KSeF offline24, недоступность и авария в Польше

Чем отличаются offline24, недоступность KSeF и авария: сроки отправки счетов-фактур, два QR-кода, сертификат типа 2 и порядок действий для компании.

KSeF предусматривает несколько процедур выставления счетов-фактур без текущего подключения к системе. Эти процедуры неравнозначны. У offline24, объявленной недоступности и официально объявленной аварии разные условия применения и, что особенно важно, разные сроки последующей отправки документов.

Три срока и отдельная полная авария

Главное правило: при offline24, недоступности и обычной аварии счет-фактура в итоге должен попасть в KSeF. Срок зависит от режима:

offline24 — без промедления, не позднее следующего рабочего дня после даты выставления,
недоступность KSeF — не позднее следующего рабочего дня после окончания периода недоступности,
авария KSeF — в течение 7 рабочих дней после окончания аварии.

Не стоит запоминать один общий срок «на потом». В бухгалтерской программе нужно зафиксировать примененную процедуру, дату выставления счета-фактуры и событие, с которого отсчитывается срок отправки.

Отдельной процедурой является полная авария, о которой Министр финансов объявляет через средства массовой информации. В этом случае счета-фактуры выставляются на бумаге или в электронной форме, не обязаны соответствовать FA(3), не снабжаются QR-кодами и после окончания события не отправляются в KSeF.

Основы работы KSeF и сроки введения обязанности описаны в руководстве KSeF для JDG в Польше в 2026 году.

Для offline24 не требуется объявление аварии

Offline24 можно применять, когда у компании нет текущего подключения к KSeF, например из-за проблем с интернетом, работы вне офиса или кратковременной недоступности собственной программы. В официальных ответах Министерства финансов указано, что налогоплательщик не обязан отдельно доказывать отсутствие интернета. Этот режим можно применять и тогда, когда подобной проблемы нет.

Однако это не позволяет произвольно откладывать отправку. Документ должен соответствовать актуальной структуре счета-фактуры, а затем быть без промедления передан в KSeF, не позднее следующего рабочего дня после выставления.

Если счет-фактура выставлен в пятницу, срок, как правило, переносится на следующий рабочий день. Программа должна рассчитывать его с учетом выходных и официальных праздничных дней. Полагаться только на ручное напоминание бухгалтера не стоит.

Недоступность KSeF

Недоступностью считается период, когда KSeF не работает, например из-за плановых технических работ, объявленных Министерством финансов. В это время компания может продолжать выставлять документы вне системы и передать их позднее.

Срок рассчитывается не с даты каждого счета-фактуры, а с момента окончания объявленного периода недоступности. Документ нужно отправить не позднее следующего рабочего дня после дня, в который недоступность завершилась.

Во внутренней процедуре компании стоит зафиксировать источник сообщения, время начала и окончания недоступности и список выставленных за этот период счетов-фактур. Это позволит объяснить, почему документ не был отправлен онлайн, и правильно рассчитать срок.

Авария, объявленная Министерством финансов

Аварийный режим применяется при сбое KSeF, объявленном по предусмотренным каналам, в частности в Biuletyn Informacji Publicznej (BIP, Бюллетене публичной информации) Министерства финансов и интерфейсном программном обеспечении. Не путайте его с поломкой ноутбука, роутера или программы предпринимателя. Проблемы на стороне компании обычно означают применение offline24, а не семидневного аварийного срока.

После окончания объявленной аварии выставленные в этом режиме счета-фактуры нужно передать в KSeF в течение 7 рабочих дней. Более длительный срок не означает, что отправку стоит откладывать до последнего дня. После восстановления системы возможны очереди, ошибки валидации или необходимость исправить файл.

Лучше отправлять документы поэтапно и ежедневно проверять статусы. Сообщение программы «отправлено» еще не доказывает, что документ принят. После успешной обработки сохраните номер KSeF и UPO.

Два QR-кода до отправки счета-фактуры

Правило двух кодов зависит от режима и вида покупателя. При offline24 и недоступности счет-фактуру до отправки можно передать вне KSeF покупателям, указанным в ст. 106gb, ч. 4 Закона о VAT, в том числе иностранному субъекту, потребителю или покупателю без NIP. Такая визуализация содержит два QR-кода. Польскому налогоплательщику с NIP до присвоения номера KSeF можно передать подтверждение операции; сам счет-фактуру он, как правило, получает через KSeF.

Во время объявленной обычной аварии KSeF счет-фактура передается вне системы с двумя QR-кодами. Это правило не применяется при полной аварии, когда QR-коды не используются.

Первый код имеет обозначение OFFLINE. Он позволяет проверить данные счета-фактуры и получить доступ к документу. Второй имеет обозначение CERTYFIKAT и подтверждает личность продавца.

