговый номер (NIP), название, адрес)
- Добавьте позиции (название, количество, цена нетто, ставка НДС)
- Система автоматически рассчитает НДС и брутто
- Отправьте в KSeF
Через бухгалтерскую программу
Большинство JDG не будет выставлять счета в панели KSeF. Вместо этого бухгалтерская программа (Oxyok, inFakt, iFirma) генерирует счёт и отправляет его в KSeF автоматически:
- Выставьте счёт в бухгалтерской программе как прежде
- Программа автоматически конвертирует счёт в структуру KSeF (XML FA)
- Программа отправляет счёт в KSeF через API
- KSeF возвращает номер KSeF
- Счёт официально выставлен
Структура счёта FA
Счёт в KSeF имеет определённую структуру (так называемая структура FA(логическая)). Он должен содержать:
- Субъект продавца — налоговый номер (NIP), название, адрес, отметка «JDG»
- Субъект покупателя — налоговый номер (NIP), название, адрес
- Позиции счёта — каждая позиция отдельно: название, PKWiU (если требуется), количество, единица, цена нетто, ставка НДС
- Итог — суммы нетто по ставкам НДС, НДС, брутто
- Оплата — срок, форма (перевод/наличные), банковский счёт
- Дополнительная информация — номер заказа, контракт, отметки
Крок 3: Проверьте статус счёта
После отправки счёта в KSeF система присваивает ему статус:
- Принят — счёт прошёл валидацию и виден в системе. Вы получаете номер KSeF.
- Отклонён — ошибка валидации (пропущенное поле, неверный налоговый номер (NIP), неправильная структура). Вы должны исправить и отправить повторно.
- В обработке — счёт ожидает обработки
Номер KSeF выглядит например так: KSeF-2026-07-26-1234567890-123456-1-1
Крок 4: Получите затратный счёт
KSeF работает в обе стороны — вы не только отправляете, но и получаете:
- Когда поставщик выставит вам затратный счёт в KSeF
- Он автоматически появляется в вашей панели KSeF
- Ваша бухгалтерская программа загружает его через API
- Вам не нужно отправлять затратный счёт бухгалтеру — система делает это за вас
Это главное преимущество KSeF: автоматизация на стороне затрат. Каждый счёт поступает мгновенно, без сканирования и отправки.
Самые частые ошибки при выставлении
1. Неверный налоговый номер (NIP) покупателя
Если вы введёте неверный налоговый номер (NIP), KSeF отклонит счёт. Проверьте NIP перед отправкой — вы можете сделать это по белому списку плательщиков НДС.
2. Отсутствие обязательных полей
Каждая позиция должна иметь определённую ставку НДС. Нельзя оставить пустое поле «ставка». Если услуга освобождена — выберите «осв».
3. Несоответствие сумм
Сумма позиций должна совпадать с итоговой суммой. Если есть разница хотя бы в 1 грош, KSeF отклонит счёт.
4. Неверная валюта
Счёт может быть выставлен в PLN или иностранной валюте. Если вы выберете иностранную валюту, вы должны указать курс валюты и пересчитать в PLN.
Ловушки
1. Счёт без номера KSeF недействителен
После полного внедрения счёт БЕЗ номера KSeF не имеет налоговой силы. Вы не можете отнести его к затратам или вычесть из него НДС. Номер KSeF — это доказательство, что счёт существует.
2. Срок корректировки
Корректировка счёта в KSeF должна быть реализована в определённый срок. Вы не можете изменить счёт за март в ноябре — корректировка должна быть в первоначальном расчётном периоде или согласно ст. 6 закона о бухгалтерском учёте.
3. Глобальные и упрощённые счета
Глобальные (сводные) и упрощённые счета имеют упрощённую структуру в KSeF, но всё равно должны пройти валидацию. Проверьте, поддерживает ли ваша бухгалтерская программа эти типы.
4. Отсутствие интернета
KSeF требует подключения к интернету. Если у вас нет интернета, вы не можете выставить счёт. На практике: большинство бухгалтерских программ имеет офлайн-режим (создаёт счёт локально и отправляет, когда интернет вернётся).
FAQ
Нужно ли иметь квалифицированную подпись, чтобы использовать KSeF?
Нет. Вы можете входить через Profil Zaufany (бесплатно). Квалифицированная подпись нужна только для определённых операций (напр. массовая авторизация).
Что если KSeF недоступен?
Министерство финансов предусматривает аварийные ситуации. Тогда счета, выставленные офлайн, должны быть отправлены в KSeF в течение 2 рабочих дней с момента восстановления работы системы.
Заменяет ли счёт в KSeF бумажный?
Да. После внедрения KSeF электронный счёт в системе является единственной действительной формой. Бумажные счета и PDF, не отправленные через KSeF, теряют налоговую силу.
Могу ли я использовать KSeF через мобильное приложение?
Официальное приложение KSeF Министерства финансов доступно, но большинство JDG будет использовать бухгалтерскую программу, которая интегрирует KSeF автоматически.
Нужна помощь с KSeF?
Бухгалтерия Oxyok — от 49 злотых + НДС в месяц. Интегрируем KSeF с вашей бухгалтерией, поможем выставлять и получать счета, а также убедимся, что всё работает.
Пишите: [email protected]
Оговорка: График обязательного KSeF устанавливается Министерством финансов и может измениться. Статья носит информационный характер — перед принятием решения проконсультируйтесь с бухгалтером.