KSeF и иностранные счета-фактуры в Польше: WDT, WNT, экспорт и импорт услуг

Как KSeF применяется к зарубежным продажам, WDT и экспорту, а также к WNT и импорту услуг. Передача PDF с QR-кодом, FE и самофактурирование.

Иностранная сделка не исключается из KSeF автоматически. Нужно отдельно оценить обязанность польского продавца, способ передачи счета-фактуры иностранному покупателю и документы по покупкам, получаемые от поставщиков из-за пределов Польши.

Распространенное упрощение «все иностранное находится вне KSeF» приводит к ошибкам в обе стороны. Польский предприниматель может быть обязан выставить в KSeF счет-фактуру клиенту из Германии или США, хотя этот клиент не получит его напрямую из польской системы. В то же время счет-фактура иностранного поставщика чаще всего не появится в KSeF, поэтому его по-прежнему нужно передать бухгалтеру другим способом.

Зарубежные продажи польского предпринимателя

Если польский продавец обязан пользоваться KSeF, то, как правило, он выставляет в системе счета-фактуры по продажам B2B иностранным контрагентам. Это касается, в частности:

внутрисоюзной поставки товаров, то есть WDT,
экспорта товаров за пределы Европейского союза,
услуг для иностранного предпринимателя, если по сделке требуется счет-фактура.

Место налогообложения, ставка VAT и примечания зависят от вида сделки. KSeF не превращает WDT во внутреннюю продажу и не определяет, выполнены ли условия для ставки 0%. Система служит способом выставления счета-фактуры, а не автоматически решает вопрос расчета VAT.

Перед отправкой нужно правильно идентифицировать покупателя, его страну и номер VAT UE или другой идентификатор. Также проверьте, поддерживает ли программа иностранную валюту, необходимые обозначения и данные для конкретного вида поставки или услуги.

Общие правила применения системы и структуру FA(3) описывает руководство KSeF для JDG в Польше в 2026 году.

Как передать счет-фактуру иностранному покупателю

Иностранный контрагент обычно не может скачать документ из KSeF так же, как польский покупатель с NIP. Поэтому после выставления счета-фактуры в системе польский продавец передает его визуализацию согласованным способом, например в виде PDF по электронной почте или через портал клиента.

Визуализация, передаваемая вне KSeF, должна содержать соответствующий QR-код с номером KSeF. Код позволяет проверить данные документа и получить доступ к счету-фактуре по правилам системы. Сам PDF не заменяет исходный структурированный счет-фактуру, но служит понятной формой передачи документа контрагенту.

В договоре или заказе стоит согласовать:

адрес электронной почты или портал для доставки,
допустимый язык визуализации,
формат вложения,
способ передачи корректировок,
контактное лицо на случай проблем со считыванием QR-кода.

KSeF не освобождает продавца от необходимости фактически передать документ получателю, который не пользуется польской системой. Собственное подтверждение отправки PDF и UPO из KSeF относятся к двум разным этапам, поэтому стоит хранить оба.

Счет-фактура, выставленный офлайн иностранному контрагенту

Если счет-фактура передается иностранному получателю до последующей отправки в KSeF в офлайн-режиме, визуализация должна содержать два QR-кода: OFFLINE и CERTYFIKAT. Второй код формируется с помощью сертификата KSeF типа 2 и подтверждает личность продавца.

После приема документа системой KSeF и присвоения номера для дальнейшего оборота вне системы достаточно визуализации с одним QR-кодом, связанным с номером KSeF. Срок последующей отправки зависит от примененной процедуры. Подробнее читайте в статье KSeF offline24, недоступность и авария.

Покупки у иностранных поставщиков

Счета-фактуры по покупкам, выставленные иностранным поставщиком, как правило, не появляются в KSeF. Это относится к типичным документам по следующим операциям:

WNT, то есть приобретению товаров из другой страны ЕС,
импорту услуг,
импорту товаров,
покупке цифровых услуг, лицензий, рекламы или подписок у иностранного субъекта.

