Mehrere Ryczałt-Sätze in einer JDG: Einnahmen trennen und dokumentieren

Praxisleitfaden zur Erfassung von Einnahmen, die unterschiedlichen polnischen Ryczałt-Sätzen unterliegen, und zum Vorgehen bei einer unsicheren Klassifizierung von Dienstleistungen.

In einem Einzelunternehmen können Einnahmen anfallen, die unterschiedlichen Sätzen der polnischen Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen, dem sogenannten Ryczałt, unterliegen. In diesem Fall wird die Steuer mit dem Satz berechnet, der für die Einnahmen aus der jeweiligen Tätigkeitsart gilt. Die Einnahmenerfassung muss es ermöglichen, die Einnahmen aus den einzelnen Tätigkeitsarten zu bestimmen. So erläutert es das polnische Finanzministerium im Beitrag Abrechnung von Einnahmen, die dem Ryczałt unterliegen.

Verpflichtend ist somit eine sachgerechte Trennung der Einnahmen in der Erfassung. Der nachfolgend beschriebene Leistungskatalog, ausführliche Rechnungsbeschreibungen und Dokumentationsakten sind dagegen organisatorische Empfehlungen. Sie können helfen nachzuweisen, warum ein bestimmter Betrag einer Tätigkeitsart und einem Steuersatz zugeordnet wurde, werden hier aber nicht als eigenständige, durch die angeführten amtlichen Materialien begründete Pflichten dargestellt.

1. Mit einem Verzeichnis der tatsächlich erbrachten Leistungen beginnen

Es empfiehlt sich, eine interne Liste der Leistungen anzulegen, die tatsächlich verkauft werden. Für jede Position können folgende Angaben festgehalten werden:

der genaue Umfang der ausgeführten Tätigkeiten,
das dem Kunden übergebene Ergebnis,
typische Vertragsbestimmungen,
die verwendete Rechnungsbeschreibung,
der angenommene Ryczałt-Satz und seine Grundlage,
die PKWiU-Klassifikationsgruppe, sofern sie für die Bestimmung des Satzes der betreffenden Dienstleistung maßgeblich ist,
Unterlagen oder Erläuterungen, die die Zuordnung stützen.

Ordnen Sie nicht allein deshalb dem gesamten Unternehmen eine einzige pauschale PKWiU-Klassifikation zu, weil alle Leistungen von derselben Person ausgeführt, an denselben Kunden erbracht oder einer weit gefassten Branche zugerechnet werden. Nach Angaben des polnischen Finanzministeriums wird der zutreffende Ryczałt-Satz für Dienstleistungen grundsätzlich anhand des PKWiU-Symbols der jeweiligen Dienstleistung bestimmt. Maßgeblich ist daher die konkrete Leistung und nicht automatisch ein einheitlicher Code für die gesamte JDG. Siehe hierzu PIT-Steuersätze und Grenzbeträge.

2. Die Zuordnung der Beträge zu den Tätigkeitsarten sicherstellen

Umfasst eine Abrechnung selbstständige Dienstleistungen, die unterschiedlichen Sätzen unterliegen, kann es praktisch sein, sie als getrennte Rechnungspositionen auszuweisen. Mögliche organisatorische Beschreibungen sind beispielsweise:

„Dienstleistung A – Umfang gemäß Abnahmeprotokoll“,
„Dienstleistung B – Zeitraum und Umfang gemäß Spezifikation“.

Getrennte Rechnungspositionen werden hier nicht als allgemeine Pflicht dargestellt. Entscheidend ist, dass die Gesamtdokumentation eine verlässliche Zuordnung des jeweiligen Betrags zur richtigen Tätigkeitsart und zum richtigen Satz ermöglicht. Hilfreich können insbesondere Vertrag, Bestellung, Leistungsspezifikation, Tätigkeitsbericht oder Abnahmeprotokoll sein.