Два кода нужны потому, что у счета-фактуры еще нет номера KSeF. Получатель должен иметь возможность проверить как данные документа, так и личность выставившего его субъекта.

Дата выставления и получения

При offline24, недоступности и обычной аварии датой выставления является дата, указанная продавцом в поле P_1. Дата получения, в свою очередь, зависит от режима и статуса покупателя.

При offline24 и недоступности польский налогоплательщик с NIP получает счет-фактуру в день присвоения ему номера KSeF. Покупатель, подпадающий под ст. 106gb, ч. 4, получает его в день фактической передачи вне системы. Во время обычной аварии необходимо учитывать специальные правила, сопоставляющие фактическую передачу с датой присвоения номера KSeF. При полной аварии датой получения является день фактического получения документа.

После отправки счета-фактуры в KSeF и присвоения номера ситуация меняется. Для визуализации, используемой вне системы, достаточно одного QR-кода, связанного с номером KSeF. Второй код для подтверждения продавца больше не нужен, поскольку документ уже принят системой.

Сертификат KSeF типа 2

Чтобы сформировать второй QR-код с обозначением CERTYFIKAT, нужен заранее полученный сертификат KSeF типа 2. Он предназначен для выставления счетов-фактур в специальных режимах и подтверждения личности продавца.

Не следует получать сертификат только после потери подключения. Компания должна оформить его заранее, проверить срок действия и протестировать создание правильной визуализации. Нужно также определить, кто хранит сертификат и как он защищен от несанкционированного использования.

Это особенно важно для бухгалтерских бюро и компаний с несколькими точками продаж. Права на действия от имени налогоплательщика и техническое использование сертификата должны соответствовать принятой модели доступа. Подробнее об этом читайте в статье Права доступа к KSeF для бухгалтера и бухгалтерского бюро.

Что фиксировать при выставлении счета-фактуры офлайн

Для каждого документа должен оставаться понятный операционный след. Сохраните:

внутренний номер счета-фактуры и дату выставления,
примененный режим,
дату и время создания файла,
версию логической структуры,
сведения о передаче визуализации покупателю,
использованные обозначения и QR-коды,
срок отправки, рассчитанный для данного режима,
статус отправки, номер KSeF и UPO после приема.

Если KSeF отклонит файл по техническим причинам, одной попытки отправки недостаточно для соблюдения срока. Нужно определить ошибку, исправить документ по правилам конкретного случая и повторно его отправить. Поэтому проверять статус следует до истечения срока, а не после.

Аварийная процедура для небольшой компании

Простая инструкция может состоять из нескольких шагов. Сначала сотрудник проверяет, связана ли проблема с локальным интернетом или программой, недоступностью, обычной аварией либо полной аварией, объявленной Министром финансов. Затем он выбирает подходящий режим. При offline24, недоступности и обычной аварии он создает счет-фактуру, соответствующий FA(3); при полной аварии действуют отдельные правила.

Если в конкретном режиме и для конкретного покупателя счет-фактура передается вне KSeF до отправки, программа формирует два соответствующих QR-кода с помощью действующего сертификата типа 2. В остальных случаях польскому налогоплательщику с NIP можно передать подтверждение операции. Счет-фактура попадает в очередь на отправку с конкретным сроком. Документы, выставленные во время полной аварии, в эту очередь не добавляются, поскольку позднее их не отправляют в KSeF.

Нужно также назначить заменяющего сотрудника. Если единственный человек с доступом отсутствует, компания все равно обязана соблюсти срок. Права и сертификаты следует подготовить так, чтобы работа продолжалась без совместного использования личной подписи предпринимателя.

Частые ошибки

Первая ошибка — применять срок в семь рабочих дней к любому техническому перерыву. Он касается официально объявленной аварии, а не обычного отсутствия интернета в компании. Вторая — отсчитывать срок при недоступности от даты счета-фактуры, а не от окончания периода недоступности.

Еще одна ошибка — механически применять одно правило о QR-кодах к каждому покупателю и каждому режиму. Два кода используются только в предусмотренных случаях передачи счета-фактуры вне KSeF; подтверждение операции и полная авария регулируются иначе. Рискованно также получать сертификат типа 2 только при возникновении проблемы и считать попытку отправки равнозначной приему счета-фактуры.

Хорошая процедура различает виды событий, автоматически рассчитывает сроки и требует проверки UPO. Тогда специальные режимы обеспечивают непрерывность продаж, а не создают очередь неотправленных документов без подтверждения.

KSeF offline24, недоступность и авария в Польше — сроки и QR-коды

Когда счёт нельзя отправить в KSeF в Польше

offline24

Недоступность

Авария

Полный сбой