Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung für eine polnische JDG: Antrag, Gebühren und Zustellung

Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung für eine polnische JDG

Eine natürliche Person, die in Polen eine jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), also ein Einzelunternehmen, führt, kann die Angelegenheit über ihr persönliches Konto im e-Urząd Skarbowy (eUS) erledigen. Dieses Konto bietet personalisierte Steuerdienste und Zugriff auf Angaben zur eigenen Geschäftstätigkeit. Die Funktionen beschreibt die offizielle Seite Konto einer natürlichen Person im e-Urząd Skarbowy.

Die für diesen Zweck ausdrücklich aufgeführte eUS-Leistung ist der vorbereitete und vorausgefüllte Antrag auf eine Bescheinigung über das Nichtbestehen von Steuerrückständen oder über den Stand der Steuerrückstände: ZAS-W. Zusätzlich steht im eUS ein allgemeines Schreiben („Pismo ogólne“) zur Verfügung.

Zuerst das benötigte Dokument bestimmen

ZAS-W betrifft Steuerrückstände. Die Bescheinigung bestätigt nicht, dass keine Beitragsrückstände gegenüber der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS bestehen. Verlangt der Empfänger einen ZUS-Nachweis über das Nichtbestehen von Beitragsrückständen, wird dieser durch ZAS-W nicht ersetzt.

ZAS-W ist auch nicht mit einer steuerlichen Ansässigkeitsbescheinigung zu verwechseln. Der polnische Ansässigkeitsnachweis bestätigt den Wohnsitz für Steuerzwecke in Polen. Dafür gibt es im eUS die separate Leistung „Wniosek o certyfikat rezydencji podatkowej (WN CFR)“. Auch die offizielle Übersicht der Steuerbescheinigungen führt den Antrag auf eine Bescheinigung über Steuerrückstände und die Ansässigkeitsbescheinigung als unterschiedliche Dokumente auf. Einzelheiten enthalten die Seiten Steuerbescheinigungen – Anträge und Gebühren und Konto einer natürlichen Person im eUS.

Einreichungswege für den Antrag

Der Antrag kann auf folgenden Wegen eingereicht werden:

• e-Urząd Skarbowy: Nach der Anmeldung kann im Bereich für Bescheinigungen das Formular ZAS-W verwendet werden.
• eUS-App: Auch dort steht ein vorbereiteter und vorausgefüllter Antrag zur Verfügung.
• e-Doręczenia: Der Antrag kann über das polnische System für elektronische Zustellungen übermittelt werden.
• Persönlich auf Papier: Der Antrag kann beim Finanzamt abgegeben werden.
• Per Post auf Papier: Der Antrag kann an das Finanzamt geschickt werden.

Ein Papierantrag muss an der vorgesehenen Stelle handschriftlich unterschrieben werden. Ist ein anderer benötigter Antrag in der Dokumentenliste des eUS nicht vorhanden, kann laut offizieller Verfahrensbeschreibung ein allgemeines Schreiben eingereicht werden. Darin ist anzugeben, welche Bescheinigung benötigt wird; ein vorbereiteter und unterschriebener Antrag kann als Anlage beigefügt werden. Die vollständige Übersicht bietet die offizielle Seite Steuerbescheinigungen – wie wird der Antrag gestellt?.

Die Gebühr hängt vom Einreichungsweg ab

Für die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung gelten je nach Kanal unterschiedliche Bedingungen:

• e-Urząd Skarbowy oder eUS-App: Es wird keine Stempelgebühr erhoben; die Bescheinigung wird gebührenfrei ausgestellt.
• Papierantrag oder e-Doręczenia: Für eine Bescheinigung über das Nichtbestehen von Steuerrückständen oder über den Stand der Steuerrückstände beträgt die Stempelgebühr 21 PLN.

Bei einem Papierantrag oder einer Einreichung über e-Doręczenia entsteht die Zahlungspflicht mit der Antragstellung. Dem Antrag ist der Zahlungsnachweis oder eine beglaubigte Kopie dieses Nachweises beizufügen. Als Zahlungsnachweis kann auch ein Ausdruck dienen, der die ausgeführte Banktransaktion bestätigt.

Nicht jeder elektronische Einreichungsweg ist damit gebührenfrei. Die Gebührenfreiheit gilt nach der offiziellen Verfahrensseite für den e-Urząd Skarbowy und die eUS-App. e-Doręczenia wird dagegen zusammen mit der Papiereinreichung als gebührenpflichtiger Weg genannt.

Vertretung durch einen Bevollmächtigten

Der Steuerpflichtige kann den Antrag selbst oder durch einen Bevollmächtigten stellen.

