So beschreiben Sie eine Dienstleistung im Antrag auf eine GUS-Klassifikationsauskunft

Die Bezeichnung eines Berufs, einer Branche oder eines Leistungspakets zeigt meist nicht, was ein Unternehmer tatsächlich für den Kunden tut. In einem Antrag zur Klassifikation einer Dienstleistung nach PKWiU 2015 muss die konkrete Dienstleistung dargestellt werden: ihr Umfang, die Art ihrer Ausführung, der Auftraggeber, die vertragliche Grundlage und die Rollen der Parteien.

Die offizielle Seite des Zentrums für Klassifikationen und Nomenklaturen des Statistischen Amtes in Łódź weist darauf hin, dass Anträge auf eine Auskunft zu Waren oder Dienstleistungen nach PKWiU 2015, die anderen Zwecken als den dort genannten Verfahren zum Erlass rechtlich bindender Entscheidungen dienen, an dieses Zentrum zu richten sind. Als Anschrift wird ul. Suwalska 29, 93-176 Łódź, angegeben.

Klassifikationsauskunft und rechtlich bindende Steuersatzauskunft

Eine GUS-Klassifikationsauskunft und eine wiążąca informacja stawkowa sind nicht dasselbe Verfahren. Die offizielle Seite beschreibt die WIS als rechtlich bindende Steuersatzauskunft für Zwecke der Umsatzsteuer, also der VAT, und behandelt Anträge auf eine Auskunft zu PKWiU 2015 für andere Zwecke gesondert.

Der in diesem Leitfaden beschriebene Antrag dient nicht dazu, automatisch den Ryczałt-Satz festzulegen. Auch dieser Leitfaden ordnet einer Dienstleistung keinen allgemeingültigen PKWiU-Code zu, bestimmt keinen Steuersatz und verspricht keine steuerliche Schutzwirkung. Ist eine steuerrechtliche Entscheidung das Ziel, müssen das einschlägige Verfahren und die zuständige Behörde gesondert ermittelt werden.

Der PKWiU-Code sollte außerdem nicht allein aus dem in CEIDG eingetragenen PKD-Code abgeleitet werden. Auf der GUS-Seite werden Tätigkeiten nach PKD sowie Waren und Dienstleistungen nach PKWiU als getrennte Klassifikationsbereiche dargestellt. Ein PKD-Code, der die Tätigkeit des Unternehmers beschreibt, ersetzt nicht die Beschreibung der konkreten Dienstleistung, auf die sich die PKWiU-Anfrage bezieht.

Verfahren Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie den tatsächlichen Zweck des Antrags

Beim Ausfüllen des elektronischen Formulars ist der Zweck des Antrags anzugeben. Die offizielle Seite nennt als Beispiel die Bestimmung der Klassifikation nach PKWiU 2015 für Zwecke der Einkommensteuer.

Beschreiben Sie den Zweck entsprechend Ihrem tatsächlichen Anliegen. Die Angabe eines steuerlichen Zwecks macht aus einer Klassifikationsauskunft weder eine Entscheidung über den Ryczałt-Satz noch eine WIS für Umsatzsteuerzwecke.

2. Wählen Sie eine Klassifikation und eine Dienstleistung

Das offizielle Formular für einen Antrag auf eine Klassifikationsauskunft verlangt die Angabe einer Klassifikation und die Beschreibung nur eines Klassifikationsgegenstands. Wenn Sie nach mehreren eigenständigen Dienstleistungen fragen, müssen Sie für jede Dienstleistung ein separates Formular vorbereiten.

Als optionalen organisatorischen Schritt können Sie zunächst alle Tätigkeiten auflisten, die Sie Kunden verkaufen. Prüfen Sie anschließend, ob sie eine einheitliche Leistung oder unabhängige, gesondert bestellte und abgerechnete Dienstleistungen bilden. Fassen Sie unabhängige Dienstleistungen nicht allein deshalb in einer allgemeinen Beschreibung zusammen, weil sie von derselben polnischen Einzelunternehmung, der sogenannten JDG, ausgeführt werden oder Teil desselben Angebots sind.

3. Beschreiben Sie den tatsächlichen Ablauf der Dienstleistung

Bei einer Anfrage nach einem PKWiU-Code verlangt das Formular die genaue Beschreibung einer einzigen Dienstleistung. Anzugeben ist:

• worin die Dienstleistung besteht,
• welche Tätigkeiten sie umfasst,
• in wessen Auftrag sie ausgeführt wird,
• auf Grundlage welchen Vertrags sie erbracht wird,
• wem der eingesetzte Beitrag oder Rohstoff gehört.

