KSeF-Rechnungsvisualisierung auf Englisch oder zweisprachig
Wann eine Rechnungsvisualisierung in einer anderen Sprache erstellt werden kann und wie sich ihr Inhalt freiwillig mit der an KSeF übermittelten XML-Datei vergleichen lässt.
Eine Rechnungsvisualisierung kann in einer anderen Sprache erstellt werden, auch auf Englisch oder zweisprachig. Dabei gilt jedoch eine wichtige Bedingung: Nach der Übersetzung muss die Visualisierung inhaltlich mit den Daten in der an KSeF übermittelten XML-Datei übereinstimmen. Diese Antwort findet sich bei Frage 16 in den offiziellen „Häufig gestellten Fragen“ zu KSeF.
Andere Sprache, übereinstimmender Inhalt
Die Sprachwahl betrifft die Visualisierung. Eine Übersetzung darf nicht mit einer Erlaubnis zur Änderung der Rechnungsdaten im System gleichgesetzt werden: Maßgeblich für die inhaltliche Übereinstimmung bleiben die Daten in der an KSeF übermittelten XML-Datei.
Dies gilt sowohl für eine englischsprachige als auch für eine zweisprachige Visualisierung. In beiden Fällen muss dieselbe Bedingung der Übereinstimmung nach der Übersetzung erfüllt sein. Die bloße Sprachwahl ersetzt die Erfüllung dieser Bedingung nicht.
Dieser Leitfaden behandelt ausschließlich die Sprache der Visualisierung und ihre Übereinstimmung mit dem XML-Inhalt. Er ist weder ein allgemeiner Leitfaden zur Rechnungsstellung im Ausland noch eine Anleitung zur Änderung von Rechnungsdaten in KSeF.
Freiwillige Checkliste zum Vergleich mit XML
Als organisatorische Empfehlung schlagen wir vor, die erstellte Visualisierung mit der an KSeF übermittelten XML-Datei zu vergleichen. Die folgende Liste ist ein freiwilliger Vorschlag für den Arbeitsablauf, keine behördliche Vorgabe und keine Garantie für die Richtigkeit der Übersetzung.
- Vergleichen Sie die Angaben zur Identifizierung der Parteien und der Rechnung mit den entsprechenden Daten in der XML-Datei.
- Prüfen Sie, ob die übersetzten Beschreibungen die Bedeutung der in der XML-Datei enthaltenen Inhalte bewahren.
- Vergleichen Sie die in der Visualisierung sichtbaren Datumsangaben, Zahlen und Beträge mit den Daten in der XML-Datei.
- Vergleichen Sie bei einer zweisprachigen Fassung die Bedeutung beider Sprachversionen mit dem XML-Inhalt.
- Markieren Sie unklare Formulierungen zur erneuten Prüfung, statt sie ohne Vergleich als übereinstimmend anzusehen.
Wie Sie diesen Vergleich organisieren, können Sie an Ihre Arbeitsweise anpassen. Die Freiwilligkeit der Checkliste bedeutet nicht, dass auch die in der offiziellen KSeF-Antwort genannte Bedingung der inhaltlichen Übereinstimmung freiwillig ist.
Die wichtigste Regel
Eine englischsprachige oder zweisprachige Visualisierung ist möglich, muss aber nach der Übersetzung inhaltlich den Daten in der an KSeF übermittelten XML-Datei entsprechen. Die Übersetzung betrifft die Sprache der Darstellung, nicht eine beliebige Änderung des Rechnungsinhalts.