Авансовый и итоговый счета-фактуры в KSeF в Польше в 2026 году

Авансовый и итоговый счета-фактуры в KSeF выставляются с использованием одной и той же структуры FA(3), но документы необходимо правильно связать. Если ранее выставленный авансовый счет был электронной фактурой, в документе, закрывающем расчеты, указывается его номер KSeF, а не только внутренний номер из вашей программы.

Краткий ответ

Если вы получаете часть оплаты до оказания услуги или поставки товара, обычно ее оформляют авансовым счетом-фактурой. Однако отдельный авансовый счет-фактура не требуется, если оплата поступила в том же месяце, в котором вы оказали услугу или поставили товар, — за исключением операций, для которых действуют специальные сроки по ст. 106i, ч. 3–8 Закона о VAT. В таком случае выставляется один счет-фактура по продаже с обязательными данными о полученной оплате.

Если аванс был оформлен отдельно, после выполнения заказа выставляется итоговый счет-фактура, который:

• уменьшает сумму к оплате на полученные авансы,
• уменьшает VAT на налог, указанный в авансовых счетах-фактурах,
• содержит номера KSeF ранее выставленных электронных авансовых счетов-фактур,
• сохраняет собственный номер документа, присвоенный в вашей серии нумерации.

Если аванс покрыл всю цену и был полностью документально оформлен, законодательство не требует отдельного итогового счета-фактуры только для того, чтобы повторно показать ту же продажу.

Когда выставляется авансовый счет-фактура

Авансовый счет-фактура документирует оплату, полученную до поставки товара или оказания услуги. Это может быть:

• задаток,
• предоплата,
• первый транш,
• очередная часть цены,
• полная оплата, полученная заранее.

Сама по себе проформа не является счетом-фактурой и не подтверждает получение денег. Если клиент только принял предложение, но еще не заплатил, на этом основании у вас нет авансового счета-фактуры, который нужно отправить в KSeF.

Закон о VAT предусматривает также операции, при которых получение предварительной оплаты не оформляется по стандартной схеме авансового счета-фактуры. Поэтому перед автоматическим выставлением документа проверьте вид операции, особенно при зарубежных расчетах и услугах, учитываемых в особых расчетных периодах.

Отдельно проверьте, приходятся ли оплата и продажа на один и тот же месяц. В таком случае вместо двух отдельных счетов-фактур может применяться исключение из ст. 106b, ч. 1a–1b.

Попадает ли аванс в KSeF

Если продавец обязан выставлять конкретный счет-фактуру в KSeF, это относится и к авансовому счету-фактуре. Документ создается в виде XML, соответствующего FA(3), поступает в систему и после принятия получает номер KSeF.

Необходимо различать три идентификатора:

1. собственный номер авансового счета-фактуры, например FZ/18/07/2026,
2. номер KSeF, присвоенный после принятия документа,
3. номер заказа, договора или бронирования, используемый в операционной работе.

Ни один из этих номеров не заменяет остальные. В частности, номер KSeF не заменяет собственную нумерацию счетов-фактур.

Как выставить итоговый счет-фактуру

После оказания услуги или поставки программа должна собрать все платежи, отнесенные к заказу. Затем итоговый счет-фактура показывает полную стоимость операции и учитывает уже документально оформленные суммы.

Перед отправкой проверьте:

• полную стоимость заказа,
• общую сумму полученных авансов,
• суммы нетто и VAT по каждому авансу,
• дату оказания услуги или поставки,
• номера KSeF авансовых счетов-фактур,
• собственные номера авансовых счетов, которые не были электронными фактурами,
• сумму, оставшуюся к оплате.

Если ранее авансовый счет-фактура был выставлен в KSeF, документ, закрывающий расчеты, должен содержать его номер KSeF. Если предыдущий документ был правомерно выставлен вне KSeF, указывается номер, присвоенный ему продавцом.

Структура FA(3) предусматривает раздел FakturaZaliczkowa для указания предыдущих документов. Согласно разъяснениям Министерства финансов Польши, этот элемент может встречаться до 100 раз. Это важно для договоров, расчеты по которым проводятся множеством траншей.

Несколько авансов по одному заказу

При двух и более платежах не суммируйте их вручную без проверки первичных документов. У каждого аванса могут быть собственные дата, номер, налоговая база и VAT.

