XML- oder EDI-Rechnung: wann KSeF-Codes separat übermittelt werden dürfen
Bedingte Übermittlung von Links oder Codes mit der Rechnung, KSeF-Nummer oder passenden Angaben OFFLINE und CERTYFIKAT.
Verhindert ein strukturiertes Datenformat das direkte Anbringen des Verifizierungscodes auf der Rechnung, darf der passende Link oder Code separat übermittelt werden — zusammen mit der Rechnung und der richtigen Kennzeichnung. Die Pflicht zur Codeübermittlung entfällt dadurch nicht.
Bedingung: das Format verhindert die Kennzeichnung
Das Ministeriumshandbuch beschreibt EDI, bei dem Unternehmen Dokumente in einem vereinbarten Format wie XML austauschen, ohne notwendige Visualisierung. Entscheidend ist die tatsächliche Formatbeschränkung. Eine bloß umständliche PDF-Bearbeitung rechtfertigt diese Alternative nicht. Quelle: Handbuch §5.4.4.
Mit Rechnung und richtiger Beschriftung
Separate Links oder grafische Codes dürfen beigefügt werden. Es müssen die passenden Rechnungsverifizierungscodes sein, keine beliebigen Links zum Verkäuferportal. Behalten Sie die situationsabhängigen Angaben bei: KSeF-Nummer, OFFLINE oder CERTYFIKAT.
Bei einer ONLINE-Rechnung, die nach den beschriebenen Regeln außerhalb von KSeF verwendet oder übermittelt wird, trägt KOD I die KSeF-Nummer. Vor der Übermittlung einer OFFLINE-Rechnung an KSeF trägt KOD I in den externen Übermittlungsfällen aus §5.4.1–2 OFFLINE und KOD II CERTYFIKAT. Wählen Sie die Angabe nicht allein anhand der Dateiendung.
FAQ
Gilt die Ausnahme für jedes PDF?
Nein. Erforderlich ist ein strukturiertes Datenformat, das das direkte Anbringen von Code oder Link auf der Rechnung verhindert.
Wird ein separater Link mit der Rechnung übermittelt?
Ja. Die Alternative übermittelt die Kennzeichnung separat mit der Rechnung und lässt den Empfänger nicht ohne passenden Code oder Link.
Darf OFFLINE oder CERTYFIKAT fehlen?
Nein, wenn die Angabe im betreffenden Fall erforderlich ist. Die separate Übermittlung beseitigt die richtige Beschriftung nicht.
Quelle und Grenzen
KSeF-2.0-Handbuch, Teil II, §5.4.1–4, Augustausgabe, geprüft am 7. Oktober 2026; Rechtsstand auf dem Deckblatt: 1. Februar 2026. Polnischer Kontext; keine Codeerzeugung, Nachsendefristen oder vollständige Offline-Anleitung.