Polnische Ansässigkeitsbescheinigung CFR-1: Bedeutung und Antrag WN CFR

WN CFR und CFR-1 sind nicht dasselbe

WN CFR ist der elektronische Antrag auf Ausstellung einer polnischen steuerlichen Ansässigkeitsbescheinigung. CFR-1 bezeichnet die Bescheinigung, deren Ausstellung beantragt wird. Das Formular WN CFR ist über das Konto einer natürlichen Person im polnischen Online-Finanzamt e-Urząd Skarbowy verfügbar.

Auch das von der polnischen Finanzverwaltung bereitgestellte PDF mit der Überschrift „Wniosek o wydanie zaświadczenia…” ist ein Antrag und keine bereits ausgestellte Bescheinigung. Das ergibt sich aus der offiziellen Beschreibung des WN-CFR-Dienstes im e-Urząd Skarbowy und dem amtlichen PDF-Antragsmuster.

Praktisch bedeutet das: Einer ausländischen Steuerbehörde, einem Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner wird die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung vorgelegt, nicht lediglich eine Kopie des eingereichten Antrags.

Was CFR-1 bestätigt

Nach dem amtlichen Antragsmuster wird eine Bescheinigung beantragt, die sich auf folgende Punkte bezieht:

• den Wohnsitz oder Sitz für steuerliche Zwecke im Hoheitsgebiet Polens,
• die unbeschränkte Steuerpflicht in Polen,
• die steuerliche Stellung im Sinne des Abkommens zwischen Polen und dem im Antrag genannten Staat.

Bei einer natürlichen Person, die in Polen ein Einzelunternehmen betreibt, geht es um ihren Wohnsitz für steuerliche Zwecke. Das Einzelunternehmen bildet insoweit keine von der natürlichen Person getrennte steuerliche Ansässigkeit.

Im amtlichen Antragsmuster für CFR-1 ist der betreffende Staat anzugeben. Außerdem kann der Zeitraum bezeichnet werden, auf den sich die Bescheinigung beziehen soll.

Die Bescheinigung kann insbesondere gegenüber einer ausländischen Steuerbehörde, einem Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner verwendet werden. Sie kann außerdem dazu dienen, die polnische Steueransässigkeit bei der Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens auf ausländische Einkünfte nachzuweisen. Diese Anwendungsfälle nennt die offizielle Beschreibung des WN-CFR-Dienstes.

Was CFR-1 nicht feststellt

CFR-1 ersetzt keine vollständige Prüfung der steuerlichen Ansässigkeit. Nach den Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums ist die Steueransässigkeit nicht rein deklaratorisch. Sie ist anhand sämtlicher erheblicher Tatsachen und Umstände des jeweiligen Steuerpflichtigen zu beurteilen.

Für natürliche Personen liegt nach polnischem innerstaatlichem Recht ein Wohnsitz für steuerliche Zwecke in Polen vor, wenn mindestens eines der folgenden, voneinander unabhängigen Kriterien erfüllt ist:

• Die Person hat in Polen den Mittelpunkt ihrer persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen.
• Die Person hält sich im betreffenden Steuerjahr länger als 183 Tage in Polen auf.

Die Einzelheiten erläutert das Finanzministerium in seinen steuerlichen Erläuterungen zur Ansässigkeit natürlicher Personen.

Eine CFR-1-Bescheinigung löst außerdem nicht automatisch einen Fall doppelter Ansässigkeit. Erkennt sowohl Polen als auch ein anderer Staat dieselbe Person nach dem jeweiligen innerstaatlichen Recht als ansässig an, ist das einschlägige Doppelbesteuerungsabkommen zu prüfen. Die dortigen Kollisionsregeln stellen typischerweise nacheinander auf folgende Kriterien ab:

1. ständige Wohnstätte,
2. engere persönliche und wirtschaftliche Beziehungen beziehungsweise Mittelpunkt der Lebensinteressen,
3. gewöhnlicher Aufenthalt,
4. Staatsangehörigkeit,
5. gegebenenfalls Verständigung der zuständigen Behörden.

Maßgeblich bleibt der Wortlaut des konkreten Abkommens. Eine Bescheinigung über die polnische Ansässigkeit und die abkommensrechtliche Lösung eines Ansässigkeitskonflikts sind daher zwei unterschiedliche Prüfungsschritte.

WN CFR über e-Urząd Skarbowy einreichen

Im Konto einer natürlichen Person ist der Dienst „Wniosek o certyfikat rezydencji podatkowej (WN CFR)“ auszuwählen. Nach der offiziellen Beschreibung des Kontos im e-Urząd Skarbowy kann der Antrag dort gestellt werden:

• im eigenen Namen,
• im Namen einer anderen natürlichen Person durch einen allgemeinen Bevollmächtigten,
• im Namen eines Rechtsträgers, der keine natürliche Person ist, durch einen allgemeinen Bevollmächtigten.