Zahlt der Kunde einen Gesamtpreis für ein Paket, muss zunächst festgestellt werden, was tatsächlich verkauft wird. Eine Aufteilung der Vergütung sollte sich aus dem wirtschaftlichen und vertraglichen Leistungsumfang ergeben und nicht ausschließlich mit dem Ziel vorgenommen werden, einen anderen Steuersatz anzuwenden.

3. Einnahmen nach Tätigkeitsart erfassen

Beim Ryczałt werden die Einnahmen aus der nichtlandwirtschaftlichen Geschäftstätigkeit besteuert. Sie werden nicht um die Ausgaben gemindert, die zu ihrer Erzielung getragen wurden. Werden mehrere Sätze angewandt, muss die Erfassung die Bestimmung der Einnahmen aus jeder Tätigkeitsart ermöglichen. Beide Grundsätze beschreibt das Finanzministerium im Beitrag Abrechnung von Einnahmen, die dem Ryczałt unterliegen.

Ein ergänzendes internes Register kann folgende Felder enthalten:

Datum der Einnahmenerzielung,
Belegnummer,
Kategorie oder Tätigkeitsart,
Einnahmenbetrag,
angewandter Satz,
Grundlage der Zuordnung,
Hinweise zu Berichtigungen oder verbundenen Unterlagen.

Beispiel ausschließlich zur Veranschaulichung der Berechnung

Angenommen, die sachgerechte Prüfung von zwei getrennten Tätigkeitsarten führt zur Anwendung der folgenden Sätze:

Dienstleistung A: Beleg FV/09/01, Einnahmen von 10.000 PLN, Satz von 12 %, Zuordnungsgrundlage: Leistungsblatt A und Abnahmeprotokoll.
Dienstleistung B: Beleg FV/09/02, Einnahmen von 4.000 PLN, Satz von 8,5 %, Zuordnungsgrundlage: Leistungsblatt B und gesonderter Vertragsumfang.

Berechnung:

10.000 PLN × 12 % = 1.200 PLN,
4.000 PLN × 8,5 % = 340 PLN,
Summe vor Berücksichtigung einschlägiger Abzüge oder anderer Vergünstigungen: 1.540 PLN.

Die Sätze in diesem Beispiel sind Annahmen, die lediglich die Berechnungsmethode veranschaulichen. Aus der Bezeichnung einer konkreten Leistung lässt sich ihre Besteuerung nicht ableiten. Unterliegen verschiedene Tätigkeitsarten unterschiedlichen Sätzen, wird auf die Gesamteinnahmen kein einheitlicher Durchschnittssatz angewandt.

4. Dokumentation und Einnahmenerfassung aufeinander abstimmen

Als organisatorische Maßnahme empfiehlt es sich, die Übereinstimmung von drei Ebenen zu prüfen:

Geschäftsunterlagen – Vertrag, Bestellung oder Spezifikation beschreiben den tatsächlichen Leistungsumfang.
Verkaufsbeleg – die Beschreibung ermöglicht es, die Forderung den ausgeführten Tätigkeiten zuzuordnen.
Einnahmenerfassung – der Betrag ist der richtigen Tätigkeitsart und dem richtigen Satz zugeordnet.

Einmal monatlich oder vor einer Quartalsabrechnung können die Summen aus Verkaufsbelegen, Einnahmenerfassung und Ryczałt-Berechnung miteinander verglichen werden. Nach einer Rechnungsberichtigung sollte außerdem geprüft werden, ob auch die Zuordnung der Einnahmen zur Tätigkeitsart oder zum Steuersatz geändert werden muss.

5. Vorgehen bei unsicherer Klassifizierung einer Dienstleistung

Beschreiben Sie die Dienstleistung zunächst ohne Marketingbegriffe. Halten Sie insbesondere fest:

die ausgeführten Tätigkeiten,
das Ergebnis der Leistung,
die Art der Ausführung,
den Leistungsempfänger,
unterstützende Bestandteile,
Tätigkeiten, die ausdrücklich nicht Teil der Leistung sind.