Wenn bei der betreffenden Dienstleistung kein Rohstoff im üblichen Sinne eingesetzt wird, können Sie dies ausdrücklich angeben. Als optionale Präzisierung bietet es sich dann an zu erklären, wer die für die Arbeit benötigten Daten, Konten, Geräte, Materialien oder sonstigen Ressourcen bereitstellt.

4. Geben Sie bei einer zusammengesetzten Dienstleistung das prägende Element an

Umfasst eine Leistung mehrere miteinander verbundene Tätigkeiten, muss die Tätigkeit oder Dienstleistung genannt werden, die der Gesamtleistung ihren wesentlichen Charakter verleiht. Eine bloße Aufzählung aller Bestandteile zeigt noch nicht, welcher Bestandteil den Charakter der Leistung bestimmt.

Als Schreibhilfe können Sie zwei Fragen beantworten:

• Welches Hauptergebnis bestellt der Kunde?
• Welche Tätigkeit führt unmittelbar zu diesem Ergebnis und welche Tätigkeiten sind lediglich unterstützend?

Diese beiden Fragen sind redaktionelle Hilfestellungen und keine zusätzlichen Felder des amtlichen Formulars.

5. Übermitteln Sie den Antrag über den passenden Kanal

Das amtliche Formular nennt die Übermittlung per E-Mail, über das elektronische Formular und in herkömmlicher Form. Unabhängig vom gewählten Kanal müssen mehrere Anfragen auf getrennten Formularen eingereicht werden.

Vor dem Absenden bittet die Behörde darum, die Richtigkeit der Kontaktdaten zu prüfen. Beim elektronischen Formular kann vor der Übermittlung eine Kopie im PDF-Format gespeichert werden; die Behörde empfiehlt diese Möglichkeit, damit eine Bestätigung der eingegebenen Daten erhalten bleibt.

So erstellen Sie eine genaue Beschreibung

Geben Sie zuerst die vom Formular verlangten Informationen an. Anschließend können Sie Einzelheiten ergänzen, die helfen, den tatsächlichen Charakter der Dienstleistung zu verstehen.

Angaben aus dem amtlichen Formular

• Eine Dienstleistung: Benennen Sie den konkreten Gegenstand der Klassifikation.
• Wesen der Dienstleistung: Erklären Sie, worin die ausgeführte Arbeit besteht.
• Umfang: Führen Sie die von der Dienstleistung umfassten Tätigkeiten auf.
• Auftraggeber: Geben Sie an, in wessen Auftrag Sie handeln.
• Vertragliche Grundlage: Nennen Sie die Vertragsart, auf deren Grundlage Sie die Dienstleistung erbringen.
• Beitrag oder Rohstoff: Erklären Sie, wem dieser gehört.
• Prägendes Element: Benennen Sie bei einer zusammengesetzten Dienstleistung die Tätigkeit, die ihr den wesentlichen Charakter verleiht.

Optionale organisatorische Ergänzungen

Die folgenden Punkte werden nicht als zusätzliche amtliche Anforderungen dargestellt. Sie können jedoch Unklarheiten verringern:

• das dem Kunden übergebene Ergebnis,
• die einzelnen Ausführungsschritte,
• vom Leistungsumfang ausgeschlossene Tätigkeiten,
• die Verteilung der Verantwortung zwischen Auftragnehmer und Kunde,
• die Angabe, ob die Dienstleistung einmalig, projektbezogen oder wiederkehrend erbracht wird,
• die bei der Arbeit eingesetzten Werkzeuge und die verwendete Umgebung,
• die Art der Abnahme des Ergebnisses durch den Kunden.

Verwenden Sie Begriffe, die konkrete Tätigkeiten beschreiben. Schreiben Sie statt lediglich „IT-Dienstleistungen“, ob Sie Programmcode erstellen, ein System konfigurieren, Daten analysieren, Infrastruktur administrieren oder Schulungen durchführen. Die Beschreibung sollte dem tatsächlichen Ablauf der Dienstleistung entsprechen und nicht dem erhofften Klassifikationsergebnis.