Die im elektronischen Dienst zulässigen Vertretungsrollen sollten von den allgemein verfügbaren Vertretungswegen außerhalb dieses Dienstes unterschieden werden.

Weitere unterstützte Einreichungswege

Nach dem offiziellen Verfahren für steuerliche Bescheinigungen kann ein Antrag außerdem auf folgenden Wegen eingereicht werden:

• über die mobile Anwendung eUS mit dem dafür vorbereiteten Formular,
• als allgemeines Schreiben im e-Urząd Skarbowy, wenn der benötigte Antrag nicht in der Dokumentenliste enthalten ist; ein vorbereiteter und unterschriebener Antrag kann beigefügt werden,
• über e-Doręczenia, das polnische System für elektronische Zustellungen,
• in Papierform persönlich beim Finanzamt,
• in Papierform per Post.

Ein Papierantrag ist an der dafür vorgesehenen Stelle handschriftlich zu unterschreiben.

Antrag durch einen Bevollmächtigten

Ein Antrag kann persönlich oder durch einen Bevollmächtigten gestellt werden. Eine allgemeine Vollmacht PPO-1 wird ausschließlich elektronisch über das Benutzerkonto im e-Urząd Skarbowy angemeldet. Eine besondere Vollmacht für ein bestimmtes Verfahren wird auf dem Formular PPS-1 erteilt und muss ihren sachlichen Umfang erkennen lassen.

Besteht eine wirksame allgemeine oder besondere Vollmacht, wird die Bescheinigung grundsätzlich dem Bevollmächtigten zugestellt. Angaben zum Verfahren und zur möglichen Gebühr für eine besondere Vollmacht enthält die amtliche Informationsseite über steuerliche Bescheinigungen.

Staat, Empfänger, Zweck und Zeitraum festlegen

Vor der Antragstellung sollten vier Punkte geklärt werden.

1. Staat

Im Antrag ist der Staat anzugeben, in dessen Verhältnis die Bescheinigung verwendet werden soll. Das amtliche Muster bezieht den Inhalt der beantragten Bescheinigung auf das Abkommen zwischen Polen und diesem Staat.

2. Empfänger

Es sollte vorab feststehen, wer die Bescheinigung erhalten soll, beispielsweise eine ausländische Steuerbehörde, ein Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner. So lässt sich der Verwendungszweck präzise beschreiben und rechtzeitig klären, welche Form der Empfänger akzeptiert.

3. Zweck

Der tatsächliche Zweck sollte konkret angegeben werden, beispielsweise der Nachweis der polnischen Ansässigkeit zur Anwendung eines bestimmten Doppelbesteuerungsabkommens. Eine bloße Angabe wie „für steuerliche Zwecke“ ist weniger aussagekräftig, wenn Empfänger und konkrete Verwendung bereits bekannt sind.

4. Zeitraum

Das amtliche Antragsmuster ermöglicht die Angabe eines Anfangs- und eines Enddatums. Wer am Ausstellungstag weiterhin seinen Wohnsitz oder Sitz für steuerliche Zwecke in Polen hat, kann beantragen, dass das Enddatum in Position 2 der CFR-1-Bescheinigung nicht ausgefüllt wird.

Daraus folgt keine universelle oder unbegrenzte Gültigkeitsdauer gegenüber jedem Empfänger. Insbesondere ausländische Behörden, Zahlstellen und Geschäftspartner können eigene Anforderungen an den bescheinigten Zeitraum oder das Ausstellungsdatum stellen. Diese Anforderungen sollten unmittelbar beim konkreten Empfänger geprüft werden.

Gebühren hängen vom Einreichungsweg ab

Nach dem aktuellen amtlichen Verfahren für steuerliche Bescheinigungen gilt:

• Bei Einreichung über e-Urząd Skarbowy oder die Anwendung eUS wird keine Stempelgebühr erhoben.
• Bei Einreichung in Papierform oder über e-Doręczenia gehört die steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung zu den mit 17 PLN gebührenpflichtigen Bescheinigungen.

Es gibt somit keine einheitliche Gebühr, die unabhängig vom Einreichungsweg gilt. Vor dem Versand sollten die aktuellen Vorgaben für den gewählten Kanal geprüft werden. Wird ein Bevollmächtigter eingesetzt, sind zusätzlich die Regeln für die betreffende Vollmacht zu beachten.