Anschließend können mögliche Klassifikationsgruppen selbstständig in der Klassifikationssuche der polnischen Statistikverwaltung geprüft werden. Das Statistische Amt in Łódź weist darauf hin, dass diese Suche unter anderem Gruppierungen von Waren und Dienstleistungen nach PKWiU umfasst. Die Informationen sind auf der Seite des Zentrums für Klassifikationen und Nomenklaturen des Statistischen Amtes in Łódź verfügbar.

Kommen weiterhin mindestens zwei Klassifikationsgruppen in Betracht, kann folgende Vorgehensweise zweckmäßig sein:

Erstellen Sie eine genaue Beschreibung jeder tatsächlich angebotenen Leistungsvariante.
Fügen Sie Unterlagen bei, anhand derer sich der Charakter der Leistung nachvollziehen lässt, etwa Leistungsumfang, Vertrag oder Spezifikation.
Nutzen Sie das Verfahren des Zentrums für Klassifikationen und Nomenklaturen für Anträge zu Waren oder Dienstleistungen nach PKWiU 2015.
Geben Sie den Zweck des Antrags an, beispielsweise die Ermittlung der PKWiU-2015-Klassifikation für Zwecke der Einkommensteuer.
Bewahren Sie den Antrag, seine Anlagen und die erhaltene Auskunft auf.
Vergleichen Sie die ermittelte Klassifikationsgruppe anschließend gesondert mit der steuerrechtlichen Vorschrift, aus der sich der zutreffende Ryczałt-Satz ergibt.

Das Statistische Amt in Łódź erläutert, dass Anträge auf Informationen zur Einordnung einer Ware oder Dienstleistung nach PKWiU 2015, die anderen Zwecken als den auf der Seite genannten verbindlichen Verfahren dienen, an das Zentrum für Klassifikationen und Nomenklaturen zu richten sind. Bei Verwendung des Formulars soll außerdem der Zweck des Antrags angegeben werden.

6. Freiwillige Dokumentationsakte

Für jede wesentliche Einnahmenart kann eine ergänzende Akte geführt werden, die beispielsweise folgende Unterlagen enthält:

ein Leistungsblatt mit Beschreibung der Tätigkeiten,
die Grundlage für die Anwendung des Steuersatzes,
die angenommene Klassifikationsgruppe und ihre Begründung, sofern die Klassifikation für die Bestimmung des Satzes relevant ist,
eine Musterbeschreibung für die Rechnungsposition,
beispielhafte Verträge, Spezifikationen und Protokolle,
Korrespondenz zur Klassifizierung,
eine Auskunft der Statistikbehörde, sofern eine solche beantragt wurde,
die Änderungshistorie des Leistungsumfangs.

Dies ist eine organisatorische Empfehlung und kein abschließender Katalog vorgeschriebener Unterlagen. Das Leistungsblatt sollte aktualisiert werden, sobald sich die ausgeführten Tätigkeiten ändern. Die bisherige Bezeichnung einer Dienstleistung ersetzt keine Prüfung eines neuen oder geänderten Leistungsumfangs.

7. Checkliste vor der Monats- oder Quartalsabrechnung

Wurde jeder Betrag einer konkreten Tätigkeitsart zugeordnet?
Ermöglicht die Einnahmenerfassung eine getrennte Bestimmung der Einnahmen für die einzelnen Steuersätze?
Lassen die Geschäfts- und Verkaufsunterlagen die Grundlage der Betragszuordnung verlässlich erkennen?
Entspricht der angewandte Satz dem tatsächlichen Umfang der Tätigkeiten?
Wurde die PKWiU-Klassifikation in den Fällen geprüft, in denen sie für die Bestimmung des Satzes relevant ist?
Wurden Berichtigungen der richtigen Einnahmenkategorie zugeordnet?
Wurden bestehende Zweifel an der Klassifizierung ausgeräumt, bevor der betreffende Satz in weiteren Abrechnungen angewandt wird?