Wie Sie in Polen 2026 einen Mitarbeiter in einer JDG einstellen

So stellen Sie in Polen den ersten Mitarbeiter in einer JDG ein: Vertrag, ZUS ZUA, monatliche RCA und DRA, PIT-2, PPK, Untersuchungen, Arbeitsschutz und tatsächliche Arbeitgeberkosten.

Mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters wird eine JDG zum Zahler von Beiträgen und PIT-Vorauszahlungen. Vorzubereiten sind Vertrag, Untersuchungen, Arbeitsschutzunterweisung, ZUS-Anmeldung, Personalunterlagen und fristgerechte Lohnabrechnungen.

1. Beschäftigungsbedingungen festlegen

Legen Sie vor Arbeitsaufnahme mindestens Folgendes fest:

Vertragsart und Stelle,
Arbeitszeitumfang,
Bruttogehalt und zusätzliche Bestandteile,
Arbeitsort,
Beginn des Arbeitsverhältnisses,
Aufgabenbereich.

Bei einem Arbeitsvertrag darf das Vollzeitentgelt den im jeweiligen Zeitraum geltenden Mindestlohn nicht unterschreiten.

2. Untersuchungen und Arbeitsschutz

Grundsätzlich muss ein Mitarbeiter vor Arbeitsaufnahme:

eine Überweisung erhalten und die erforderlichen arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen absolvieren,
an der Erstunterweisung zum Arbeitsschutz teilnehmen,
über die beruflichen Risiken und Arbeitsregeln informiert werden.

Für Ausnahmen von erneuten Einstellungsuntersuchungen gelten gesetzliche Voraussetzungen. Sie dürfen nicht automatisch angenommen werden.

3. Vertrag und Information über die Bedingungen

Der Arbeitsvertrag wird schriftlich geschlossen. Wurde er nicht schriftlich geschlossen, muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter vor Arbeitsaufnahme die Vereinbarungen zu den Parteien, zur Vertragsart und zu den Bedingungen schriftlich bestätigen.

Der Mitarbeiter erhält außerdem innerhalb der sich aus dem Arbeitsgesetzbuch ergebenden Frist Informationen über die Beschäftigungsbedingungen.

4. Anmeldung beim ZUS

Ein Mitarbeiter wird meist innerhalb von 7 Tagen nach Entstehung der Versicherungspflicht mit dem Formular ZUS ZUA angemeldet.

Der Zahler weist die Abrechnung des Mitarbeiters monatlich in ZUS RCA aus und fasst die Beiträge in ZUS DRA zusammen. ZUS RZA ist kein aktuelles Formular, das anstelle von RCA verwendet wird.

Der Unternehmer zahlt die Beiträge und übermittelt die Unterlagen grundsätzlich bis zum 20. Tag des Folgemonats.

5. PIT-2 und PIT-Vorauszahlung

Der Mitarbeiter kann eine PIT-2 und weitere Erklärungen einreichen, die sich auf die monatliche Vorauszahlung auswirken. Der vom Zahler angewandte steuermindernde Betrag hängt von den Erklärungen des Mitarbeiters ab und kann auf mehrere Zahler aufgeteilt werden.

Das Fehlen einer PIT-2 entbindet den Arbeitgeber nicht von der Berechnung der Vorauszahlung nach den geltenden Regeln.

6. PPK

Das PPK ist kein Programm ausschließlich für Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten. Die Pflichten hängen vom Status des Unternehmens und der beschäftigten Personen ab; ein Kleinstunternehmen kann die gesetzliche Ausnahme nutzen, wenn alle Personen ihren Verzicht erklären.

Die Grundbeiträge betragen:

2% des Entgelts aufseiten des Teilnehmers,
1,5% des Entgelts aufseiten des beschäftigenden Unternehmens.

Der Staat sieht bei Erfüllung der Voraussetzungen eine Willkommenszahlung von 250 zł und einen Jahreszuschuss von 240 zł vor. Sie dürfen nicht zu einem einzigen „einmaligen Zuschuss von 240 zł“ zusammengefasst werden.

Das PPK kann auch bestimmte Auftragnehmer erfassen, die obligatorisch der Renten- und Erwerbsminderungsversicherung unterliegen.

7. Arbeitgeberkosten

Die gesamten Beschäftigungskosten bestehen aus dem Bruttogehalt zuzüglich der vom Arbeitgeber finanzierten Beiträge und Zahlungen, darunter:

Rentenversicherung 9,76%,
Erwerbsminderungsversicherung 6,5%,
Unfallversicherung nach dem geltenden Satz,
Arbeitsfonds 2,45%, sofern fällig,
FGŚP 0,10%, sofern fällig,
PPK 1,5%, sofern der Mitarbeiter teilnimmt.

Die von der Bruttovergütung des Mitarbeiters einbehaltenen Beiträge — darunter die Krankenversicherung — sind keine zusätzlichen Kosten über die Bruttovergütung hinaus.

8. Auszahlung des Entgelts

Das Arbeitsgesetzbuch sieht die Auszahlung auf das angegebene Zahlungskonto vor, es sei denn, der Mitarbeiter beantragt eine Barauszahlung. Die Vorschriften verlangen nicht, dass der Arbeitgeber allein für die Gehaltszahlung ein Bankprodukt mit der Bezeichnung „Geschäftskonto“ besitzt.

Die Zahlungen müssen jedoch ordnungsgemäß dokumentiert und die Geschäftsbedingungen der Bank eingehalten werden.

9. Dokumentation und Meldungen

Der Arbeitgeber führt unter anderem:

Personalakten,
Arbeitszeitaufzeichnungen,
Lohnabrechnungen,
Unterlagen zu Urlaub und Abwesenheiten,
Unterlagen zum Arbeitsschutz und zu Untersuchungen,
ZUS- und PIT-Informationen.

Nach Jahresende erstellt er innerhalb der gesetzlichen Fristen die einschlägigen Steuerinformationen, darunter die PIT-11.

Häufigste Fehler

Arbeitsaufnahme ohne Untersuchungen oder Arbeitsschutzunterweisung.
Verspätete Anmeldung des Mitarbeiters.
Übermittlung von RZA anstelle der monatlichen RCA.
Annahme, dass der grundlegende Arbeitgeberbeitrag zum PPK 2% beträgt.
Nichtberücksichtigung des PPK, weil weniger als 20 Personen beschäftigt werden.
Erneutes Hinzurechnen des Krankenversicherungsbeitrags des Mitarbeiters über den Bruttobetrag hinaus.
Annahme, das Gehalt dürfe nur von einem Geschäftskonto gezahlt werden.

Quellen

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Dieser Beitrag ist allgemeiner Natur. Die Pflichten hängen von der Vertragsart, dem Status des Mitarbeiters und dem Profil des Arbeitgebers ab.