Как выставить счёт-фактуру в KSeF в Польше в 2026 году — пошагово

Сначала проверьте, подпадает ли документ под KSeF

Обязанность внедряется:

• с 1 февраля 2026 года — для налогоплательщиков, чьи продажи брутто в 2024 году превысили 200 млн злотых,
• с 1 апреля 2026 года — для остальных охваченных налогоплательщиков.

До конца 2026 года действует переходное послабление для самых малых выставителей, если ежемесячные продажи брутто, подтверждённые счетами-фактурами вне KSeF, не превышают 10 000 злотых.

Счета-фактуры B2C не входят в обязательный KSeF. Исключения также касаются некоторых иностранных налогоплательщиков и особых документов.

1. Настройте доступ и права

Владелец JDG может пройти аутентификацию в инструментах Министерства финансов и предоставить права:

• себе,
• сотруднику,
• бухгалтерскому бюро,
• программе или лицу, обслуживающему выставление счетов-фактур.

Не передавайте бухгалтеру личный логин к Profil Zaufany. Предоставьте ему соответствующие права в KSeF.

Технические механизмы KSeF 2.0 отличаются от старой среды KSeF 1.0. Нельзя строить интеграцию на устаревших инструкциях о прежних сессиях и токенах без проверки актуальной документации API.

2. Создайте счёт-фактуру FA(3)

Программа создаёт XML по логической структуре FA(3). Документ содержит, в частности:

• данные продавца,
• данные покупателя и его идентификатор,
• дату выставления и продажи,
• собственный номер счёта-фактуры продавца,
• позиции, количества, цены и ставки,
• значения нетто, VAT и брутто,
• валюту и платёжные данные,
• требуемые примечания.

PKWiU не является обязательным для каждой позиции. Набор полей зависит от операции.

3. Сохраните собственный номер

Номер KSeF — дополнительный идентификатор. Он не заменяет номер счёта-фактуры, присвоенный в серии предпринимателя.

Таким образом, счёт-фактура может одновременно иметь:

• собственный номер, например FV/27/07/2026,
• номер KSeF, присвоенный системой после принятия.

Не следует включать выдуманный шаблон номера KSeF в собственную нумерацию.

4. Отправьте и проверьте статус

После отправки система проверяет структуру. Результат может означать:

• принятие счёта-фактуры и присвоение номера KSeF,
• обработку,
• техническое отклонение.

Отклонённый файл не является счётом-фактурой, выставленным в KSeF. Ошибку нужно исправить и отправить файл повторно.

KSeF проверяет техническое соответствие, но не подтверждает налоговую правильность ставки, факт оказания услуги или право на признание расхода.

5. Скачайте UPO

После принятия документа сохраните:

• номер KSeF,
• UPO,
• собственный номер счёта-фактуры,
• данные связи с заказом или договором.

Само нажатие кнопки «отправить» в программе не доказывает принятия счёта-фактуры.

6. Предоставьте счёт-фактуру покупателю

Польский покупатель, использующий KSeF, получает доступ к счёту-фактуре в системе. Ему не нужно его принимать.

Если у покупателя нет доступа к KSeF — например, это иностранный контрагент, — продавец передаёт ему счёт-фактуру в согласованной форме с требуемым QR-кодом или данными доступа.

PDF может быть удобной визуализацией, но не заменяет структурированный счёт-фактуру, если выставитель обязан использовать KSeF.

7. Исправляйте ошибки корректировкой

После принятия счёта-фактуры ошибку нельзя удалить редактированием документа или «отклонением» покупателем. Продавец выставляет корректирующий счёт-фактуру.

Если KSeF технически отклонил документ, несуществующий счёт-фактуру не корректируют — файл исправляют и отправляют повторно, сохраняя правильную нумерацию и даты.

Иностранная валюта

Счёт-фактура может быть выставлен в иностранной валюте. Не всегда в нём указывается один курс для всех налогов.

VAT, указанный в польском счёте-фактуре, нужно отразить в PLN по правилам Закона о VAT. Курс для PIT может определяться отдельным моментом получения дохода. Программа должна разделять эти правила.

Ошибочный NIP

Ошибочный NIP необязательно приводит к техническому отклонению XML — он может направить документ не тому субъекту или создать дефектный счёт-фактуру.

Перед отправкой проверьте NIP и данные контрагента. После принятия ошибочного документа примените корректировку согласно положениям.

Режим offline24

В режиме offline24 счёт-фактура выставляется без текущего соединения с KSeF, передаётся покупателю с соответствующим QR-кодом и досылается в систему в установленный законом срок.

Это не произвольный принцип «отправлю, когда вернётся интернет». Нужно соблюдать структуру FA(3), обозначения, даты и срок досылки.

Авария или недоступность

Процедура зависит от вида проблемы:

• выбор режима offline24,
• недоступность на стороне налогоплательщика,
• авария или недоступность, объявленная Министерством финансов.

Сроки досылки документов различаются. Не существует единого универсального правила двух рабочих дней для каждой ситуации.

Счета-фактуры вне KSeF

В 2026 году по-прежнему могут законно существовать бумажные счета-фактуры или PDF, в частности:

• от иностранных поставщиков,
• для потребителей,
• от выставителей, использующих временное послабление,
• в исключённых или аварийных ситуациях.

Не каждый счёт-фактура без номера KSeF автоматически недействителен, и не каждый расход по такому документу автоматически исключается.

Наиболее частые ошибки

1. Использование структуры FA(2) вместо FA(3).
2. Замена собственного номера номером KSeF.
3. Предположение, что KSeF проверяет правильность ставки VAT.
4. Ожидание технического отклонения при каждом ошибочном NIP.
5. Применение одного валютного курса для VAT и PIT без анализа.
6. Признание каждого PDF недействительным.
7. Отсутствие UPO.
8. Передача бухгалтеру личных данных для входа.
9. Отсутствие QR-кода в офлайн-режиме или для получателя вне KSeF.
10. Применение одной процедуры ко всем авариям.

Источники

• KSeF — официальный портал
• Руководство KSeF 2.0
• Документация API KSeF

Хотите выставлять счета-фактуры, не контролируя XML?

Oxyok обслуживает выставление, получение и учёт счетов-фактур в KSeF. Бухгалтерское обслуживание стоит от 49 злотых + VAT в месяц.

Напишите Павлу или посмотрите бухгалтерские услуги Oxyok.

Материал носит общий характер. Обязанность и режим зависят от выставителя, покупателя, вида документа и текущей доступности системы.