Hypothetisches Beispiel einer Beschreibung

Das folgende Beispiel ist vollständig hypothetisch. Es legt weder einen PKWiU-Code noch einen Ryczałt-Satz, einen Umsatzsteuersatz oder andere steuerliche Folgen fest.

Beispielbeschreibung:

Gegenstand der Anfrage ist eine einzelne Dienstleistung zur Konfiguration von Webanalyse, die im Auftrag eines Unternehmers erbracht wird, der einen Onlineshop betreibt. Die Dienstleistung wird auf Grundlage eines B2B-Dienstleistungsvertrags ausgeführt. Sie umfasst die Analyse der Kundenanforderungen, die Erstellung eines Ereignisplans, die Konfiguration von Tags in einem vom Kunden bereitgestellten Konto, die Durchführung von Tests und die Übergabe der Implementierungsdokumentation.

Die Tätigkeit, die der Dienstleistung ihren wesentlichen Charakter verleiht, ist die technische Konfiguration der Ereignismessung. Die Besprechung der Dokumentation mit dem Kunden ist lediglich eine unterstützende Tätigkeit. Der Kunde ist Eigentümer des Shops, der Analysekonten und der Daten. Der Auftragnehmer stellt keinen Rohstoff bereit. Die Dienstleistung umfasst weder die Durchführung von Werbekampagnen noch die Erstellung von Werbeinhalten oder die laufende Administration des Shops.

Das Beispiel zeigt, wie Angaben zum Gegenstand und Umfang der Dienstleistung, zum Auftraggeber, zur vertraglichen Grundlage, zu den Ressourcen der Parteien, zum prägenden Element und zu den ausgeschlossenen Tätigkeiten geordnet werden können. Es ist kein für jede Tätigkeit passendes Muster und enthält keinen Vorschlag für einen bestimmten Code.

Wenn derselbe Unternehmer unabhängig davon auch die Durchführung von Werbekampagnen oder die Erstellung von Werbematerialien verkauft, sollte er diese eigenständigen Dienstleistungen in separaten Formularen beschreiben, statt sie der Anfrage zur Konfiguration der Webanalyse hinzuzufügen.

Häufige Probleme bei der Beschreibung

Eine Beschreibung kann insbesondere dann ungenau sein, wenn der Unternehmer:

• nur die Bezeichnung des Berufs, der Branche oder des Leistungspakets nennt,
• einen allgemeinen Begriff wie „Beratung“, „Marketing“ oder „IT-Dienstleistungen“ verwendet, ohne die Tätigkeiten zu beschreiben,
• mehrere unabhängige Dienstleistungen in einem Formular zusammenfasst,
• Angaben zum Auftraggeber, zur vertraglichen Grundlage oder zum Eigentum am Beitrag auslässt,
• die Bestandteile einer zusammengesetzten Dienstleistung aufzählt, aber das prägende Element nicht nennt,
• den PKD-Code als fertige Antwort auf die Frage nach PKWiU behandelt,
• die Dienstleistung im Hinblick auf einen gewünschten Code statt entsprechend ihrem tatsächlichen Ablauf beschreibt,
• ausschließlich nach einem Steuersatz fragt, ohne die Dienstleistung genau darzustellen.

Kontrolle vor dem Absenden

Prüfen Sie, ob:

• Sie den tatsächlichen Zweck des elektronischen Antrags angegeben haben,
• Sie eine Klassifikation ausgewählt haben,
• das Formular eine einzige Dienstleistung betrifft,
• eigenständige Dienstleistungen auf separate Formulare verteilt wurden,
• die Beschreibung erklärt, worin die Dienstleistung besteht und was sie umfasst,
• Sie den Auftraggeber und die vertragliche Grundlage angegeben haben,
• Sie das Eigentum am Beitrag oder Rohstoff beschrieben haben,
• Sie bei einer zusammengesetzten Dienstleistung die Tätigkeit genannt haben, die ihr den wesentlichen Charakter verleiht,
• die Beschreibung der tatsächlichen Ausführung der Dienstleistung entspricht,
• die Kontaktdaten korrekt sind,
• Sie eine Kopie der versandten Beschreibung oder des Formulars aufbewahrt haben.

Entscheidend ist eine einzige genaue und in sich schlüssige Darstellung des Sachverhalts. Eine Klassifikationsauskunft ist sowohl von einer WIS als auch von einer Entscheidung über den anzuwendenden Ryczałt-Satz zu unterscheiden.