Die offizielle Verfahrensbeschreibung unterscheidet insbesondere:

• Allgemeine Vollmacht PPO-1: Sie ermächtigt zur Vertretung in allen Steuersachen und weiteren Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der genannten Steuer- oder Finanzkontrollbehörden fallen. PPO-1 wird ausschließlich elektronisch über das Benutzerkonto im eUS angemeldet. Dem Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung muss die allgemeine Vollmacht nicht nochmals beigefügt werden.
• Besondere Vollmacht PPS-1: Sie gilt für eine konkrete Steuersache. Deshalb müssen die Angelegenheit und die Behörde genau bezeichnet werden. Die offizielle Seite nennt für die Erteilung dieser besonderen Vollmacht eine Stempelgebühr von 17 PLN und verlangt, den Zahlungsnachweis beizufügen.

Eine besondere Vollmacht oder ihr Widerruf kann beim zuständigen Finanzamt schriftlich, als elektronisches Dokument oder über e-Doręczenia eingereicht werden. Ist ein allgemeiner oder für diese Sache besonderer Bevollmächtigter bestellt, wird die Bescheinigung beziehungsweise der behördliche Beschluss an diesen Bevollmächtigten zugestellt.

Frist und mögliche Reaktion der Behörde

Nach der offiziellen Verfahrensbeschreibung erhält der Antragsteller innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung des Antrags entweder:

• die Bescheinigung oder
• einen behördlichen Beschluss, zum Beispiel über die Ablehnung der Ausstellung einer Bescheinigung oder einer Bescheinigung mit dem verlangten Inhalt.

Die Antragstellung garantiert daher keine positive Bescheinigung über das Nichtbestehen von Steuerrückständen. Das Formular ZAS-W betrifft sowohl die Bestätigung des Nichtbestehens von Rückständen als auch die Feststellung vorhandener Rückstände. Außerdem kann die Behörde anstelle des verlangten Dokuments einen Beschluss erlassen.

Zustellung der Bescheinigung oder des Beschlusses

Die Bescheinigung beziehungsweise der Beschluss kann auf folgenden Wegen zugestellt werden:

• elektronisch an das Konto im e-Urząd Skarbowy;
• elektronisch an die Adresse für elektronische Zustellungen;
• auf Papier per herkömmlicher Post;
• auf Papier zur persönlichen Abholung beim Finanzamt.

Ein elektronisch zugestelltes Dokument trägt die qualifizierte elektronische Signatur eines Mitarbeiters der Behörde. Diese Signatur bestätigt die Echtheit des Dokuments und hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Rechtsbehelf gegen einen Beschluss

Eine Beschwerde kann eingelegt werden, wenn der Antragsteller einen Beschluss erhält:

• mit dem der Antrag unbearbeitet gelassen wird oder
• mit dem die Ausstellung der Bescheinigung abgelehnt wird.

Die Beschwerde ist an den Direktor der zuständigen Finanzverwaltungskammer (Dyrektor Izby Administracji Skarbowej) zu richten, wird aber über die Behörde eingereicht, die die Ausstellung der Bescheinigung abgelehnt hat. Die Frist beträgt 7 Tage ab Zustellung des Beschlusses.

Die Beschwerde soll enthalten:

• die Einwände gegen den Beschluss;
• Gegenstand und Umfang des Begehrens;
• Beweise, die das Begehren stützen.

Organisatorische Empfehlungen – keine zusätzlichen gesetzlichen Pflichten

• Empfehlung: Vor der Antragstellung beim Empfänger klären, ob er eine steuerliche Bescheinigung, einen ZUS-Nachweis über das Nichtbestehen von Beitragsrückständen oder eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung verlangt.
• Empfehlung: Wenn die Stempelgebühr für ZAS-W vermieden werden soll, den Antrag über den e-Urząd Skarbowy oder die eUS-App und nicht auf Papier oder über e-Doręczenia einreichen.
• Empfehlung: Die Identifikationsdaten und den Inhalt des vorausgefüllten Formulars vor dem Absenden kontrollieren.
• Empfehlung: Den Einreichungsnachweis und bei einem gebührenpflichtigen Kanal zusätzlich den Zahlungsnachweis aufbewahren.
• Empfehlung: Vor der Wahl der Zustellungsform prüfen, ob der Empfänger das elektronische Original akzeptiert oder eine Papierfassung verlangt.
• Empfehlung: Bei Vertretung vor der Einreichung prüfen, ob die richtige Vollmacht wirksam angemeldet wurde und ob gegebenenfalls der Nachweis über die Vollmachtsgebühr vorliegt.

Offizielle Quellen und Informationsstand

Die Angaben zu Verfahren, Einreichungswegen, Gebühren, Vollmachten, Fristen, Zustellung und Beschwerde beruhen auf „Zaświadczenia podatkowe – jak złożyć wniosek?“. Die offizielle Seite nennt als Aktualisierungsdatum den 30. September 2026.

Die Bezeichnung der Leistung ZAS-W, die Funktionen des persönlichen eUS-Kontos und die gesonderte Leistung WN CFR ergeben sich aus „Konto osoby fizycznej w eUrzędzie Skarbowym“. Diese offizielle Seite nennt als Aktualisierungsdatum den 15. Dezember 2025.