Система электронных счетов (KSeF) для ИП (JDG) — полное руководство 2026

Система электронных счетов (KSeF) действует с 1 апреля 2026 года для всех плательщиков НДС (VAT) — в том числе тех, кто пользуется освобождением от НДС (VAT). Если вы ведёте ИП (JDG), эта система касается вас, независимо от того, выставляете ли вы счета с НДС (VAT) или освобождённые.

Это руководство объясняет, что KSeF означает на практике для малого бизнеса и как к нему подготовиться.

Что такое KSeF?

KSeF — это платформа Министерства финансов, на которой все счета выставляются, передаются и хранятся в структурированном виде (XML FA(2)). Вы не выставляете счёт в своей программе и не отправляете PDF — счёт создаётся внутри системы KSeF.

Что это меняет на практике?

• Вы не отправляете PDF — контрагент получает счёт автоматически в своей системе KSeF
• Счёт имеет номер, присвоенный KSeF — а не ваш собственный номер
• Расходы вы вычитаете автоматически — счета от польских поставщиков сами появляются в вашем KSeF и готовы к вычету НДС (VAT)
• JPK отправляется сам — KSeF генерирует файл JPK_V7 из ваших счетов

Кого касается KSeF?

С 1 апреля 2026:

• Все плательщики НДС (VAT) — активные и освобождённые от НДС (VAT) (если оборот ниже 200 000 zł)
• ИП (JDG) на фиксированном налоге (ryczałt), прогрессивной шкале и плоском налоге (liniowy) — если они зарегистрированы как плательщики НДС (VAT) или пользуются субъектным освобождением

Кто освобождён от KSeF?

• Физические лица, не ведущие предпринимательскую деятельность (упрощённые счета ниже 450 zł)
• Некоторые плательщики, рассчитывающиеся в форме фиксированного налога от сезонной деятельности (узкие исключения)

Как выставить счёт в KSeF — шаг за шагом

Шаг 1: Войдите в KSeF

Вход через Доверенный профиль (Profil Zaufany) или e-Doносится на сайте ksef.mf.gov.pl.

Шаг 2: Выберите форму взаимодействия

У вас есть две опции:

• Интерактивно — заполняете форму непосредственно на сайте KSeF (бесплатно, но трудоёмко)
• API / интеграция — ваша бухгалтерская программа отправляет счёт автоматически (требуется интеграция с KSeF)

Шаг 3: Заполните данные счёта

Структурированный счёт требует:

• Данные продавца и покупателя (NIP, название, адрес)
• Дата выставления и дата продажи
• Позиции (название, количество, цена нетто, ставка НДС (VAT))
• Итого нетто, НДС (VAT), брутто
• Способ оплаты и срок

Шаг 4: Получите номер KSeF

После отправки счёта KSeF присваивает ему уникальный номер (так называемый номер KSeF). Этот номер должен быть на каждом счёте — это доказательство того, что он выставлен правильно.

Шаг 5: Контрагент получает счёт

Ваш контрагент видит счёт в своей системе KSeF автоматически — вам не нужно отправлять PDF или email.

Как получить счёт от поставщика в KSeF

Счета от польских поставщиков приходят автоматически в ваш KSeF. Вам не нужно просить счёт — он появляется сам.

Что нужно сделать:

1. Войдите в KSeF и проверьте папку входящих
2. Проверьте данные — совпадают ли сумма, NIP и позиции
3. Примите счёт (или отклоните, если есть ошибка)
4. Вычтите НДС (VAT) (если вы активный плательщик НДС (VAT))

Это всё. Никакой отправки фотографий счетов бухгалтеру, никакой потери PDF-файлов. Всё в KSeF.

KSeF и освобождение от НДС (VAT)

Даже если вы пользуетесь субъектным освобождением от НДС (VAT) (оборот ниже 200 000 zł), KSeF вас касается. Вы выставляете счета в системе, но без ставок НДС (VAT) — как освобождённый счёт (пометка «освобождён от НДС (VAT)» или ставка «zw»).

Это самое важное изменение для малых ИП (JDG): даже те, кто никогда не были плательщиками НДС (VAT), должны использовать KSeF.

Штрафы за отсутствие KSeF

В течение первого года (апрель 2026 – март 2027) штрафы отсрочены — налоговая не применяет санкции за невыставление счёта в KSeF. Но обязанность действует с 1 апреля 2026.

После переходного периода:

• Штраф за каждый счёт, выставленный вне KSeF: до 100% суммы налога
• Штраф за отсутствие номера KSeF на счёте: до 100% суммы налога

KSeF и ваш бухгалтер

Если вы работаете с бухгалтером (как Oxyok), KSeF упрощает сотрудничество:

• Бухгалтер имеет доступ к вашему KSeF — видит счета в режиме реального времени
• Вы не отправляете фотографии счетов по email — всё в системе
• JPK генерируется автоматически из KSeF
• Расходы вычитаются быстрее — счета от поставщиков доступны немедленно

Частые вопросы

Нужна ли мне программа для выставления счетов?

Нет. Вы можете выставлять счета непосредственно на сайте KSeF (бесплатно). Но бухгалтерская программа с интеграцией KSeF экономит время.

Касается ли KSeF зарубежных счетов?

Нет. KSeF касается внутренних счетов (польский NIP продавца и покупателя). Зарубежные счета (например, из Германии) вы выставляете прежним способом.

Заменяет ли KSeF JPK?

Не прямо, но KSeF генерирует данные для JPK_V7 автоматически. На практике ручное создание JPK_V7 из счетов уходит в историю.

Что если у меня нет доступа в интернет?

KSeF поддерживает офлайн-режим — вы можете подготовить счёт в формате XML и отправить, когда восстановится соединение.

Нужна помощь с KSeF?

Веду бухгалтерию ИП (JDG) с полным обслуживанием KSeF — выставление, получение, JPK. От 49 zł + НДС (VAT) в месяц.

Напишите на [email protected] или зайдите на oxyok.com/pl.

Внимание: Положения KSeF находятся в переходном периоде (апрель 2026 – март 2027). Штрафы отсрочены, но обязанность выставлять счета в системе действует с 1 апреля 2026. Проконсультируйтесь с бухгалтером.