Autobahn, Fahrschein und Versicherungspolice: drei KSeF-Ausnahmen bei Einkaufsbelegen von Einzelunternehmen

Beim Ordnen der Einkaufsbelege eines polnischen Einzelunternehmens (JDG) reichen die Bezeichnungen „Fahrschein“, „Versicherungspolice“ oder „Autobahnbeleg“ nicht aus, um eine Ausnahme von KSeF zu erkennen. In den nachfolgend beschriebenen Fällen kommt es auf die Art der Leistung und deren Dokumentation gemeinsam an, einschließlich des geringeren Datenumfangs der Rechnung gemäß der Verordnung über die Ausstellung von Rechnungen.

Das polnische Finanzministerium nennt in seiner Information zum Umfang der KSeF-Pflicht diese Fälle unter den Tätigkeiten, für die aufgrund einer Durchführungsverordnung Ausnahmen gelten. Es handelt sich um drei ausgewählte Fälle, nicht um einen vollständigen Ausnahmenkatalog.

1. Fahrt auf einer mautpflichtigen Autobahn

Die vom Finanzministerium beschriebene Ausnahme betrifft Leistungen für die Fahrt auf einer mautpflichtigen Autobahn, die durch Rechnungen mit einem geringeren Datenumfang als dem in Art. 106e des polnischen Umsatzsteuergesetzes vorgesehenen dokumentiert werden, gemäß der Verordnung über die Ausstellung von Rechnungen.

Die Ausnahme darf daher nicht auf jeden Autobahnbeleg ausgedehnt werden. Bei der Einordnung dieses Falls sind sowohl die Fahrt auf einer mautpflichtigen Autobahn als auch die vom Finanzministerium bezeichnete Rechnungsart zu berücksichtigen. Der bloße Zusammenhang einer Ausgabe mit einer Autobahn reicht nicht aus, um diese Beschreibung der Ausnahme anzuwenden.

2. Personenbeförderung mit einem Einzelfahrschein, der als Rechnung gilt

Der zweite Fall betrifft die Personenbeförderung über eine beliebige Entfernung, unter anderem mit:

• Eisenbahnen,
• Kraftfahrzeugen,
• Seeschiffen,
• Verkehrsmitteln der Binnen- und Küstenschifffahrt,
• Fähren,
• Flugzeugen und Hubschraubern.

Die in der Quelle genannte Voraussetzung ist die Dokumentation der Leistung durch eine Rechnung in Form eines Einzelfahrscheins, die gemäß der Verordnung über die Ausstellung von Rechnungen einen geringeren Datenumfang als den in Art. 106e des polnischen Umsatzsteuergesetzes vorgesehenen enthält.

Es handelt sich also nicht um eine Ausnahme für jeden Fahrschein. Bei der Einordnung müssen sämtliche Merkmale der Beschreibung berücksichtigt werden: Personenbeförderung, das entsprechende Verkehrsmittel, eine Rechnung in Form eines Einzelfahrscheins und der bezeichnete geringere Datenumfang.

3. Bestimmte umsatzsteuerbefreite Leistungen — die Versicherungspolice als Beispiel

Der dritte Fall umfasst Leistungen, die nach Art. 43 Abs. 1 Nr. 7 und 37–41 des polnischen Umsatzsteuergesetzes steuerbefreit sind und durch Rechnungen dokumentiert werden, die gemäß der Verordnung über die Ausstellung von Rechnungen einen geringeren Datenumfang als den in Art. 106e dieses Gesetzes vorgesehenen enthalten.

Das Finanzministerium nennt hier Versicherungspolicen, die als Rechnungen anerkannt werden, als Beispiel. Dies bedeutet nicht, dass jede Versicherungspolice unter die Ausnahme fällt. Das Beispiel bleibt an die genannte Rechtsgrundlage der Steuerbefreiung der Leistung sowie an die Voraussetzungen zur Rechnung und ihrem geringeren Datenumfang gebunden.

Alle drei Beschreibungen stammen aus der offiziellen Information des polnischen Finanzministeriums „Zakres obowiązkowego KSeF“.

Freiwillige Checkliste vor der Übergabe der Belege an die Buchhaltung

Als organisatorische Hilfe kannst du den Belegen eine kurze Notiz beifügen:

• Art der Leistung: Worauf bezieht sich der Einkauf?
• Art des Belegs: In welcher Form liegt der erhaltene Beleg vor?
• Zu klärende Voraussetzungen: Welche Merkmale der jeweiligen Beschreibung oben müssen geprüft werden?
• Frage an die Buchhaltung: Was ließ sich nicht klären?

Dies ist eine freiwillige organisatorische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Pflicht und keine Bestätigung dafür, dass ein konkreter Beleg die Voraussetzungen der Ausnahme erfüllt. Weder die Bezeichnung des Belegs allein noch sein Fehlen in KSeF ist als abschließende Klärung anzusehen.

Grenzen dieses Ratgebers

Dieser Text behandelt drei in der Quelle beschriebene Ausnahmen, nicht den Fall einer Rechnung, die entgegen der Pflicht des Verkäufers außerhalb von KSeF ausgestellt wurde. Diese Sachverhalte dürfen nicht gleichgesetzt werden.

Der Text ist auch keine allgemeine Anleitung zum Rechnungsempfang und keine Beurteilung eines konkreten Fahrscheins, einer Versicherungspolice oder eines Autobahnbelegs. Der Ratgeber dient der ersten Einordnung der Leistungs- und Belegart; er entscheidet nicht über die steuerliche Behandlung eines konkreten Einkaufs.