Bearbeitungsfrist und Zustellung

Innerhalb von sieben Tagen nach Antragstellung soll das Finanzamt entweder die Bescheinigung oder einen Beschluss erlassen, etwa über die Ablehnung der Ausstellung oder der Ausstellung mit dem beantragten Inhalt.

Die Bescheinigung oder der Beschluss kann zugestellt werden:

• elektronisch an das Konto im e-Urząd Skarbowy,
• elektronisch an eine Adresse für elektronische Zustellungen,
• in Papierform per Post,
• in Papierform zur persönlichen Abholung beim Finanzamt.

Ein elektronisches Dokument wird mit der qualifizierten elektronischen Signatur eines Mitarbeiters des Finanzamts versehen. Die Zustellungswege und die Prüfung dieser Signatur erläutert die Informationsseite des Finanzministeriums.

Empfehlungen: praktische Vorbereitung des Antrags

Die folgende Checkliste enthält organisatorische Empfehlungen. Sie ist keine allgemeingültige Liste gesetzlich vorgeschriebener Anlagen. Welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden, hängt vom Einzelfall und von möglichen Rückfragen des Finanzamts ab.

Empfehlungen zu den Antragsangaben

• Den Staat genau bestimmen, in dessen Verhältnis CFR-1 verwendet werden soll.
• Namen und Funktion des Empfängers notieren.
• Den konkreten Verwendungszweck der Bescheinigung festhalten.
• Einen Zeitraum wählen, der zu der betreffenden Zahlung, Transaktion oder Abrechnung passt.
• Den gewünschten Zustellungsweg festlegen.
• Bei Vertretung vorab Art, Umfang und Wirksamkeit der Vollmacht prüfen.
• Beim Empfänger klären, ob er eine bestimmte Sprache, eine Übersetzung, ein Papieroriginal, die elektronische Datei oder ein Dokument mit einem bestimmten Ausstellungsdatum verlangt.

Es sollte weder eine allgemeine Übersetzungspflicht noch eine für alle Staaten und Empfänger einheitliche Dokumentform oder Gültigkeitsdauer unterstellt werden.

Empfehlungen zu den Aufenthaltstagen

Beim Kriterium der Aufenthaltsdauer kommt es auf die Überschreitung von 183 Tagen im betreffenden Kalenderjahr an. Nach der vom Finanzministerium beschriebenen Methode der physischen Anwesenheit zählt jeder in Polen verbrachte Teil eines Tages, einschließlich des Ankunfts- und Abreisetags.

Daher empfiehlt es sich, folgende Informationen geordnet bereitzuhalten:

• einen Kalender der Aufenthalte in Polen und im Ausland,
• eine Aufstellung der Einreise- und Ausreisedaten,
• Unterlagen, mit denen sich Reisen bei Rückfragen nachvollziehen lassen.

Empfehlungen zu persönlichen Beziehungen

Bei der Beurteilung des Mittelpunkts der persönlichen Interessen können insbesondere familiäre und soziale Bindungen, gesellschaftliche, kulturelle, sportliche oder politische Aktivitäten sowie der Aufenthaltsort des Ehegatten, Partners oder minderjähriger Kinder berücksichtigt werden.

Je nach Lebenssituation können deshalb Informationen hilfreich sein, aus denen hervorgeht:

• wo sich der dauerhaft verfügbare Haushalt befindet,
• wo die engsten Familienangehörigen leben,
• in welchem Staat das alltägliche persönliche Leben stattfindet.

Empfehlungen zu wirtschaftlichen Beziehungen

Bei der Beurteilung des Mittelpunkts der wirtschaftlichen Interessen nennt das Finanzministerium unter anderem den Ort der Erwerbstätigkeit, die wichtigsten Einkommensquellen, Investitionen, bewegliches und unbewegliches Vermögen, Kredite, Bankkonten und den Ort, von dem aus das Vermögen verwaltet wird.

Sinnvoll ist daher eine konsistente Übersicht über:

• den Ort der Geschäftstätigkeit und der Arbeitsausübung,
• die wichtigsten Einkommensquellen,
• wesentliche Vermögenswerte und Investitionen,
• Kredite und Bankverbindungen,
• den Ort der tatsächlichen Leitung der Geschäftstätigkeit und Vermögensverwaltung.

Nicht sämtliche vorhandenen Unterlagen sollten ungefragt eingereicht werden. Zweckmäßiger ist es, zunächst einen vollständigen Antrag zu stellen und mögliche Nachweise für Rückfragen oder zur Erklärung von Widersprüchen geordnet bereitzuhalten. Nach den Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums ist die Ansässigkeit stets anhand aller im konkreten Fall erheblichen Tatsachen und Umstände zu beurteilen.