KSeF-Fehler 440: drei Felder bestimmen ein Duplikat

Fehler 440 „Duplikat faktury“ betrifft eine an KSeF übermittelte XML-Datei. Er ist keine Anleitung zum erneuten Bereitstellen einer verlorenen PDF-Datei.

Vergleiche drei Felder

Das MF-Handbuch nennt genau drei Angaben:

• Verkäufer-NIP — Feld NIP in Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne;
• eigene Rechnungsnummer des Steuerpflichtigen — Feld P_2;
• Rechnungsart — Feld RodzajFaktury.

Stimmen alle drei Werte mit denen einer bereits in KSeF vorhandenen Rechnung überein, wird die übermittelte XML-Datei mit Fehler 440 „Duplikat faktury“ abgelehnt. Gemeint ist nicht jede inhaltliche Ähnlichkeit.

Eigene Nummer und Kennung

P_2 ist die vom Steuerpflichtigen vergebene Rechnungsnummer, nicht die vom System zugewiesene Kennung. Die KSeF-Nummer identifiziert die Rechnung im System. Sie wird automatisch erzeugt und in der amtlichen Empfangsbestätigung (UPO) zurückgegeben.

Das Handbuch beschreibt eine rückwirkende Eindeutigkeitsprüfung über zehn Jahre. Das beschreibt den KSeF-Mechanismus, nicht Regeln zur steuerlichen Abrechnung.

Prüfe die frühere Annahme

Die folgende Checkliste ist eine optionale organisatorische Empfehlung, keine rechtliche Pflicht:

1. Stelle die abgelehnte XML-Datei der früheren Rechnung gegenüber, die denselben Datensatz aufweisen könnte.
2. Vergleiche einzeln die Verkäufer-NIP in Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne, P_2 und RodzajFaktury.
3. Prüfe das Ergebnis der früheren Übermittlung sowie die verfügbare UPO und KSeF-Nummer. Betrachte die eigene Rechnungsnummer allein nicht als Nachweis der Annahme.
4. Bewahre das Vergleichsergebnis zusammen mit der Ablehnungsmeldung auf, um Abweichungen zu klären.

Ändere weder die Nummer noch die Verkäuferidentität oder Rechnungsart, nur um den Duplikatschutz zu umgehen.

FAQ

Reicht ein übereinstimmendes Feld?

Die beschriebene Ablehnungsbedingung verlangt identische Werte in allen drei genannten Feldern gegenüber einer bereits in KSeF vorhandenen Rechnung.

Ist P_2 die KSeF-Kennung?

Nein. Es ist die vom Steuerpflichtigen vergebene Rechnungsnummer. Die KSeF-Nummer weist das System zu.

Verursacht erneutes Teilen einer PDF Fehler 440?

Die Beschreibung von Fehler 440 betrifft die Ablehnung einer an das System übermittelten XML-Datei. Eine Bitte, die PDF einer bestehenden Rechnung erneut bereitzustellen, ist davon zu unterscheiden. Die Beschreibung des Mechanismus legt keine Regeln für diese Bereitstellung fest.

Bedeutet die Ablehnung einer XML-Datei als Duplikat, dass die gesamte ZIP-Sendung abgelehnt wird?

Nein. Die Stapelübermittlung folgt keinem Alles-oder-nichts-Prinzip: Jede XML-Datei wird unabhängig verarbeitet. Fehler betreffen nur die jeweiligen Dateien, nicht die gesamte ZIP-Sendung. Für die übrigen gültigen XML-Dateien erzeugt das System nach deren Prüfung KSeF-Nummern.

Die Gründe für die Ablehnung einzelner Dokumente erhält man durch eine Abfrage der abgelehnten XML-Dokumente in der betreffenden Sitzung. Die Liste der fehlerhaften XML-Dateien wird nach Prüfung aller übermittelten Dokumente zurückgegeben.

Quelle: Polnisches Finanzministerium: KSeF-2.0-Handbuch, Teil II, Abschnitt 3.3.2.

Quelle

Polnisches Finanzministerium: KSeF-2.0-Handbuch, Teil II, Abschnitte 3.4 und 4.1, Seiten 69–70.

Nächster Schritt

Vor einer weiteren Übermittlung empfiehlt es sich, das Vergleichsergebnis der drei Felder und den Nachweis der früheren Annahme zusammenzustellen. Ziel ist die Klärung der Meldung, nicht die Umgehung des Schutzes.