KSeF для JDG в Польше в 2026 году — обязанность, счета-фактуры и офлайн-режимы

Сроки введения обязанности

• 1 февраля 2026 года — налогоплательщики, чья стоимость продаж вместе с VAT в 2024 году превысила 200 млн злотых,
• 1 апреля 2026 года — остальные налогоплательщики, охваченные обязанностью,
• 1 января 2027 года — окончание переходного послабления для самых малых выставителей.

До конца 2026 года налогоплательщик может выставлять счета-фактуры вне KSeF, если общая стоимость продаж брутто, подтверждённых такими счетами-фактурами, не превышает 10 000 злотых в месяц. После превышения лимита обязанность возникает в соответствии с переходными правилами.

Это не постоянное освобождение от KSeF и не лимит всего оборота компании.

Кого охватывает система

Обязанность касается прежде всего налогоплательщиков с местонахождением в Польше, а также иностранных налогоплательщиков с постоянным местом ведения деятельности в Польше, если это место участвует в операции.

Форма PIT — ryczałt, прогрессивная шкала или линейный налог — не определяет сферу применения KSeF. Система может охватывать как активных плательщиков VAT, так и налогоплательщиков, пользующихся освобождением.

Что находится вне обязательного KSeF

К важным исключениям относятся, в частности:

• счета-фактуры, выставляемые потребителям, — B2C,
• счета-фактуры, выставляемые иностранным налогоплательщиком без местонахождения или соответствующего постоянного места ведения деятельности в Польше,
• документы и ситуации, исключённые специальными положениями или охваченные переходными решениями.

Однако не следует использовать упрощение «иностранный счёт-фактура находится вне KSeF». Польский выставитель, охваченный обязанностью, может выставить в KSeF счёт-фактуру иностранному контрагенту.

Что такое структурированный счёт-фактура

Счёт-фактура передаётся в KSeF как XML-файл, соответствующий структуре FA(3). PDF — лишь визуализация данных и не заменяет структурированный счёт-фактуру, когда KSeF обязателен.

Счёт-фактура сохраняет собственный номер, присвоенный продавцом. KSeF дополнительно присваивает ему уникальный номер KSeF. Ошибочно утверждать, что номер KSeF заменяет номер счёта-фактуры предпринимателя.

Датой выставления в онлайн-режиме признаётся дата передачи правильного счёта-фактуры в систему согласно установленным законом правилам. После принятия система присваивает номер KSeF и предоставляет UPO.

Как выставить счёт-фактуру

1. Предоставьте права себе, бухгалтеру или программе.
2. Подготовьте данные счёта-фактуры в актуальной структуре FA(3).
3. Передайте документ через приложение Министерства финансов или интегрированную программу.
4. Проверьте статус обработки.
5. После принятия документа скачайте номер KSeF и UPO.
6. Если покупатель не использует KSeF, предоставьте ему счёт-фактуру в согласованной форме с соответствующим QR-кодом, когда он требуется.

Техническое отклонение означает, что счёт-фактура не был выставлен в KSeF. Ошибку нужно исправить и отправить документ повторно.

Как получить счёт-фактуру

Счёт-фактура, выставленный в KSeF на польский NIP, доступен покупателю без отдельного «принятия». Система не работает как почтовый ящик с кнопкой принятия или отклонения счёта-фактуры.

Покупатель должен:

• скачать документ,
• проверить продавца, суммы и предмет покупки,
• определить связь с деятельностью,
• проверить право на признание расхода и вычет VAT,
• попросить продавца о корректировке, если данные ошибочны.

Само наличие счёта-фактуры в KSeF не приводит к автоматическому учёту, оплате или возникновению права на вычет VAT.

KSeF не заменяет JPK_V7

KSeF предоставляет администрации и программам данные из счетов-фактур, но не подаёт JPK_V7 за налогоплательщика. Декларация и учёт также включают события, не вытекающие непосредственно из счетов-фактур KSeF, корректировки, импорт услуг и другие позиции.

Бухгалтерская программа может автоматизировать подготовку JPK, но ответственность за полноту расчёта остаётся на налогоплательщике.

