Rechnung außerhalb von KSeF trotz Pflicht des Verkäufers: Vorsteuerabzug und Nachweise

Rechnung außerhalb von KSeF trotz Pflicht des Verkäufers: Was gilt für den Vorsteuerabzug?

Dieser Artikel betrifft ausschließlich Erwerber, die nach dem 1. April 2026 eine Rechnung außerhalb von KSeF von einem Verkäufer erhalten, der verpflichtet ist, sie im System auszustellen. Diese Pflicht wird hier vorausgesetzt — wir prüfen nicht, ob ein bestimmter Verkäufer KSeF nutzen muss. Dies ist weder eine allgemeine Anleitung zum Abrufen von Rechnungen noch zur Berichtigung einer falschen Steueridentifikationsnummer (NIP).

Die Art der Ausstellung allein schließt den Vorsteuerabzug nicht aus

Nach der Antwort des polnischen Finanzministeriums (MF) auf Frage 1 schließt die Ausstellung einer Rechnung außerhalb von KSeF, auch entgegen der Pflicht des Verkäufers, den Vorsteuerabzug für sich genommen nicht aus. Allerdings müssen weiterhin alle vom MF genannten Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die erworbenen Waren oder Dienstleistungen werden für steuerpflichtige Umsätze verwendet — der Vorsteuerabzug steht insoweit zu.
• Die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach Art. 86 des polnischen Umsatzsteuergesetzes sind erfüllt.
• Es liegen keine Ausschlussgründe nach Art. 88 des polnischen Umsatzsteuergesetzes vor.

Als Beispiel für einen Ausschlussgrund nennt das MF eine Rechnung, die eine Transaktion dokumentiert, die nicht stattgefunden hat. Die Aussage zur Art der Rechnungsausstellung darf daher nicht als bedingungslose Zustimmung zum Vorsteuerabzug aus jedem außerhalb von KSeF ausgestellten Dokument verstanden werden.

Gebotene Sorgfalt: Umstände der Zusammenarbeit beurteilen

In der Antwort auf Frage 1 weist das MF außerdem darauf hin, dass Erwerber, die ohne Nutzung von KSeF ausgestellte und erhaltene Rechnungen verwenden, die gebotene Sorgfalt walten lassen sollten. Sie sollten jedes Mal die Umstände der Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner beachten, der solche Rechnungen ausstellt, insbesondere wenn der Verkäufer die Umsatzsteuervorschriften nicht einhält.

Nachweise für die tatsächlich durchgeführte Transaktion sichern

Laut der Antwort des MF auf Frage 5 sollte ein Steuerpflichtiger, der den Vorsteuerabzug aus einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung plant, Nachweise für die tatsächliche Durchführung der Transaktion sichern, um bei einer Prüfung die gebotene Sorgfalt nachweisen zu können. Das MF nennt beispielsweise:

• Zahlungsbestätigungen;
• Abnahmeprotokolle;
• E-Mail-Korrespondenz.

Dies sind Beispiele, keine abschließende Liste von Dokumenten, die bei jeder Transaktion zwingend erforderlich sind. Die Sicherung von Nachweisen garantiert weder den Vorsteuerabzug noch einen günstigen Ausgang einer Prüfung.

Optionale Ordnung der Dokumentation

Als organisatorische Empfehlung, nicht als zusätzliche Rechtspflicht, können die Rechnung und die verfügbaren Nachweise zum jeweiligen Einkauf in einem Ordner gesammelt und so gekennzeichnet werden, dass sie sich der Transaktion leicht zuordnen lassen. Eine solche Ordnung ersetzt weder die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug noch die Beurteilung der Umstände der Zusammenarbeit in jedem Einzelfall.

Muss der Verkäufer zur Ausstellung einer Rechnung in KSeF aufgefordert werden?

Nein. In der Antwort auf Frage 5 erklärt das MF ausdrücklich, dass ein Erwerber, der eine Rechnung außerhalb von KSeF erhält, den Verkäufer nicht zur Ausstellung im System auffordern muss.

Gleichzeitig sollte die unterbliebene Ausstellung einer Rechnung in KSeF trotz entsprechender Pflicht ein Warnsignal sein. Das MF betont, dass solche Rechnungen aus Sicht der Steuerbehörden das Risiko einer Überprüfung der tatsächlichen Durchführung und Ordnungsmäßigkeit der gesamten Transaktion erhöhen können. Dass keine Pflicht zur Aufforderung besteht, bedeutet daher nicht, dass die gebotene Sorgfalt und Nachweise des tatsächlichen Einkaufs außer Acht gelassen werden können.

Die wichtigste Unterscheidung

Im beschriebenen Fall schließt die Art der Rechnungsausstellung allein den Vorsteuerabzug nicht aus. Weiterhin gelten jedoch die Voraussetzungen hinsichtlich der Verwendung der Einkäufe für steuerpflichtige Umsätze, der materiellen Voraussetzungen nach Art. 86 und des Fehlens von Ausschlussgründen nach Art. 88 des polnischen Umsatzsteuergesetzes. Der Erwerber sollte die gebotene Sorgfalt walten lassen, die Umstände der Zusammenarbeit jedes Mal beurteilen und Nachweise für die tatsächlich durchgeführte Transaktion sichern. Er muss den Verkäufer nicht zur Ausstellung einer Rechnung in KSeF auffordern. Die Nichtnutzung des Systems trotz entsprechender Pflicht bleibt jedoch ein Warnsignal und ist keine Garantie für einen gesicherten Vorsteuerabzug.