Если последний авансовый счет-фактура документирует оставшуюся часть оплаты и вместе с предыдущими счетами охватывает всю цену, в нем следует указать номера предыдущих авансовых счетов-фактур. Если после исполнения обязательства остается сумма к расчету, вы выставляете итоговый счет-фактуру и связываете его со всеми предыдущими авансами.

На практике стоит поддерживать однозначную связь:

заказ → платеж → авансовый счет-фактура → номер KSeF → итоговый счет-фактура.

Благодаря этому бухгалтеру не придется восстанавливать историю платежей только по банковской выписке.

Что делать, если аванс был скорректирован

После принятия счета-фактуры системой KSeF его нельзя редактировать или удалить. Ошибка исправляется корректировочным счетом-фактурой.

Поэтому перед выставлением итогового счета проверьте не только первоначальный авансовый счет, но и его корректировки. В расчет должны войти актуальные значения с учетом корректировок. Иначе итоговый документ может повторно начислить часть VAT или показать неверную сумму к оплате.

Если файл авансового счета был отклонен KSeF по техническим причинам, он не получил номер KSeF и не стал электронной фактурой. Файл нужно исправить и отправить повторно. Корректировка к документу, который система не приняла, не выставляется.

Аванс в иностранной валюте

При оплате в евро или другой валюте программа должна правильно определить значения, которые требуется указать в PLN. Курс для VAT определяется правилами закона о VAT и может не совпадать с курсом, который позднее применяется для учета дохода в PIT.

Не вводите один курс «для всей бухгалтерии», не проверив дату получения аванса, дату выставления документа и дату исполнения обязательства. KSeF примет технически корректный XML, но не подтвердит правильность примененного курса или момента возникновения налогового обязательства.

Подробнее о зарубежных документах читайте в статье KSeF и WDT, WNT и импорт услуг.

Авансовый счет-фактура, выставленный в офлайн-режиме

Авансовый счет-фактуру можно выставить в соответствующем офлайн-режиме, если вы выполняете требования этого режима. Он по-прежнему должен соответствовать структуре FA(3), иметь необходимые обозначения и быть отправлен в KSeF в установленный срок.

Недостаточно подготовить обычный PDF, а затем вручную дописать номер KSeF. При передаче документа покупателю вне системы необходимо также использовать соответствующие QR-коды.

Правила и сроки мы рассматриваем отдельно: KSeF offline24, сбой и недоступность.

Наиболее частые ошибки

1. Признание проформы авансовым счетом-фактурой.
2. Выставление итогового счета на полную сумму без вычета авансов.
3. Вычет суммы брутто без правильного учета налоговой базы и VAT.
4. Указание только собственного номера авансового счета, хотя документ имеет номер KSeF.
5. Пропуск одного из нескольких траншей.
6. Неучет корректировки предыдущего аванса.
7. Выставление ненужного итогового счета-фактуры после полной, правильно документированной предоплаты.
8. Предположение, что принятие XML системой KSeF подтверждает налоговую правильность документа.

Чек-лист перед отправкой

• Действительно ли платеж поступил?
• Подчиняется ли эта операция стандартным правилам учета авансов?
• Соответствует ли собственный номер вашей серии нумерации?
• Совпадают ли суммы нетто, VAT и брутто с платежом?
• Охватывает ли итоговый счет полную стоимость заказа?
• Вычтены ли все предыдущие авансы и их корректировки?
• Указаны ли номера KSeF предыдущих электронных фактур?
• Проверены ли статус отправки и номер KSeF?

Полный технический процесс описан в руководстве как выставить счет-фактуру в KSeF.

Источники

• Министерство финансов Польши: вопросы и ответы о KSeF 2.0
• Министерство финансов Польши: материалы и руководства по KSeF 2.0
• Закон о налоге на товары и услуги — ELI
• Консолидированный текст Закона о VAT — ELI, в частности ст. 106b, ч. 1a–1b и ст. 106i, ч. 3–8.

Хотите упорядочить авансы до перехода на KSeF?

Oxyok объединяет счета-фактуры, платежи и бухгалтерский учет в одном процессе. Бухгалтерское обслуживание JDG стоит от 49 zł + VAT в месяц.

Напишите Павлу или узнайте о бухгалтерском обслуживании Oxyok.

Материал носит общий характер. Способ документального оформления зависит от вида операции, момента оплаты и положений, применимых к конкретному виду исполнения обязательства.