Счета-фактуры из-за границы и за границу

Счета-фактуры на покупку от иностранного продавца без польского местонахождения или постоянного места ведения деятельности обычно не появятся в KSeF. Их нужно получить в прежней форме и передать в бухгалтерию.

Польский продавец, охваченный KSeF, может, напротив, выставить в системе счёт-фактуру иностранному покупателю. Покупатель получает его вне системы в согласованной форме с требуемым обозначением доступа.

Сфера применения зависит от статуса выставителя, места ведения им деятельности и вида документа, а не только от страны покупателя.

Счета-фактуры для потребителей

Счета-фактуры B2C находятся вне обязательного KSeF. Продавец может использовать систему добровольно по правилам, предусмотренным положениями, но потребитель должен получить документ в доступной форме.

Не следует путать потребителя с предпринимателем, освобождённым от VAT. JDG, совершающая покупку на NIP, не становится потребителем только потому, что не вычитает VAT.

Офлайн-режим и аварии

Положения предусматривают режимы, позволяющие выставлять счета-фактуры без текущего соединения с системой, в том числе offline24 и процедуры на время недоступности KSeF.

В таких случаях необходимо:

• создать счёт-фактуру, соответствующий структуре,
• обозначить его требуемым QR-кодом,
• передать его покупателю,
• отправить в KSeF в срок, установленный для данного режима.

Сроки различаются в зависимости от того, идёт ли речь о выборе налогоплательщика, аварии системы или недоступности на стороне предпринимателя. Нельзя сводить все ситуации к правилу «отправлю после восстановления интернета».

Права доступа

В JDG владелец может пройти электронную аутентификацию и предоставлять права другим лицам или субъектам. В компаниях и некоторых других организациях может потребоваться подача ZAW-FA, если нет квалифицированной печати, содержащей NIP.

Бухгалтеру нельзя передавать личные данные для входа. Ему предоставляют соответствующие права для работы от имени налогоплательщика.

Корректировки

Покупатель не отклоняет ошибочный счёт-фактуру в KSeF. Продавец выставляет корректирующий счёт-фактуру. Корректировочная нота не действует в обязательном KSeF так, как в прежнем бумажном обороте.

Момент отражения корректировки в VAT и PIT зависит от причины и вида корректировки — сама дата появления документа в системе не определяет всех последствий.

Штрафы и переходный период

Санкции за невыставление счёта-фактуры в KSeF отложены до 2027 года. Это не означает, что в 2026 году обязанность можно игнорировать. Счёт-фактура, выставленный с нарушением обязательного режима, может создавать доказательственные, операционные и налоговые проблемы.

Размер будущего штрафа зависит от обстоятельств и установленных законом лимитов. Не каждое нарушение автоматически означает штраф в размере 100% VAT.

Хранение

KSeF хранит счета-фактуры 10 лет, исчисляемых по установленным законом правилам. Однако стоит сохранять вспомогательные документы, договоры, протоколы, заказы и доказательства связи расхода с деятельностью — KSeF не хранит их как часть счёта-фактуры.

Наиболее частые ошибки

1. Признание PDF структурированным счётом-фактурой.
2. Предположение, что номер KSeF заменяет собственный номер.
3. Ожидание кнопки «принять» или «отклонить».
4. Автоматический учёт каждого счёта-фактуры из системы.
5. Предположение, что KSeF отправляет JPK_V7.
6. Исключение каждого иностранного счёта-фактуры.
7. Пропуск счетов-фактур от иностранных поставщиков, которых нет в KSeF.
8. Отсутствие процедуры для офлайн-режима и аварии.
9. Передача бухгалтеру данных для входа вместо прав.
10. Признание лимита 10 000 злотых постоянным освобождением.

Источники

• KSeF — официальный портал Министерства финансов
• Руководство KSeF 2.0
• FAQ KSeF

Нужно внедрить KSeF в JDG?

Oxyok получает, проверяет и учитывает счета-фактуры, а также ведёт JPK_V7. Бухгалтерское обслуживание стоит от 49 злотых + VAT в месяц.

Напишите Павлу или посмотрите бухгалтерские услуги Oxyok.

Материал носит общий характер. KSeF внедряется поэтапно, а сфера применения зависит от статуса выставителя, покупателя и вида счёта-фактуры.