Если компания покупает за границей рекламу, программное обеспечение или консультационную услугу, документ по-прежнему может прийти по электронной почте или быть доступен в кабинете поставщика. Отсутствие счета-фактуры в KSeF не означает, что он недействителен или что сделку не нужно учитывать.

Предпринимателю нужен отдельный канал для оборота иностранных счетов-фактур. Программа или бухгалтерское бюро должны получить PDF, платежные данные и сведения, необходимые для учета. При WNT и импорте услуг обязанность начислить VAT может возникнуть у польского покупателя независимо от отсутствия счета-фактуры в KSeF.

KSeF не рассчитывает WNT или импорт услуг за налогоплательщика

KSeF хранит охваченные системой структурированные счета-фактуры, но не заменяет регистр VAT или JPK_V7. Данные для учета WNT, импорта услуг или товаров могут содержаться в документах вне KSeF, таможенных документах, договорах и подтверждениях оказания услуг.

Бухгалтер должен, в частности, определить:

вид сделки и место налогообложения,
момент возникновения налоговой обязанности,
правильный валютный курс,
налоговую базу,
начисленный VAT и возможное право на вычет,
необходимые обозначения в учете.

Не стоит строить процесс так, чтобы бухгалтер скачивал документы только из KSeF. При такой модели будет пропущена значительная часть зарубежных покупок и другие законные документы, выставленные вне системы.

Внимание к постоянному месту ведения деятельности

Положение иностранного субъекта может измениться, если у него есть в Польше постоянное место ведения хозяйственной деятельности, обозначаемое английским сокращением FE от fixed establishment. Важно не только наличие такого места, но и его участие в конкретной поставке товаров или оказании услуг.

Иностранный субъект без местонахождения или постоянного места ведения деятельности в Польше не обязан выставлять счета-фактуры в KSeF. Если у него есть польское постоянное место, но оно не участвует в конкретной сделке, обязательный KSeF также может не применяться. Поэтому одна лишь регистрация VAT в Польше автоматически не создает обязанность использовать KSeF.

Оценка FE требует анализа конкретных обстоятельств: человеческих и технических ресурсов, устойчивости присутствия в Польше и участия этой структуры в сделке. Нельзя принимать решение только на основании номера VAT. Министерство финансов опубликовало отдельные разъяснения о постоянном месте ведения деятельности для целей KSeF.

Самофактурирование с иностранным покупателем

При самофактурировании покупатель выставляет счет-фактуру от имени продавца. KSeF допускает такую модель, но продавец должен заранее предоставить покупателю соответствующие права.

При WDT покупатель из другой страны ЕС, использующий номер VAT UE для внутрисоюзных сделок, может добровольно выставить счет-фактуру в KSeF от имени польского продавца после получения нужного права. В то же время в официальных ответах указано, что счета-фактуры, выставляемые иностранными субъектами в рамках самофактурирования с польским продавцом, в целом не подпадают под обязательное применение KSeF.

В этой сфере особенно легко сделать слишком общий вывод. Перед внедрением нужно проверить страну и статус покупателя, номер VAT UE, условия соглашения о самофактурировании, объем прав и технические возможности обеих сторон. Простая передача данных на портал клиента еще не означает, что документ надлежащим образом выставлен в KSeF.

Правила безопасного предоставления доступа описаны в статье Права доступа к KSeF для бухгалтера и бухгалтерского бюро.

Процедура для компании, торгующей с зарубежными контрагентами

В части продаж нужно разделить выставление счета-фактуры в KSeF и его передачу контрагенту. Программа отправляет XML, проверяет прием и сохраняет UPO, затем создает понятную визуализацию с нужным QR-кодом и передает ее по согласованному каналу.

В части покупок нужно сохранить почтовый ящик или кабинет для получения иностранных документов. Бухгалтеру следует периодически сверять счета-фактуры с оплатами картой, банковскими переводами и подписками, чтобы обнаруживать недостающие документы.

Отдельного анализа требуют субъекты с возможным FE в Польше и соглашения о самофактурировании. KSeF упорядочивает внутренний оборот счетов-фактур, но не устраняет различия между WDT, WNT, экспортом, импортом товаров и импортом услуг.